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C-Office 機能追加項目
C-Office 機能追加項目 2011.5.23 キヤノンマーケティングジャパン株式会社 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. 機能追加・改善項目 １．概要 ５．安否確認機能について ２．ポータル機能について ６．iPhone対応版について ３．回覧・レポート機能について ７．既存機能改善項目について ４．議事録機能について Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-2 １．概要 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-3 01 概要 グループウェアを超えるグループウェア グループウェアに C-Officeの拡張性を高め、更に業務に必要な他システムとの親 和性を高めることで、ユーザー企業の価値向上に貢献する！ 情報集約 C-Office Ver.７は、画期的な「企業情報ポータル」をはじめ、「回覧・レポート」、災害リスク に備える「安否確認」を搭載し、大幅にパワーアップしました。 NEW ガジェットに対応！社内の情報を集約する企業情報ポータル NEW 人気機能の回覧板が進化！更に利便性アップ！回覧・レポート機能 NEW グループウェアで災害対策も実現！安否確認機能 NEW 専用URLでアクセスできる iPhone対応版 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-4 NEW ２．ポータル機能について Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-5 02 ポータル機能とは C-Officeポータル機能とは・・・ スケジュール機能や設備予約など、グループウェアとして使える23機能の他に、社内・ネットワーク上に存在 （散在）する様々な情報をC-Officeのポータル上にひとまとめにできます。 また、共通ポータル・個人ポータルに分けることで、必要な情報を、必要なタイミングや頻度で、必要な人に提 供するインターフェースをユーザーに提供する事ができます。 ポータルの画面イメージ Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-6 02 ポータルの特長１ POINT 全社用と個人用それぞれのポータルを作成可能 必要な情報を、必要なタイミングや頻度で、必要な人に提供するインターフェースをユーザーに提供する事が できます。例えば、共通ポータルでは全社に必要な情報を表示し、個人ポータルではそれぞれの業務に適し た情報が集約されたポータルを作成するなど、企業やユーザーにとって最適なポータルを作成出来ます。 また、ポータル上でドラッグ＆ドロップ操作によってレイアウトの変更が可能です。 タブを切り替える事で、全社 共通、個人のトップポータル を表示することが出来ます。 個人のポータルでは自身専 用のポータルを自由に作成 する事が出来ます。 ドラッグ コンテンツは、マウス操作によりドラッグ＆ドロ ップで配置を変更することができます。 「個人」トップポータルであれば、一般ユーザ ーが、コンテンツをドラッグ＆ドロップすること で、自由に配置を変更することができます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-7 02 ポータルの特長２ POINT 様々なシステムの情報コンテンツをガジェット化 ガジェットやブログパーツに対応したC-Office以外の情報表示が可能なため、WEB上で利用できるコンテンツ （天気や地図やニュースなど）のガジェットを自由に取り組む事ができ、また、自社内のシステムをガジェット化 してdesknet’sのトップに配置することで、拡張性の高い充実した情報ポータルを簡単に構築できます。 ※ガジェットやブログパーツの利用には、コンテンツ提供元の許諾が必要となる場合があります。 共通 ニュース 個人 天気 ｄｅｓｋｎｅｔ‘ｓ ファミリー製品 desknet’s 新着 メール desknet’s週間スケジュール ポータル表示にガジェットやブログ パーツといったコンテンツ（天気や地 図やニュースなど）を表示する事が できます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. 路線 SSS 販売情報 desknet’s 新着 伝言 ネット上で利用できる便利なガジェット を自由に取り込むことが出来ます。 Page-8 NEW ３．回覧・レポート機能について Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-9 03 回覧・レポート機能とは 回覧・レポート機能とは・・・ 人気機能の「回覧板」と「レポート提出」を統合し、更なる進化を遂げた新機能です。 メールサーバーやメールアカウントの設定など、追加のシステムや煩わしい作業は不要で、Eメールと掲示板 （BBS)のそれぞれのメリットを掛け合わせたような機能強化を致しました。これにより、簡易でより効率的な社 内用途のコミュニケーションを実現できます。 社内の複数の相手に確実・迅速に情報を伝えたい場合に、大変便利な機能です。 1 製品資料を作成しました。ご確認をお願いします。 最新動向と市場調査による、製品比較資料を作成しました。 同部署・他部署のメンバーより、意見を求めます。 3 1 グラフ化 データのグラフ しました！ 化をしたらどうで しょう？ 4 2 1 3 3 とてもいいと 思います。 製品資料 ありが とう！ 1 2 見やすくなり ましたね！ 最新動向のページ がいいですね。 一番初めにもって きたら？ 2 修正しま した。 4 ありがとう ございます。 コメントのやり取りは無制限に行うことができます Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-10 03 回覧・レポート機能の特長１ 社内の情報伝達を効率化。複数人と双方向のコミュニケーションも可能に！ POINT 確実・迅速・効率的な情報伝達 送信者と受信者共に、誰が「見た」か「見 ていない」か、一覧できます。 メールのように、 フォルダで整理 できます 定型情報の効率的な伝達 HTMLフォーマットの書式を簡単に作成・ マスタ登録しておくことができるので、定 型的な回覧書類もすぐに作成・発信する ことができます。 メールサーバ不要 回覧・レポート作成時、及びコメント登録 時には添付ファイルを付けることができま す。回覧先が複数の場合でも、サーバに は1つの実態ファイルがあるだけなのでサ ーバに負荷をかけず、容量の大きなデー タの社内でのやり取りにも便利です。 ※通知メールを受け取る際にはメールサーバの設 定が必要となります。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. 「コメントを非公開にする」こ とで、１対１のコミュニケー ションも可能です（他の回覧 先にはシークレットアイコン のみが表示されます） コメントでもファイル 添付できます Page-11 03 回覧・レポート機能の特長２ POINT 受信した回覧・レポート、送信した回覧・レポートをメールのようにトレイ分けして管理することができます。 ご好評の書式機能は、旧バージョン より継承しております。 新着トレイでの新規受信文書の表示を始め、 フォルダでの送信、受信文書の管理が可能です。 背景色によって、新着内容の種類を見分け ることが出来ます。 ピンク：自身で作成した回覧の返信 白：確認依頼を求められている回覧 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-12 03 回覧・レポート機能の特長３ POINT 作成者から通知先に対して個別にコメントが登録できるため、個別に伝えたい内容を、回覧・レポート作成 後からでも追記することができます。 非公開コメントは、作成者とコメント 送信者のみでご覧頂けます。 アイコンで非公開コメントであること が視認できます。 コメント登録でコメントへの返 信が行なえます。コメントは、 作成者、コメント送信者間で何 度でも送受信頂けます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. コメントへは、ファイルの添付を行うことが 出来、回覧での追加情報のタイムリーな 配信の他、インスタントメッセージとして多 くの用途で本機能をご利用頂けます。 Page-13 NEW ４．議事録機能について Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-14 04 議事録機能の概要 １. アジェンダの登録 ３. アジェンダに沿って会議を進行 どのような会議を行うのか？ 今回話し合うべき事が明確に 何を話し合うの？ 各自が事前準備をし、スムーズ な会議に 会議までに出来ることは？ 以上の事を明確に、アジェンダ の登録を行います。 これからやるべき事を認識 アジェンダに追記 →議事録へ ２. メンバーにお知らせ、To Doで事前準備 ウェブメール、回覧・レポート で通知。To Doで仕事依頼。 各自で会議までに出来るこ とを把握し、準備します。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. ４. 文書管理へ保管、To Doで次の準備 議事録をきちんと管理。 いつでも見直ししてい くことが出来ます。 会議の結論から、次 の行動を把握すること が出来ます。 Page-15 04 議事録機能の連携について C-Officeの議事録機能は、スケジュール、ウェブメール、ToDo、回覧・レポート、文書管 理の５つの機能と連携！会議に関する作業を円滑に進め、業務効率を向上させます。 スケジュール 回覧・レポート 議事録 ウェブメール To Do 文書管理 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. 議事録機能一つで５つの機 能の登録が行えるので、 手間も省けて簡単です。 Page-16 NEW ５．安否確認機能について Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-17 05 安否確認機能とは 安否確認機能とは・・・ 安否確認とは、地震や台風、火事といった自然災害や、テロなどの人為災害発生時、及び新型インフルエンザの蔓延 によるパンデミック時に、社員の無事と状況を把握するための機能です。災害発生時に、社員の無事と状況をいち早 く把握することで、災害後の業務再開に迅速に対応することができます。業務再開や復旧は、初動のすばやさが重要 であり、それをソフトウェアで実現しようとした場合、使い慣れていることが重要なポイントとなります。 普段から使用しているグループウェアに「安否確認」機能を搭載することで、迅速な安否確認作業が可能となります。 企業のＢＣＭ(事業継続マネジメント)の実施は金融機関や機関投資家が注目する情報でもあります。 パソコン、携帯電話からの一斉配信 【利用者】 安否状況入力画面 【防災管理者】 ②安否状況を入力します ①安否確認の一斉配信 利用者(ユーザー)はパソコン、携帯電話で、 安否確認のメールを受け取ります。 ③安否状況を登録 ④安否状況を確認 http://xxx.yyy.zzz.1/cgibin/mobile/mobile.cgi?mo dule=xxxx&action=yyy&i_d ate=zzzzz メール内に記載 されているURLを クリックすると、 安否状況を入力 する専用ページ が表示されます。 「安否状況」 「出社可否」 「コメント」を 入力します。 防災管理者はパソコン、携帯電話で、 安否確認専用ページから、利用者の安 否状況を確認することができます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-18 05 安否確認機能 設定・運用手順 「安否確認」機能の設定・運用手順 社員に、緊急連絡先を設定してもらい、その連絡先に対して、安否確認を行うためのメールを送信します。 安否確認メールを受信した社員は、メールに記載されているURLにアクセスし、現在の状況を入力します。 安否確認を配信したユーザ（防災管理者）は、全員の安否状況を確認を確認することが出来ます。 ①防災管理者の 設定 ②緊急連絡先の 設定 ③安否確認の 一斉配信 A.連絡先確認メール の配信 設定 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. ④安否状況の 登録 B.連絡先確認メール の確認 ⑤安否状況の 確認 C.連絡先設定状況 の確認 運用 Page-19 05 安否確認機能 設定手順 ①防災管理者の設定 ①防災管理者の設定 システム管理者より、「安否確認」機能の管理者（防災管理者）を設定します。 安否確認の管理者設定は、「安否確認」機能の「管理者設定」より、「管理者設定」メニューをクリックすることで設定可能です。 「安否確認」機能の管理者（防災管理者）は、安否状況確認メールの一斉配信や、利用者の緊急連絡先の設定等行うことが 可能です。 安否確認の機能管理者（防災管理者）を選択します。 ここで設定されたユーザーが、「安否確認の一斉配 信」や「緊急連絡先確認メールの配信」が行えます。 設定時に「管理者ページのURLを送信」チェックをつけ ていると、設定と同時に管理者ページにアクセスする ためのURLをメールで送信します。 「管理者ページ」には、アクセス制限を設けるために、 「管理者ページパスワード」を設定することが可能です。 パスワードを設定すると、上記「管理者設定」時に送 信されるメールに記載されているURLにアクセスした 場合に、パスワード入力画面が表示され、正しいパス ワードを入力しないと、管理者ページにアクセスするこ とができなくなります。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-20 05 安否確認機能 設定手順 ②緊急連絡先の設定 ②緊急連絡先の設定 「安否確認」機能の管理者（防災管理者）の設定が終わったら、利用者（全ユーザー）に、緊急連絡先を設定してもらう 必要があります。 それぞれのユーザーは、「安否確認」のサブウィンドウより、「緊急連絡先設定」（個人設定）を行います。 設定が完了したら、緊急連絡先確認用のメールを配信し、設定された連絡先が正しいか確認します。 利用者（ユーザー）は、サブウィンドウの「個人設定」 より、自分の緊急連絡先を設定します。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. 管理者は、利用者から設定された緊急連絡先 の確認と、メンテナンスを行うことが可能です Page-21 05 安否確認機能 設定手順 ③安否確認の一斉配信 ③安否確認の一斉配信 全ユーザーの緊急連絡先の設定が終了したら、安否状況確認メールの一斉配信を行います。 安否状況確認メールの一斉配信は、「安否確認」機能の管理者（防災管理者）もしくは、システム管理者から配信することが 可能です。緊急連絡先が設定されていないユーザーには配信されません。 モバイル対応版 「安否状況一覧」より、「安否確認の一斉配信」をク リックすることで、安否状況確認メールの配信画面 が表示されます。 「OK」をクリックすると、災害発生時の安否状況確 認メール、「防災訓練用」をクリックすると、防災訓 練時の安否状況確認メールが送信されます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. モバイルで管理者ページより一斉配信を行う場合、 管理者ページのメニューより「一斉配信」メニューを クリックする。 Page-22 05 安否確認機能 設定手順 ④安否状況の登録 ④安否状況の登録 安否状況確認メールを受信したユーザは、自分の安否状況を登録します。 受信したメール内に記載されているURL（社内もしくは社外アクセスURL）にアクセスし、「安否状況」、「出社可否」、 （「コメント」）を入力し、登録を完了します。 モバイル対応版 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. モバイル対応版 Page-23 05 安否確認機能 設定手順 ⑤安否状況の確認 ⑤安否状況の確認 安否状況確認メールを配信した管理者（防災管理者またはシステム管理者）は、安否状況確認を行います。 安否状況確認一覧では、安否状況を回答した利用者の状況が一覧で表示され、利用者の無事と状況を閲覧することが 可能です。 モバイル対応版 「未確認者へ再送信」ボタンをクリックすると、一斉配 信した安否確認に回答していないユーザーにのみ、 再度安否確認メールを配信することが可能です。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. ユーザー氏名をクリックすると、そのユ ーザーの安否状況詳細情報を参照する ことが可能です。「システム管理者」また は「安否確認の機能管理者」の場合、こ こで緊急連絡先の参照も可能です。 Page-24 NEW ６．iPhone対応 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-25 06 iPhone対応１ 従来のPDA版がApple社製スマートフォン「iPhone」に対応・最適化！ タッチパネル式のスマートフォンiPhoneの、タテヨコ3.5インチの画面に最適なインターフェースで、ブラウザSafariから専用 URLにアクセスすればPCと同じデータをモバイルで使いやすい画面表示で操作することが可能です。これからの快適な モバイルワークを強力にサポートしてくれます。 POINT C-Office全２３機能のうち、 主要１６機能が使えます。 ●スケジュール ●設備予約 ●インフォメーション ●ウェブメール Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. ●アドレス帳 ●利用者名簿 ●伝言・所在 ●回覧・レポート ●ワークフロー ●仮払精算 ●タイムカード ●電子会議室 ●プロジェクト管理 ●キャビネット ●メモパッド ●個人設定 Page-26 06 iPhone対応２ POINT スケジュールや伝言など、情報の中に電話番号、メールアドレス、アドレス（URL）がある場合にはリンク で表示されるため、リンクを押すと、Phone to、mail toでダイレクトに電話番号へ発信、メールアドレスへ メールの送信が行えます。 スケジュールや伝言など、情報の中に電話番号、メ ールアドレス、アドレス（URL）がある場合にはリンク で表示されるため、リンクを押すと下記のように操作 できます。 電話番号･･･表示されている電話番号へ発信します。 メールアドレスのリンク ･･･表示されているメールアド レスを宛先として、メール作成画面を開きます。 アドレス（URL）のリンク ･･･Safariの新規ページを開き、 サイトへの接続確認画面で「はい」を押した後、指定 されているアドレス（URL）のページを表示します。 添付ファイルが設定されている場合には、ファイル 名のリンクを押すとSafariの新規ページを開いて表 示します。 対応するファイル形式･･･pdf、gif、jpg、xls、xlsx、ppt、 pptx、docx、doc、tiff、txt、bmp Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-27 ７．既存機能改善項目について Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-28 07 既存機能改善項目① パスワード設定 パスワード入力制限の強化 システム管理者により、ログインパスワードの規則を設定することが可能となりました。 【要望内容】パスワードを空白に設定することができるため、セキュリティ上不安である。 POINT パスワードの入力規則を設定することが可能です。 パスワードの入力を必須にし、最低文字数を設定する ことで、ユーザーログインのセキュリティを強化します。 必須・・・ チェックを入れるとパスワード入力が必須に なります。 文字数・・・パスワードの最低文字数を設定できます。 禁止文字 ・・・パスワードで使わせない文字を設定 できます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-29 07 既存機能改善項目② メールダウンロード メールダウンロード機能 メール一覧から、選択したメールを圧縮（zip形式）してダウンロードすることが可能になりました。 【要望内容】サーバー上のディスクの空き容量を確保するため、定期的にメールデータの削除を行うが、バックアップする ことができない。バックアップできるようにしてほしい。 ①一覧からメールを選択し、 「ダウンロード」ボタンをクリッ クすると、メールファイルの圧 縮処理が開始します。 ②メールファイルの圧縮が完 了すると、圧縮したファイルを ダウンロードするための画面 が表示されます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. 「管理者設定」－「メールダウンロー ド設定」で、「ダウンロード機能」を “許可する“に設定することで使用 可能になります。 Page-30 07 既存機能改善項目③ タイムカード タイムカード－外部打刻IPの複数設定対応 社外からの打刻を判別するための外部打刻IPの設定を複数、また範囲指定で設定できることが可能になりました。 【要望内容】外部からのアクセスが複数存在するため、外部打刻を設定して運用することが困難である。 POINT 外部打刻とみなすIPアドレスを範囲指定で設定する場合、 219.222.19 と入力し「追加」ボタンを押すと 219.222.19.* と表示されます。 複数のIPアドレスを設定することが可能です。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-31 07 既存機能改善項目④ 各機能・下書き表示について ワークフロー、回覧・レポート、アンケート－下書きデータの表示方法を改善 下書きしたデータを表示するタブを追加しました。 【要望内容】「作成分」のタブで、「すべて」を表示しても“下書き”データが表示されず解りづらい。 前バージョンまでは、下書き保存したデータ が、どこに表示されるかわかりにくかったた め、タブで「下書き」一覧を追加。本一覧に 保存したデータを一覧表示する。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-32 07 既存機能改善項目⑤ ワークフロー・エクスポート機能 ワークフロー－データのエクスポート機能 蓄積データをエクスポートすることが可能になりました。（回覧・レポート、アンケートも実装） 【要望内容】定期的にデータを破棄しているが、重要なデータは別途保管しておきたい。また、出力したデータを利用して 集計を行いたい。 ダウンロード 「ダウンロード」することで、申請内容をCSV形式でエクスポートすることが可能です。 ダウンロードは、申請書に関係するユーザーであれば実行可能です。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-33 07 既存機能改善項目⑥ アンケート機能１ アンケート－回答の一時保存機能 回答途中のアンケートを保存することが可能になりました。 【要望内容】回答項目が多い場合などに途中まで回答して、また時間ができたときに続きの回答をしたい。 保存すると、入力した内容を保存し、再度「確認依頼」一覧に表 示されます。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-34 07 既存機能改善項目⑦ アンケート機能２ アンケート－匿名アンケート 作成者からも回答者の識別をできないようにするアンケートを作成することが可能になりました。 【要望内容】忌憚ない意見を聞くため、匿名でアンケートを取りたい。 アンケート受信者 このアンケートの回答は匿名で登録されます。作成者、管理者 であっても回答者は特定されません。 POINT 「閲覧不可能」に設定することで、アンケート参照画面から、回答状況一覧 が表示されなくなります。また、「回答者を匿名とする」ことで、回答詳細一 覧に、回答者の氏名が表示されなくなります。 Copyright © 2011 Canon Marketing Japan Inc. All Rights Reserved. Page-35