ファイルサーバスリム化のご紹介

ファイルサーバスリム化のご紹介
～活文 File Server Optimizer～
株式会社 日立製作所
ＩＣＴ事業統括本部
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１．活文 File Server Optimizerの概要
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1.１ ファイルサーバ運用の課題
こんなことありませんか？
！
容量の肥大化
！
簡単に増設できない
！
バックアップが終わらない
！
ファイルが見つからない
⇒ ファイルが保存できず、利用者から拡張依頼が殺到！
⇒ コスト削減を言われている。最近リプレース（増設）したばっかり！
⇒ フルバックアップはもちろん、差分バックアップも朝までに終わらなくなってきた
⇒ 探すのに時間がかかり、作業効率が低下
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1.２ そこで活文 File Server Optimizer！！
File Server Optimizer なら
緩やかな増加率！！
ファイル増加率を抑制
バックアップ運用を最適化
作業効率の向上
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1.３ 活文 File Server Optimizerの特徴
スマートな
オフィスを実現！
見える化
⇒ファイルサーバの利用状況の可視化
スリム化
⇒不要ファイルの削除もしくは退避
活性化
⇒ファイルサーバ内のノウハウの共有、活用支援
適正化
⇒ファイルサーバのアクセス権の適正化を支援
暗号化
⇒機密ファイルの暗号化
オプション機能
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２．ファイルサーバの見える化
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２.１ ファイルサーバの使用状況の見える化
ファイルサーバの使用状況が簡単に把握できる！
自身が利用しているフォルダ（アクセス権のあるフォルダ）の状況のみが表示されます。
登録したフォルダ
の状況を表示
肥大化状況を可視化
・容量推移
・大容量グラフ
・更新日時別グラフ
・アクセス日時別グラフ
サーバ概況画面
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２.２ 分析条件 ～不要ファイルの選定条件～
当社オススメの分析条件を用意！
下記条件を利用し、肥大化の原因を把握し、対策を検討します。
フォルダ毎
【どの部署】が一番容量を占めているかわかる
所有者
【誰】が容量を多く占めているのかわかる
ファイル種別
【何ファイル】が容量を占めているのかわかる
大容量ファイル
【ファイルサイズ】の大きいファイルが
どのくらいあるかわかる
作業用フォルダ・ファイル
【ファイル名】に「old」「work」「作業中」「旧」等が
含まれるファイルを見つけることができる
一定期間更新がない
【更新日】の古いファイルがわかる
一定期間アクセスがない
【アクセス日】が古いファイルがわかる
保管期間切れ
【保管期間】を1つ1つのファイルに設定でき、
期間が過ぎているものを確認できる
※条件の数に制限はありません。いくつでも自由に分析条件を設定できます。
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２.３ より詳細な分析レポートを作成できる！
分析結果を活文が解説、削除すべきファイルがすぐに分かる！
部署ごとに条件を自由に設定したり、標準の分析条件を
利用し、レポートを作成します。
【ファイルサイズ】が100MB以上
かつ
【ファイル更新日】が3年以上経過
システム管理者
“容量“と“件数“を
組み合わせた視点から
分析できる！
分析結果を活文が
アドバイスしてくれる！
これまでの導入・分析経験をもとに、
「効率的にスリム化できる」
ノウハウを製品に反映！
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２.４ 重複・ファイル名類似ファイルも確認できる！
重複・ファイル名が類似しているファイルが一目でわかる！
自分が作成したファイルだけに
絞り込むことができる！
とても使いやすい
ユーザインタフェース
使いやすさとビジュアルを追求し、
シンプルで分かりやすい
レポートを提供！
グループ化されるから、
重複ファイルがすぐ見つかる！
状況表示に切り替えた画面
重複ファイル毎にグループ化表示
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３．ファイルサーバのスリム化
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３.１ スリム化運用例① 利用者主体の削除運用
何をどうすればいいのか、操作感の分かりやすさを追求！
利用者の不要ファイルの整理が促進されます！
こんなに古いデータが
占めてたのか・・・
これはもぅ何年も使っ
てないのでもぅ不要！
部署のフォルダ管理者
利用者にレポートを送付することで、
ファイル整理の意識付けを促進！
レポートの自動生成、自動送付機能を利用
することで、情報システム部門の工数を発生さ
せずに運用可能！
フォルダの利用者
バッチ等で自動化
削除依頼のあったファ
イルは一括でゴミ箱
フォルダへ
ゴミ箱フォルダ
（一時保管フォルダ）
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３.２ スリム化運用例② 管理者主体の削除運用
利用者に依頼せずとも、何年も使われていない資料を
別ディスクへ退避してスリム化！
移動対象の条件に該当する
ファイルのみ移動
3年以上アクセスも更
新もされてないファイル
はもぅ使わないよね？
情報システム部門
ファイルサーバ
元のファイルサーバにショート
カットを生成して自動移動
アクセス権、元のフォルダ構成を維持して自動移動！
退避先のファイルを更新・アクセスすると、元のファイルサー
バに自動復元。
ショートカットを意識しないで業務に取り組めます。
一時退避用ディスク
退避してから1年たった
ファイルをバックアップ
してから完全削除
完全削除
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４．ファイルサーバの活性化
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４.１ 欲しいファイルが簡単に見つかる！！
好き勝手にフォルダを作って保存するので、
大事なあのファイル・・・
見つからないと
紛失扱いになる！
必要なファイルが見つからない！！
File Server Optimizer
なら フォルダ階層が整理されていなくても
活文
ファイルサーバ内のファイル名や
属性情報からファイルを見つけやすいように、
自動で仮想的なフォルダを作成
物理的なフォルダ階層例
フォルダ１つ１つに検索条件
がついています。クリックするだ
けでファイルを絞り込み、見つ
けることができます。
活文 File Server Optimizer上での
分類フォルダの構成例
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４.２ 検索画面イメージ
フォルダが属人化されていても、活文 File Server Optimizer
ではファイル情報を使って自動分類されるから探しやすい！
ファイル名を解析して共通キーワードが
多い順に分類フォルダを自動生成！
属性情報（プロパティ情報）を使った
検索も可能！
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５．ファイルサーバアクセス権の適正化
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５.１ アクセス権の適正化を支援
File Server Optimizer では
アクセス権の設定情報を可視化
不整合のあるフォルダを警告表示
・継承なし：上位のフォルダからアクセス権を継承していないフォルダ、ファイル
・継承されていないグループ：上位のフォルダには設定されていないグループがある
・継承されていないユーザ：上位のフォルダには設定されていないユーザがある
・Everyone：ドメインの全員がアクセス可能になっている
設定したルールに従って簡単に修正できる
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５.２ アクセス権管理画面イメージ
活文の管理対象となっているフォルダ、ファイルについて、アクセス権の不整合状況を表示します。
具体的にどういう点で不
整合なのか判定します。
不整合なフォルダ
を警告表示
上位フォルダとの比較、
詳細情報の表示
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６．暗号化
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６.１ ファイルサーバのセキュリティ対策
オプション機能
ファイルサーバに保管されている機密ファイルを暗号化して
セキュリティリスクを軽減できます。
規定フォルダに格納された機密ファイルを自動で暗号化！
活文FSOサーバ
定期監視
「見積」フォルダに格納されている
ファイルを自動暗号化！
利用者がクリックしたら
自動的に復号！
※ファイル名称をキーに暗号化ファイルを抽出することも可能です。
※セキュリティオプションの購入が必要です。
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７．システム構成
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７.１ システム構成例
サーバ／ストレージへのエージェントのインストールは不要！
新規導入
活文 File Server Optimizer サーバ
OS/ソフトウェア
・Windows Server 2008、 Windows Server 2008 R2、
Windows Server 2012、Windows Server 2012 R2
・活文 File Server Optimizer パッケージ
・Java Development Kit 1.7、1.8
・Microsoft Visual C++ 2013 再頒布可能パッケージ
推奨スペック
・CPU: 4コア以上（8コア以上推奨）
・メモリ: 4GB以上（8GB以上推奨）
・HDD: 100GB以上
（運用に必要な空き領域は、対象となるファイル数によって増加します。）
既存環境
認証サーバ
・Active Directory
※対応ドメインは1つです
ファイルサーバまたはNAS
・Active Directoryを利用した
ユーザ管理を行っている
・CIFSプロトコルでファイル共有
・NTFSフォーマットされている
クライアント
OS/ソフトウェア
・Windows Vista
またはWindows 7,8,8.1,10
・Internet Explorer 8,9,10,11
・Adobe Flash Player 10以上
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８．導入事例
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８.１ 導入事例１
肥後銀行様 2000名規模
導入効果
ファイル数で3割、容量では2割
従来からの課題
システム基盤の標準化と統制、信頼性とセキュリティの確保のために、データは
サーバ側で集中管理を行っていた。蓄積されるファイル数が増加したうえ、最近
はPDF化や画像添付などによってファイル一つひとつの容量も大きくなり、サーバ
の負荷はますます増大していた。
解決策
（導入後の運用方法）
長期間更新がないファイル等は、保存用ファイルサーバに移動。移動元には
ショートカットを作成。ファイルサーバ側のバックアップ時間の短縮することができ
た。また、各保管ファイルの文書形態や容量、アクセスの有無を把握できたこと
で、サーバ移行の際、役立った。
将来的には、個人でも削除可能にしていく。
定期的に自動削除
ファイルはクライアント
上に置かない
ファイルサーバ
ショートカット作成
利用者
活文 File Server Optimizerサーバ
保存用ファイルサーバ
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８.２ 導入事例２
学校法人モード学園様 1000名規模
導入効果
3割削減。初回実施で50万ファイル、180GB削除
従来からの課題
ブレードPC型シンクライアントへの移行を実施
共有用のフォルダは分類管理。個人用フォルダは自由。ITスキルが
人それぞれである為、不要なファイル、削除すべきファイルが増えていった
解決策
（導入後の運用法）
運用ルールとして、ファイル名後ろ部分に保管期限を利用者が付与
活文 File Server Optimizerがファイル名を解析し、ファイル毎に保管期限を
判断。保管期限が切れているファイルを自動削除する運用。保管期限が付けら
れていないファイルは、基本的に1年で廃棄
ファイルサーバ
期限切れファイル
保管期限：判断
ファイル名：活文手順書_120625．ppt
ゴミ箱
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活文 File Server Optimizer
※ 本資料に記載の会社名、製品名はそれぞれの会社の商標もしくは登録商標です。
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