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平成 26 年患者調査 調査票データ作成の手引
08/22 第１版 09/08 第２版 平成 26 年患者調査 ３章、５章、11 章に追記（青字） 調査票データ作成の手引 電子調査票作成編 （病院・一般診療所・歯科診療所共通） ○ 平成 26 年患者調査の調査票について、電子調査票（エクセルファイル）を使用して調査票データを作成 するための手引です。 オンライン調査票作成用の手引は、別途厚生労働省ホームページ等に掲載しているオンライン調査票 作成編をご参照ください。 ○ 詳細については、必ず別冊「平成 26 年患者調査 調査の手引」（以下、「調査の手引」といいます。）で ご確認ください。 1 2 3 4 5 目 次 はじめに .......................................................................................................................... 2 作成の流れ ..................................................................................................................... 3 利用にあたっての注意点 【 9/8 一部追加 】 ..................................................................... 5 患者調査管理ファイルのダウンロード ................................................................................ 6 入力用調査票ファイルの作成 ........................................................................................... 7 5.1 入力用調査票ファイルの作成 【 9/8 一部追加 】 ......................................................... 7 5.2 環境設定 【 9/8 追加 】 .............................................................................................15 6 データ入力 .....................................................................................................................19 6.1 「単記」シートでの入力 ................................................................................................19 6.1.1 ファイルを開く..................................................................................................19 6.1.2 データ入力......................................................................................................21 6.1.3 入力チェック ....................................................................................................22 6.1.4 データ修正......................................................................................................25 「入力データ一覧表」シートでの入力 ............................................................................27 6.2.1 ファイルを開く..................................................................................................27 6.2.2 テキストファイルからの読み込み（任意）............................................................33 6.2.3 DPC ファイルからの読み込み（病院退院票のみ・任意） ..................................36 6.2.4 データ入力......................................................................................................38 6.2.5 入力チェック ....................................................................................................39 7 入力用調査票ファイルの保存 ..........................................................................................42 8 提出用調査票ファイルの作成 ..........................................................................................44 9 提出用調査票ファイルの作成結果ログを確認 ...................................................................48 10 提出用調査票ファイルを CD-R 等へコピー .......................................................................49 11 （参考）同一種類の調査票を複数のファイルに分けて入力する場合 【 9/8 一部追加 】 .......50 6.2 ※ 調査票は Windows Vista 以降、Excel 2003 以降に対応していますが、この入力の手引は Windows 7 及び Excel 2010 を使用した場合を例にしています。 1 1 はじめに ○ 平成 26 年患者調査では、調査票の提出方法を３種類（一部の病院、一般診療所及び歯科診療 所では２種類）用意しています。 【平成 26 年患者調査における提出方法】 ○ この「平成 26 年患者調査 調査票データ作成の手引【電子調査票作成編】 」は、上記のうち「電 子調査票」の作成方法についての手引となります。 ⇒ オンライン調査票の作成方法については「平成 26 年患者調査 調査票データ作成の手引 【オンライン調査票作成編】」参照。 2 2 作成の流れ (1) 作成のおおまかな流れ 1) 電子調査票のダウンロード 厚生労働省ホームページ 患者調査管理ファイル 患者調査管理ファイル （.xls） （.xls） 2) 入力用ファイルの作成 ・ ・ ダウンロードしたファイルから、入力用のエクセルファイルを生成（マクロ機能） 生成された入力用調査票ファイルにデータを入力 （以下、病院の例） 病院入院 (奇数)票 入力用調査票ファイル（エクセル） 病院入院 (偶数)票 病院外来 (奇数)票 病院外来 (偶数)票 病院 退院票 3) 提出用ファイルの作成 ・ データ入力済みの入力用調査票ファイルをそれぞれの提出用ファイルに変換 （マクロ機能） 提出用調査票ファイル（エクセル） 病院入院 (奇数)票 病院入院 (偶数)票 病院外来 (奇数)票 病院外来 (偶数)票 病院 退院票 ＣＤ－Ｒ等に保存し、管轄保健所に提出 3 (2) 作成の流れ（詳細） ※ ページ数はこのマニュアル内の該当ページです。 厚生労働省ホームページから、「患者調査管理ファイル」を ダウンロード・保存 Ｐ６ 【入力用調査票ファイル作成】 Ｐ８ 「患者調査管理ファイル」を起動 入力用調査票ファイルを作成・環境設定 Ｐ８～18 Ｐ19、27 入力用調査票ファイルを開く （必要に応じて） テキストファイル読み込み／DPC ファイル読み込み Ｐ33～37 調査票データを入力 Ｐ21、38 Ｐ22～26、39～41 入力チェック（入力内容確認・保存ボタン） エラーメッセージ有 エラーメッセージ無 「単記」シートで入力した場合は、最後に「入力 エラー箇所の修正 データ一覧表」シートの入力内容確認・保存ボタ ンにより最終的なエラーがないか確認 入力用調査票ファイルを保存 Ｐ42～43 【提出用調査票ファイル作成】 「患者調査管理ファイル」を起動 提出用調査票ファイルを作成 提出用調査票ファイルの作成結果ログを確認 Ｐ44 Ｐ44～47 Ｐ48 【保健所提出用 CD-R 等の作成】 提出用調査票ファイルを CD-R 等に保存 4 Ｐ49 3 利用にあたっての注意点 【 9/8 一部追加 】 ● シートのコピー、追加および削除は、行わないでください。 ● エクセルブックのブック保護、ワークシート保護を解除しないでください。 ● エクセルファイルを複数開きながら作業をしないでください。 ● 入力に当たっては、同一の入力用調査票ファイルを複数人で分担して入力するのは、入力ミ スの原因になりますので、極力避けてください。 ⇒ P50 参照 ● 複数のパソコンを利用してデータ入力作業を行う際は、エクセルのバージョンが同じパソコン 9/8 追記 をご利用ください。異なるエクセルのバージョンで作業を行った場合、提出用ファイルが作成で きない場合があります。 ⇒Ｐ50 参照 ● 厚生労働省ホームページからダウンロードした「患者調査管理ファイル」と、その管理ファイル から生成される「入力用調査票ファイル」は、同一のフォルダ内に保存しないでください。 提出用調査票ファイルが作成できなくなります。 ⇒ Ｐ13 ４）参照 ● 入力用調査票ファイルを保存したフォルダ内には、さらにフォルダを作らないでください。 ⇒ P13 ４）参照 ● 電子調査票の提出期限は、各保健所で設定しています。わからない場合は、管轄保健所に お問い合わせください。 ⇒P49（３）参照 ● 電子調査票を保健所に提出した後、平成 27 年３月 31 日までは入力用調査票ファイル及び提 出用調査票ファイルを保存しておいてください。その後は適切にデータを消去してください。 ⇒ P49 （４）参照 ● 操作方法について不明な点がある場合は、コールセンターまでお問い合わせください。 なお、コールセンターの開設期間、電話番号、メールアドレス等の詳細は、厚生労働省ホーム ページでご確認ください。 厚生労働省ホームページアドレス： http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/soshiki/toukei/tp140701-01.html ● 電子調査票には、以下の件数まで入力ができます。 調査票名 最大データ件数 調査票名 最大データ件数 病院入院（奇数）票 ６９９件 一般診療所票（入院） ２,０００件 病院入院（偶数）票 １,４００件 一般診療所票（外来） ２,０００件 病院外来（奇数）票 １,６５０件 一般診療所退院票 ２,０００件 病院外来（偶数）票 ３,３００件 歯科診療所票 １,０００件 病院退院票 ２,９５０件 5 4 患者調査管理ファイルのダウンロード （１） 厚生労働省ホームページから 「患者調査管理ファイル」（※）をダウンロードし、パソコン内の任 意の場所に保存します。 厚生労働省ホームページアドレス： http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/soshiki/toukei/tp140701-01.html ※ 「患者調査管理ファイル」とは、入力用調査票ファイル及び提出用調査票ファイルの作成等を 行う、マクロ付きのエクセルファイルです。 厚生労働省ホームページから ダウンロードするファイル名 患者調査管理ファイル（病院用） kanri-h2.xls 患者調査管理ファイル（一般診療所用） kanri-c2.xls 患者調査管理ファイル（歯科診療所用） kanri-d2.xls ※ 電子調査票をご利用いただく際には、Microsoft Excel 2003 以降がインストールされたパソコ ンをご利用ください。 なお、Excel 2003 以前は既にマイクロソフト社からのサポートがありませんので、Excel 2007 以降を使用することを推奨します。 ⇒別冊「調査の手引」（病院用）P42、（一般診療所用）P34、（歯科診療所用）P12 6 5 入力用調査票ファイルの作成 5.1 （１） 入力用調査票ファイルの作成 【 9/8 一部追加 】 「４ 患者調査管理ファイルのダウンロード」により保存した 「患者調査管理ファイル」は、搭載 したマクロ機能により以下の「入力用調査票ファイル」を生成します。 本章の（３）～（５）の手順により「入力用調査票ファイル」を生成・保存後、各入力用調査票ファイ ルにデータを入力します。 患者調査管理ファイル 病 kanri-h2.xls 生成される入力用調査票ファイル（※１） XXYYY 病院入院（奇数）票.xls XXYYY 病院入院（偶数）票.xls （※２） XXYYY 病院外来（奇数）票.xls 院 XXYYY 病院外来（偶数）票.xls （※２） XXYYY 病院退院票.xls 一 般 診 療 所 歯 科 kanri-c2.xls XXYYY 一般診療所票（入院）.xls （※３） XXYYY 一般診療所票（外来）.xls （※３） XXYYY 一般診療所退院票.xls kanri-d2.xls XXYYY 歯科診療所票.xls ※１ ファイル名の XX は都道府県の番号（01～47）、YYY は施設番号（001～999）を示します。 ※２ 病院（偶数）票は、入院患者分と外来患者分を別ファイルで作成します。 ※３ 一般診療所票は、入院患者分と外来患者分を別ファイルで作成しますので、有床診療所で は特にご注意ください。 （２） 入力用調査票ファイルの特長 ・ 入力用調査票ファイルには、ファイルごとに以下の２種類のシートがあります。 入力の際は、どちらのシートを利用しても構いませんが、最終の入力チェック・データ保存の際 には必ず②「入力データ一覧表」シートのボタンを利用してください。 ① 「単記」シート ・ 紙の調査票のイメージに近い入力画面で、１患者ずつの情報を入力します。 ② 「入力データ一覧表」シート ・ 一覧形式となった入力画面で、複数の患者データを同時に入力することが可能です。 ・ 既存のテキストデータ・ＤＰＣ調査データを読み込む場合は、「入力データ一覧表」 シートを利用します。 ⇒ P33～37 参照 ・ 病院入院（偶数）票、病院外来（偶数）票は「入力データ一覧表」シートの１種類となります。 7 （３） ダウンロードした「患者調査管理ファイル」を開き、以下のメッセージが表示された場合は、それぞ れのボタンをクリックします。 → お使いのパソコンにより、表示が異なります。 9/8 追記 → 以下の１）２）のメッセージが表示されずに管理ファイルが開く（＝Ｐ11 の画面が表示）場合 はＰ11（５）へ。 → 管理ファイルを開いても何も表示されない場合は、Ｐ９（４）へ。 １） このメッセージが表示された場合は、マクロを有効にする（E）をクリックします。 または、 ２） このメッセージが表示された場合は、コンテンツの有効化をクリックします。 ３） Ｐ11（５）へお進みください。 8 （４） 「患者調査管理ファイル」を開いても何も表示されない場合（↓）は、次の方法によりファイルを 開いてください。 9/8 (４)を追記 （以下、歯科診療所用の例で説明しますが、病院用・一般診療所用でも同じです） １） 「表示」をクリックします。 ２） 「再表示」をクリックします。 9 ３） ファイ名が表示されるので、確認後、「ＯＫ」ボタンをクリックします。 ４） 「編集を有効にする」をクリックします。 ５） 「コンテンツの有効化」をクリックします。 10 ※ 入力用調査票ファイル作成の手順は各患者調査管理ファイル（病院用、一般診療所用、 歯科診療所用）共通ですが、以下、患者調査管理ファイル（病院用）を例にして説明します。 （５） 以下のトップメニュー画面が表示されますので、次の操作をしてください。 １） ①都道府県選択より、貴施設の所在する都道府県を選択 ２） ②施設番号入力より、半角数字３桁で貴施設の施設番号を入力 → 施設番号は、保健所から配布された「調査ご協力のお願い」を参照 → 施設番号が“90”の場合、”090”と入力 ３） ③調査票ファイル作成より、入力用調査票ファイル作成ボタンをクリック → ①または②が入力されていない場合は、エラーメッセージが表示 ４） 処理を終了する場合、終了ボタンをクリック → 終了確認メッセージが表示 貴施設の都道府県 を選択 貴施設の施設番号 を入力 入力用調査票ファ イルの選択画面を 表示 終了する場合 11 （６） 入力用調査票ファイル作成画面が表示されますので、次の操作をしてください。 １） ①入力用調査票ファイル作成対象選択より、作成する調査票の種類を選択します。 → 一度に複数の調査票を選択できます。 → この例では病院を対象とするすべての調査票を選択しますが、一部の病院では外来患者 に関する調査票の作成が不要ですので、「調査ご協力のお願い」で必ずご確認ください。 ２） ②入力用調査票ファイル作成より、入力用調査票ファイル作成ボタンをクリックします。 作成する調査票 種類 を選択 選択した調査票種類 のファイルを作成 当画面を閉じ、トップメ ニュー画面を表示 ！ 「患者調査管理ファイル」と入力用調査票ファイルの保存先は、別のフォルダとしてください。 同じフォルダ内に保存した場合、提出用ファイルが作成できません。 ⇒ P13 ４) 参照 12 ３） 以下のメッセージが表示されますので、はいボタンをクリックします。 ４） 以下の画面が表示されますので、入力用調査票ファイルの作成先フォルダ（任意）を指定し、 ＯＫボタンをクリックします。 「患者調査管理ファイル」の保存フォルダと、「入力用調査票ファイル」の作成フォルダは、別の フォルダとしてください。また、作成フォルダ内にさらにフォルダを作らないでください。 ５） 処理を開始すると以下のメッセージが表示されます。 調査票作成処理の進捗率を 表します。青色のバーが一杯 になるまでお待ちください。 調査票作成処理の 完了数を表示します。 １２ページで選択した 調査票数を表示します。 13 ６） 処理終了後、以下のメッセージが表示されるので、OK ボタンをクリックします。 ７） ４）で指定したフォルダに入力用調査票ファイルが作成されたか確認します。 → 「患者調査管理ファイル」と別のフォルダであるか忘れずに確認してください。 ８） 管理ファイルを閉じます。 14 5.2 環境設定 【 9/8 追加 】 ○ 管理ファイル・入力用調査票ファイルを保存しているフォルダに対し、以下の設定を行います。 → 調査票データ入力前に必ず実行してください。 （１） 【Excel 2003、2010 以降の方】 エクセルを開き、ファイル → オプションをクリックします。 （どのエクセルファイルを開いても構いません） ①「ファイル」をクリック ②「オプション」をクリック 【Excel 2007 の方】 エクセルを開き、 office ボタン → Excel のオプション をクリックします。 （どのエクセルファイルを開いても構いません） ①「office ボタン」をクリック ②「Excel のオプション」を クリック 15 （２） セキュリティセンター → セキュリティセンターの設定をクリックします。 ①「セキュリティセンター」 をクリック ②「セキュリティセンターの 設定」をクリック （３） 信頼できる場所 → 新しい場所の追加 をクリックします。 ①「信頼できる場所」を クリック ② 「新しい場所の追加」 をクリック 16 （４） 参照 をクリックし、管理ファイル及び入力用調査票ファイルが保存されているフォルダを指定 します。 指定したら、この場所のサブフォルダも信頼するにチェックをいれ、ＯＫをクリックします。 ① 「参照」をクリックし、管理ファ イル・入力用調査票ファイルが保 存されているフォルダを指定 ② 「この場所のサブフォルダも 信頼する」にチェックを入れる ③ 「ＯＫ」をクリック （５） 正しくフォルダを指定できたか確認し、ＯＫをクリックします。 ① 管理ファイル・入力用調査票 ファイルが保存されたフォルダが 含まれるか確認 ② 「ＯＫ」をクリック 17 （６） ＯＫをクリックします。 ① 「ＯＫ」をクリック （７） 以上で設定は終了です。 これらの設定後、入力用調査票ファイルにデータを入力してください。 ！ ・ 【注意】 本章（15～18 ページ）の環境設定前にデータを入力した「入力用調査票ファイル」は、後にエラー となることがありますので使用しないでください。 ・ 環境設定前に入力された場合は、お手数ですが、再度「入力用調査票ファイル」を生成し直してく ださい。 ⇒ P８～14 参照 ・ 環境設定は、入力作業を行うすべてのパソコンで実施してください。 また、同一種類の調査票を複数のファイルに分けて入力する場合も、それぞれのパソコンで環境 設定が必要です。 ⇒ Ｐ50 参照 18 6 データ入力 ○ 「５ 入力用調査票ファイルの作成」で作成したファイルに患者データを入力します。 ○ 各調査票ファイルには、「単記」シート及び「入力データ一覧表」シートの２種類がありますが、 どちらのシートに入力しても構いません（病院入院（偶数）票、病院外来（偶数）票を除く）。 ⇒ Ｐ７（２）参照 ○ 入力用調査票ファイルへの入力方法は各調査票共通ですので、この章では病院入院(奇数)票を 例にして説明します。 6.1 「単記」シートでの入力 6.1.1 ファイルを開く （１） 入力用調査票ファイルを開き、以下のメッセージが表示された場合は、コンテンツの有効化 をクリックします。 → 以下のメッセージが表示されない場合は（２）へ 19 （２） 「単記」シートは以下の画面となります。 （３） 各ボタンの説明 入力のしかたボタン ・ 選択している項目の入力のしかた、入力可能な値の説明等を画面に表示します。 × をクリックします。 ・ 画面を閉じるときは、右上の□ 入力内容確認ボタン ・ 入力したデータに対し入力チェック（必須、文字、入力範囲、項目関連チェック等）を行い、 エラーが無ければ「入力データ一覧表」シートにデータが移ります。⇒6.1.3（Ｐ22～24）参照 修正ボタン ・ 入力データを修正します。⇒6.1.4（P25～26）参照 保存ボタン ・ 入力データを「入力データ一覧表」シートに移します。 ・ 保存後は「入力データ一覧表」シートの入力内容確認・保存ボタンにより、入力チェック を必ず行ってください。 ⇒6.2.5（P39～41）参照 20 6.1.2 データ入力 別冊「調査の手引」や入力のしかたボタンを参考に、１画面につき１患者分のデータを入力します。 【病院退院票を入力する際の注意】 ・ 病院退院票には、「入力データ一覧表」シートの DPC ファイルから読み込みボタンを用いた 場合のみ、データが表示される青色の項目がありますが、ここには直接入力、修正、削除は 行わないでください。 ・ 各項目の説明は、P30 を参照してください。 入力不要 21 6.1.3 （１） 入力チェック １患者分のデータを入力後、入力内容確認ボタンをクリックします。 → 入力チェックがかかります （２） 入力したデータにエラーが無い場合は、以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンを クリックします。 ・ これまで入力したデータは、「入力データ一覧表」シートに追加されます。 ・ 「単記」シートは、次の患者番号が自動的に振られ、次のデータが入力できる状態と なります。 （３） 入力したデータにエラーがある場合は、以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンを クリックします。 22 （４） エラー箇所は桃色で表示されますので、表示されたコメントに従って修正します。 マウスポインターをエラー箇所（桃色）に合わせると、エラー内容のコメントが表示されます。 日付に関する項目でエラーとなった場合は、以下の表を参考に、元号、年、月、日がそれ ぞれ範囲内であるか確認し、修正してください。 【生年月日として有効な年・月・日】 元号 年 エラーとなる年月日 明 治 1～45 明治 45 年７月 30 日以降 大 正 1～15 大正 15 年 12 月 25 日以降 昭 和 1～64 昭和 64 年１月８日以降 平 成 1～26 月 日 1,3,5,7,8,10,12 1～31 2 1～28 4,6,9,11 1～30 【うるう年一覧表】 23 平成 26 年 10 月 25 日以降 （調査日以降のため×） うるう年の場合は１～29 （５） 修正後、再び入力内容確認ボタンをクリックし、入力チェックを行います。 エラーがなくなるまで繰り返します。 （６） エラーがなくなると以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 エラーがなくなったデータは、「入力データ一覧表」シートに追加されます。 24 6.1.4 データ修正 入力チェックが終わり、「入力データ一覧表」シートに追加されたデータを、後から修正する場合 は、次の方法により修正します。 なお、「単記」シートで入力したデータは「入力データ一覧表」シートに保存されていますので、 「入力データ一覧表」シートから直接修正することも可能です。 （１） 「単記」シートの修正ボタンをクリックします。 （２） 修正ボタンをクリックすると以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンを クリックします。 （３） 「入力データ一覧表」シートが表示されるので、修正するデータ（患者番号）を選択します。 25 （４） 「入力データ一覧表」シートの単記票に転記ボタンをクリックします。 （５） 以下のメッセージが表示されるので、はいボタンをクリックします。 （６） 選択したデータが「単記」シートに転記され、完了メッセージが表示されるので、ＯＫボタンを クリックし、データ修正を行います。 （７） 修正後は入力内容確認ボタンをクリックし、入力チェックを行います。 26 6.2 「入力データ一覧表」シートでの入力 6.2.1 ファイルを開く （１） 以下のメッセージが表示された場合は、コンテンツの有効化をクリックします。 → 表示されない場合は（２）へ （２） 画面下部に表示されているワークシートタブから、「入力データ一覧表」をクリックします。 → 病院入院（偶数）票、病院外来（偶数）票は１シートのみ 27 （３） 以下の画面が表示されます。 （４） 各ボタンの説明 入力のしかたボタン ・ 選択している項目の入力のしかた、入力可能な値の説明等を画面に表示します。 × をクリックします。 ・ 画面を閉じるときは、右上の□ 入力内容確認・保存ボタン ・ 入力したデータに対し入力チェック（必須、文字、入力範囲、項目関連チェック等）を行 い、エラーが無ければファイルを保存します。 ⇒ 6.2.5（P39～41）参照 テキストから読み込みボタン ・ テキストファイルから、データの読み込みを行います。 ⇒ 6.2.2（P33～35）参照 ・ このボタンは、必要に応じてご利用ください。 DPC ファイルから読み込みボタン（病院退院票のみ） ・ ＤＰＣ調査データ（Ｐ30～31 参考２参照）から、データの読み込みを行います。 ⇒ 6.2.3（P36～37）参照 ・ このボタンは、必要に応じてご利用ください。 単記票に転記ボタン ・ 入力データを「単記」シートに戻します。 ⇒ 6.1.4（P25～26）参照 28 【参考１】 テキストから読み込みボタンについて ※全調査票で利用可 ・ 電子調査票には、医療施設で保有する既存の電子カルテ等の患者情報を基に作成したテキストファ イルから、調査票の該当項目にデータを読み込む機能を搭載しています。 ・ テキストファイルを読み込むためには、あらかじめテキストデータを作成しておく必要があります。 詳細は、厚生労働省ホームページに掲載している以下の作成要領を参照してください。 厚生労働省ホームページ http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/soshiki/toukei/tp140701-01.html テキストファイル作成要領（病院用はオンライン調査票用と共通） 病 ・ 院 用 text-h.pdf 一般診療所用 text-c.pdf 歯科診療所用 text-d.pdf テキストファイルは、上記作成要領に定めるすべての項目を入力しておく必要はなく、一部の項目の み入力し、その部分だけを入力用調査票ファイルに読み込ませることも可能です。 → テキストファイルに未入力の項目は、「入力用調査票ファイル」に直接入力します。 29 【参考２】 ・ DPC ファイルから読み込みボタンについて ※ 病院退院票のみ利用可 「DPC ファイル」とは、厚生労働省が実施する「DPC 導入の影響評価に係る調査」の参加病院が 定期的に提出するデータのうち、「様式１」を指します。 ・ 患者調査の病院退院票では、平成 26 年９月分の「様式１」ファイルのうち、以下の項目について、 DPC ファイルから読み込みボタンを使用することにより、データを読み込みます。 ⇒ 別冊「調査の手引」（病院用）Ｐ43 参照 ＤＰＣ調査データ 患者調査（病院退院票） 性別 → (1) 性別 生年月日 → (2) 出生年月日 患者住所地域の郵便番号 → (3) 患者の住所 ※ 「当院と同じ市区町村内」「当院とは別の市区町村」に ついては、DPC調査データにないため、別途入力が必要 入院年月日 → (5) 入院年月日 退院年月日 → (6) 退院年月日 予定・救急医療入院 → (11)来院時の状況 救急車による搬送の有無 → ※ 「診療時間内の受診」「診療時間外の受診」について ・ は、ＤＰＣ調査データにないため、別途入力が必要 また、DPC ファイルから読み込みボタンを使用すると、「様式１」ファイルから以下の項目も同時に 読み込みますが、患者調査の調査項目ではないため、提出用調査票ファイル作成時には自動で削 除されます。 項 目 名 読み込み目的 ※「入力データ一覧表」シート B 列～E 列 データ識別番号 入院年月日 回数管理番号 統括診療情報番号 ＤＰＣファイル読み込み後、未入力項目を入力する 際に患者を特定するためのキーとして使用 読み込むデータを特定するためのキー項目としてシ ステム上使用 30 ・ ファイルを読み込む際は、DPC 調査提出時に使用する「形式チェックプログラム」の「ファイルの単 体事前チェック」完了後の様式１ファイル（テキスト形式）を読み込みファイルとして指定してくださ い。 【DPC 調査データ・形式チェックプログラムのイメージ図】 「ファイルの単体事前 チェック」を実行し、 エラーがない状態の 「様式１」ファイルを 読み込みファイルと して指定します 提出用データは、DPC ファイルとして読み込め ません 31 【注意】 病院退院票ではテキストから読み込みボタンとDPC ファイルから読み込みボタンの併用はできません。 → テキストデータと DPC データはシステム上リンクできないため、同じ患者のデータを読み込むたび に重複して追加されます。 （例） 病院退院票に入力する患者が 200 人の病院の場合 ×誤った使用例 テキストから読み込みボタンで 200 人分を読み込んだ後、DPC ファイルから読み込みボタンを 使用すると、同じ患者 200 人分のデータが追加されます。 テキストデータ テキストから読み込み （DPC データ以外の項目） 病院退院票 200 人分 DPC ファイルから読み込み ４００人分の データを作成 DPC データ（様式１） 200 人分 ○正しい使用例 あらかじめ既存の DPC 調査データ（様式１）をテキストデータに含めて作成した上で、 テキストから読み込みボタンを使用すると、200 人分のデータが追加されます。 病院退院票 DPC データ（様式１） テキストデータ 200 人分 200 人分 テキストから読み込み 32 ２００人分の データを作成 6.2.2 テキストファイルからの読み込み（任意） （１） あらかじめテキストファイルを作成しておきます。 ⇒P29 参考１参照 （２） テキストから読み込みボタンをクリックします。 （３） 既に「入力データ一覧表」シートにデータがある場合は、以下のメッセージが表示されますの で、未入力の患者分のデータを追加する場合には、はいボタンをクリックします。 → 途中までデータが入力してある場合、入力済みの次の行からデータを読み込みます。 既に入力したデータと、これから読み込むデータで、同一患者の情報を読み込まないよ うご注意ください。 → 一部の項目が入力済みの行に対して、未入力の項目を補うためにデータを読み込むこ とはできません。 → 「入力データ一覧表」シートにデータがない場合は（４）へ 33 （４） 読み込むファイルを保存したフォルダを選択し、開くボタンをクリックします。 病院退院票の場合は、 ファイルタイプが 「回答ファイル」である か確認 （５） ファイルを選択し、開くボタンをクリックします。 34 （６） データが読み込まれ、完了メッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 （７） テキストデータの入力にエラーがある場合等は、以下のメッセージが表示されますので、 ＯＫボタンをクリックします。 上記メッセージが出た場合は、以下の点を確認した上で、テキストから読み込みボタンに より再度データを読み込んでください。 テキストデータの長さ・型を作成要領どおり作成しているか 読み込ませる調査票の種類が合っているか 35 6.2.3 DPC ファイルからの読み込み（病院退院票のみ・任意） （１） あらかじめ作成済みのＤＰＣファイル（様式１）を用意します。 ⇒Ｐ30～31 参考２参照 （２） DPC ファイルから読み込みボタンをクリックします。 （３） 既に「入力データ一覧表」シートに入力データがある場合は以下の確認メッセージが表示さ れますが、未入力の患者分のＤＰＣ調査データを追加するにははいボタンをクリックします。 → 「入力データ一覧表」シートにデータがない場合は（４）へ → 既に入力データがあり、更にデータを読み込む場合の注意点は、P33（３）参照 → テキストから読み込みボタンと DPC ファイルから読み込みボタンとの併用はできません。 ⇒Ｐ32 参照 （４） ファイルを選択し、開くボタンをクリックします。 ファイルタイプが 「ＤＰＣファイル」である か確認 36 （５） データが読み込まれ、完了メッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 （６） ＤＰＣファイルの内容にエラーがある場合等は、エラーメッセージが表示されますので、確認 後、ＯＫボタンをクリックします。 上記メッセージが出た場合は、以下の点を確認した上で、DPC ファイルから読み込み ボタンにより、再度データを読み込んでください。 平成 26 年９月分の「様式１」ファイルを読み込んでいるか 「ファイルの単体事前チェック」（⇒Ｐ31 参照）後の正しい形式で保存されたファイルか （７） DPC ファイルから読み込む情報は、患者調査の調査票データの一部であるため、足りない 情報は調査票ファイルに入力が必要です。 なお、患者の住所地の郵便番号を DPC ファイルから読み込んだ場合は、(3)患者の住所のう ち「住所」（Ｌ、Ｍ、Ｎ列）の入力は不要ですが、「当院と同別」（Ｋ列）は必ず入力します。 37 6.2.4 データ入力 別冊「調査の手引」や入力のしかたボタンを参考に、１行につき１患者分のデータを入力します。 【病院退院票を入力する際の注意】 ・ 病院退院票には「入力データ一覧表」シートの DPC ファイルから読み込みボタンを用いた場 合のみデータが表示される青色の項目がありますが、この列には直接入力、修正、削除は 行わないでください。 下の例では、 患者番号 0001 番： DPC ファイルからの読み込みではないもの （テキストから読み込みまたは調査票ファイルに直接入力したもの） 患者番号 0002 番： DPC ファイルから読み込みボタンによりデータを読み込んだもの （DPC ファイル読み込み後、未入力項目を入力した後の状態） となります。 入力不要 入力不要 データ識別番号はＤＰＣファイル読み込み後、 DPC ファイルから(3)患者の住所（郵便番号）を 未入力項目の入力時に患者を特定するため 読み込んでも、この欄は自動で入力されません の参考としてください。 ⇒P30 参照 ので、必ず入力してください。 ⇒P37(7)参照 38 6.2.5 入力チェック （１） 全データ入力後、入力内容確認・保存ボタンをクリックします。 （２） エラーがない場合 １） 以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 ２） 以下のメッセージが表示されますので、はいボタンをクリックし、保存処理を行います。 39 ３） 以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 （３） エラーがある場合 １） 以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 ２） エラーのセルは桃色で表示されますので、表示されたコメントに従って修正します。 マウスポインターをエラー箇所（桃色）に合わせると、エラー内容のコメントが表示されま す。元号等の日付の入力については P23 を参照してください。 40 ３） 修正後、再び入力内容確認・保存ボタンをクリックし、データチェックを行います。 ４） エラーがなくなるまで繰り返します。 ５） エラーがなくなると、以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンをクリックします。 41 7 入力用調査票ファイルの保存 （１） 入力終了後、「入力データ一覧表」シートを開き、 入力内容確認・保存ボタンをクリックします。 「単記」シートで調査票データを作成 し た 場 合 で も 、 最 終 の 保 存 処理 は 「入力データ一覧表」シートの入力内 容確認・保存ボタンにより行います。 （２） エラーがない場合は、以下のメッセージが表示されますので、ＯＫボタンを押します。 エラーがある場合は、Ｐ25～26、40～41 のとおり修正します。 42 （３） 以下のメッセージが表示されますので、はいを押します。 （４） 以下のメッセージが表示されますので、ＯＫを押します。 （５） 現在開いているエクセルファイルにはどこにも触れずに、直ちにファイルを閉じます。 ！ エクセルの「上書き保存」は使用しないでください！ ⇒ チェック機能が無効となり、提出用ファイルが作成で きません。 ⇒ エクセルの「上書き保存」をした場合は、再度「入力内 容確認・保存」ボタンにより入力チェックをかけ、桃色のエ ラー箇所がないことを確かめた上でファイルを閉じます。 ！ ！ 以下の場合には、次章「８ 提出用調査票ファイルの作成」を実行できません。 ・ 「入力データ一覧表」シートの入力内容確認・保存ボタンによる入力チェックを行っていない → 「単記」シートの入力内容確認だけでは最終の入力チェックとはなりません。 ・ 入力チェックによりエラーとなった桃色のセルが残っている 43 8 提出用調査票ファイルの作成 （１） すべての調査票種類のデータを入力後、提出用調査票ファイルの作成を行います。 （２） 「患者調査管理ファイル」を起動して以下の画面を表示し、④提出用ファイル作成より、 提出用調査票ファイル作成ボタンをクリックします。 提出用調査票ファイル 作成画面を表示 ！ 「患者調査管理ファイル」と入力用調査票ファイルの保存先は、別のフォルダとしてください。 同じフォルダ内に保存した場合、提出用ファイルが作成できません。 ⇒ P13 ４） 参照 44 （３） ①調査票種類選択から、作成する調査票の種類を選択し、 ②提出用調査票ファイル作成から、提出用調査票ファイル作成ボタンをクリックします。 ①提出用調査票ファイルを 作成する種類を選択 ②選択した種類の提出用 調査票ファイルを作成 （４） 以下のメッセージが表示されるので、はいボタンをクリックします。 45 （５） 入力用調査票ファイルを保存したフォルダを指定し、ＯＫボタンをクリックします。 ファイルが適切に保存されて いても、このように表示されま すので、処理を続けます。 提出用ファイル作成処理が始まると、以下のメッセージが表示されます。 （６） 処理が終了すると以下のメッセージが表示されますので、確認後、ＯＫボタンをクリックします。 なお、処理終了後、提出用ファイルの作成が０件の場合は、以下のメッセージが表示されます ので、ＯＫボタンをクリックし、以下の点などを確認した上で再度提出用調査票ファイル作成手順 を行います。 （５）で指定した入力用調査票ファイルの保存フォルダを正しく指定したか 「７ 入力用調査票ファイルの保存」での保存処理を正しく行ったか 46 （７） 提出用調査票ファイルは、管理ファイルと同じフォルダに作成されます。 また、提出用ファイルには、自動で以下のとおり名前がつきます。 【提出用・編集不可】XXYYY＋（選択した調査票名）.xls ファイル名: XX は都道府県の番号、YYY は施設番号を示します。 （８） 提出用調査票ファイルは、１回に１種類しか作成できませんので、作成する調査票の種類分 手順（３）～（７）を繰り返します。 （９） メニュー画面へボタンをクリックし、トップメニュー画面に戻ります。 47 9 提出用調査票ファイルの作成結果ログを確認 （１） 「８ 提出用調査票ファイルの作成」により、正しく作成されたかを確認します。 （２） ④提出用ファイル作成より、作成結果の表示ボタンをクリックします。 提出用ファイル 作成結果ログを表示 （３） 作成日時、作成した調査票ファイルの種類、データ件数が表示されますので、確認します。 なお、入力用調査票ファイルに空欄の行があった場合は、提出用調査票ファイル作成の際に 患者番号に欠番が生じないよう、自動で通し番号が振り直されます。 提出用ファイル作成 提出用ファイルの 処理日時 データ件数 48 10 提出用調査票ファイルを CD-R 等へコピー （１） 管轄保健所へ提出するため、作成した提出用調査票ファイルをＣＤ－Ｒ等にコピーします。 なお、CD-R 等には、提出用調査票ファイル以外のファイル（管理ファイル、入力用調査票ファイ ル、作成結果ログ等）は 保存しないでください。 ⇒ 利用可能な媒体は、CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD+R、DVD-RW、DVD+RWです。 （２） コピー後、ＣＤ－Ｒ等の本体及びケース等にラベルをつけます。 ⇒ 別冊「調査の手引」 （病院用）Ｐ43、（一般診療所用）Ｐ35、（歯科診療所用）Ｐ13 参照 【病院の例】 （３） ＣＤ－Ｒ等は、「送付票」とともに、管轄保健所に提出します。 電子調査票の提出期限は各保健所で設定していますので、わからない場合は、管轄保健所に お問い合わせください。 （４） 入力用調査票ファイル及び提出用調査票ファイルは、念のため、平成 27 年３月 31 日まで保存し ておいてください。その後は適切にデータを消去していただけるようお願いします。 49 11 （参考）同一種類の調査票を複数のファイルに分けて入力する 場合 【 9/8 一部追加 】 同一種類の調査票について、複数の方でデータ入力を分担する場合は、以下の手順により作業を 行ってください。なお、患者データの重複、入力漏れが生じないよう、十分に注意して行ってください。 （１） 「５ 入力用調査票ファイルの作成」に従い「入力用調査票ファイル」を作成し、データ入力作業を 行う人数分のファイルをコピーします。コピーしたファイルのファイル名は任意です。 9/8 (２)を追記 （２） 入力前に、入力作業を行うすべてのパソコンで、15～18 ページの環境設定を実施します。 なお、複数のパソコンを利用してデータ入力作業を行う際は、エクセルのバージョンが同じパソコ ンをご利用ください。異なるエクセルのバージョンで作業を行った場合、提出用ファイルが作成でき ない場合があります。 ⇒Ｐ５参照 （３） それぞれの入力用調査票ファイルにデータを入力します。 （４） 「８ 提出用調査票ファイルの作成」により、１つの提出用ファイルとして自動的にまとめて作成 されます。 → （１）でコピーしたすべての入力用調査票ファイルを同一フォルダ内に保存しておくことにより、 提出用調査票ファイルを作成する対象を自動的に識別し、１つにまとめます。 → １つにまとめた後の提出用調査票ファイルの患者番号は、重複や欠番がないよう、「0001」 からの通し番号が自動的に振り直されます。 → データ件数が最大件数（⇒P５参照）を超えた場合は、超過分のデータは削除されます。 ＜例＞ データ入力 提出用調査票ファイル作成 （病院入院(奇数)票） 50