割り振り会議の手引き - 東京大学駒場コミュニケーション・プラザ

2017 年度コミプラ割り振り会議の手引き
割り振り議長
小林 直弘
[email protected]
2017 年 1 月 30 日
1. 目的
これは、駒場コミュニケーションプラザの事前予約および割り振り会議に関して説明
するものです。事前予約をする団体の代表者は、申請の際に必ず一読するようにしてく
ださい。それを怠ったことにより生じるいかなる不利益についても、コミプラ事務室あ
るいは割り振り議長は一切の責任 を負いません。
2. 割り振り会議に参加するまで
① コミプラ窓口に置いてある事前予約申請書という紙に必要事項を記入して、コミプ
ラ窓口に申請します。通例、期限は利用月の前々月の末日となっています。
② コミプラ.com(http://www.com-pla.com)に割り振り会議の日程が掲示されるので、
確認して、会議に出席します。
3. 申請のルール
① 年間予約団体との交渉について
年間予約のコマに予約を入れる際は、割り振り会議までに年間予約団体と連絡を取
り、交渉を終えてください。年間予約のコマについては、年間予約一覧を参照して
ください。年間予約団体の連絡先は、議長が把握していますので、議長のメールア
ドレスまでご連絡ください。
② 申請について
一日の使用単位制限は、１部屋につき授業期間中の平日は 連続 2 コマ、土日祝
祭日及び休業期間 中の平日は連続 4 コマです。また、１ヶ月の使用単位及び申請
単位制限は 40 コマまでなので、制限を超えないように注意して申請してください。
年間予約団体は、年間予約コマに関しては事前予約申請書を出す必要はありませ
ん。申請書を出さなくても予約は入っているので、利用しない場合は必ず会議の場
でキャンセルを申し出るか、会議までに議長にメールで伝えてください。
交渉の結果他団体に譲ることになった場合は、会議途中に申請していただければ、
交渉終了後に行われる空きコマ申請に優先して、同じ日の同じ時間帯の空き部屋を
予約することができます。
すべての交渉が終了した後、会議時間中であればまだ空いているコマに追加で予
約をすることができます。
③ 会議の注意事項について
会議の集合時間に会場に来なければ遅刻とします。また、集合時間から 30 分経
過するまでに会場に来なければ欠席とします。やむを得ぬ理由により集合時間に
間に合わない場合は、その旨を割り振り議長にご連絡くだされば別途対応いたし
ます。
割り振り会議に欠席した団体の予約申請は、他の出席団体のいかなる予約申請
よりも劣後されます。すなわち、競合団体が存在しない場合は予約が認められま
すが、競合団体が一つでも存在した場合その予約申請は取り消されます。
会議までに予約のキャンセル、変更がある場合は、その内容を割り振り会議議
長のメールアドレスまでお送りください。
自団体が関係するすべての交渉が終わったら、割り振り会議を退席することが
できます。ただし、その際自団体の会議結果の確認を欠かさないようにしてくだ
さい。
必ず 15 日～随時予約開始日までに、自団体が利用するコマをコミプラ窓口で
確認してください。間違いがある場合はその内容をただちに議長のメールアドレ
スまでお送りください。その期間を過ぎての申し出はこちらのミスであっても受
け付けられません。
④ ペナルティなど
コミプラ割り振り会議は、学友会がコミプラから事前予約の部屋の割り振りを
委託されているものです。年間予約、会議での交渉の結果の予約、空きコマ申請
など、コミプラ割り振り会議の方で予約を認めたコマはすべて、コミプラ利用の
手引きの中での事前予約にあたります。コミプラから事前予約の受付停止、利用
停止などの処分を受けている場合は、コミプラ割り振り会議の方からコマの割り
振りを行うことはできません。また、割り振り会議でコマ の予約を認めた場合で
あっても、コミプラの判断により利用できない場合がありますので、ご了承くだ
さい。
コミプラの利用規約に違反する（無断キャンセル、食事等）と利用停止のペナ
ルティが課されます。事前予約に限りませんが、利用ルールは厳守するようにし
てください。ルールは手引きに書いてあります。また団体代表者のみならず、一
般の構成員にもルールの周知を徹底するようお願いいたします。上記の違反、な
いし会議の無断欠席は、割り振り会議への参加停止処分や、年間予約資格の取り
消し処分の可能性もありますので、くれぐれも気をつけてください。
⑤ その他
この割り振り会議の手引きの内容は、年度途中であっても、議長の判断により
変更される場合があります。その場合はコミプラ.com にて連絡します。
会議結果に限らず、割り振り会議のルール等に関して不明な点があれば、必ず
議長（[email protected]）に問い合わせてください。