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会議の準備（PDF/3644KB）
V-CUBE ミーティング ご利用マニュアル ２．会議の準備 ブイキューブ e-メール：[email protected] ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. 更新履歴 更新日 内容 2011/04/27 ・画面レイアウト修正 ・ホワイトボードへの資料アップロード対応フォーマットの追加（Adobe Photoshop/Adobe Illustrator（拡張子：ai、psd、eps） 2011/02/22 ・画面レイアウト修正 ・ホワイトボードへの資料アップロード対応フォーマットの追加 （Visio 拡張子：vsd） ・ホワイトボードへの資料アップロード PDF の高画質モード（β版）の追加 2010/08/31 ・画面レイアウト修正 ・ダウンロード可能なツールの記載を追加 ・ワイド画面（16：9）での入室方法追加 2010/05/17 サービス名変更に伴い「nice to meet you ミーティング」を「V-CUBE ミーティ ング」に変更 2010/03/31 画面レイアウト修正、会議予約パスワード入力手順変更、会議予約機能制限追加 2009/12/07 画面レイアウト修正、会議室入室手順変更 2009/07/24 画面レイアウト修正、資料事前アップロードプレビュー機能追加 2009/05/27 画面レイアウト修正 2008/12/12 新規作成 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. 内容 4 ログインするには .................................................................................................................................... - 1 4.1 個人設定について ............................................................................................................................ - 2 4.1.1 所在地を選択するには ............................................................................................................. - 3 4.1.2 言語を選択するには ................................................................................................................. - 3 4.1.3 タイムゾーンを設定するには .................................................................................................. - 3 4.1.4 名前を設定するには ................................................................................................................. - 3 4.1.5 ECO メーターの設定するには................................................................................................. - 4 4.1.6 設定した内容を反映させるには............................................................................................... - 4 5 メインページについて............................................................................................................................. - 5 5.1 各機能について ................................................................................................................................ - 7 5.1.1 会議予約とは ............................................................................................................................ - 7 5.1.2 会議一覧とは ............................................................................................................................ - 7 5.1.3 会議記録とは ............................................................................................................................ - 8 5.1.4 ツール・マニュアルダウンロードとは.................................................................................... - 8 5.1.5 FAQ とは .................................................................................................................................. - 9 5.1.6 お問合わせについて ................................................................................................................. - 9 5.1.7 管理者ページについて ........................................................................................................... - 10 6 会議への参加方法 .................................................................................................................................. - 12 6.1 ID を利用した入室......................................................................................................................... - 12 6.1.1 参加者として会議に参加する ................................................................................................ - 12 6.1.2 傍聴席に参加する................................................................................................................... - 15 6.1.3 低速回線モードでの参加........................................................................................................ - 18 6.1.4 ワイド画面（16：9）での参加 .............................................................................................. - 21 7 会議予約について .................................................................................................................................. - 24 7.1 アドレス帳への新規登録について................................................................................................. - 24 7.2 会議を予約するには....................................................................................................................... - 28 7.2.1 会議に参加者を招待するには ................................................................................................ - 28 7.2.2 会議参加者を傍聴席に招待するには ..................................................................................... - 36 7.3 予約した会議を変更するには ........................................................................................................ - 37 7.3.1 会議名、開催時間を変更するには ......................................................................................... - 37 7.3.2 会議参加者を追加するには .................................................................................................... - 41 7.3.3 会議参加者を解除するには .................................................................................................... - 45 7.4 予約されている会議を確認するには ............................................................................................. - 47 7.5 予約されている会議を開始するには ............................................................................................. - 49 7.6 予約した会議に資料をアップロードするには .............................................................................. - 52 7.6.1 新規に事前アップロードを行うには ..................................................................................... - 52 7.6.2 事前アップロードした資料の確認するには .......................................................................... - 55 7.7 予約した会議を中止するには ........................................................................................................ - 57 7.7.1 開催中の会議を中止するには ................................................................................................ - 57 7.7.2 開催前の予約を解除するには ................................................................................................ - 58 - ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. 4 ログインするには V-CUBE ミーティング（以下、ミーティング）をご利用頂くためにはミーティングのサイトでログイン していただく必要がございます。 手順1. ログインページへ移動します V-CUBE のウェブサイト（http://www.nice2meet.us/）にある「ログイン」ボタンをクリックします。ユ ーザーログインページ内にある、 「V-CUBE ミーティング バージョン 4」をクリックします。 手順2. ユーザーID とパスワードを入力します ユーザーID とパスワードを入力の上、現在の所在地を選択し「ログイン」ボタンをクリックします。 注意1. 「ユーザーID」と「パスワード」はミーティングをご契約頂いた後、弊社より郵送致します。「ユーザー ID」と「パ スワード」をお忘れの方は [email protected] までお問い合せ下さい。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -1- 4.1 個人設定について 個人設定メニューからは「現在の所在地」、「言語」、「タイムゾーン」、「名前」の変更を行えます。 個人設定は、招待メールからの参加者も変更可能です。 手順1. 個人設定ボタンをクリックします ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -2- 4.1.1 所在地を選択するには ① 「現在の所在地」の表示の右側から、現在の所在地を設定 します。現在の住所は、日本・アメリカ（西） ・アメリカ （東） ・中国・シンガポール・その他の中から選べます。 4.1.2 言語を選択するには ② 『言語選択』の表示の右側から、使用する言語を選択 できます。言語は、日本語・英語から選択できます。 4.1.3 タイムゾーンを設定するには ③ 『タイムゾーン』の表示の右側から、適合する タイムゾーンを選択できます。 4.1.4 名前を設定するには ④ 『名前』の表示の右側に名前を打ち込むことで、 会議室に入室する際に、使用する名前の打ち込み をすることなく会議に参加できます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -3- 4.1.5 ECO メーターの設定するには ⑤ ECO メーターによる最寄り駅の設定を行います。 手順1. 現在の最寄り駅を記入し、検索ボタンを押します 手順2. 駅名が表示されます。複数表示された場合は、該当の駅を選択してください 4.1.6 設定した内容を反映させるには ⑥設定完了後、 「変更する」ボタンを押してください。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -4- 5 メインページについて ログイン後のメインページについてご案内いたします。 ① ⑮ 5 ⑯ ② ③ ④ ⑦ ⑤ ⑧ ⑰ ⑥ ⑱ ⑨ ⑩ ① ⑪ ⑫ ⑬ ⑭ ⑲ ⑳ ① 個人設定の変更画面に移動します。メインページログイン時に設定した「現在の所在地」と「言語」 、 「タイム ゾーン」の変更を行えます。 ② メインページのメニューバーです。各ボタンをクリックすると、それぞれのページに移動します。 ③ 会議室が複数ある場合、1 ページに 4 会議室まで上から並べて表示されます。4 会議室以上の会議室があり、1 ページで表示できない際に表示されます。クリックすると次ページ、または前ページに切り替わります。 ④ 会議室の状態が表示されるプレートです。空室の場合は、プレートに「空室」と表示されます。 ⑤ 設定した会議室名が表示されます。 ⑥ 会議室内で使用できるオプション機能が表示されます。 ⑦ 会議室利用中の人数が表示されます。 ⑧ 参加者一覧では、会議参加者を確認できます。会議室入室時に入力した名前が表示されます。 ⑨ 会議室に入室するボタンです。通常の参加の場合は「会議室に入室」 、オーディエンス（オプション）として 傍聴席に入室する場合は、 「オーディエンスとして入室」をクリックします。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -5- ⑩ 旧バージョンで会議室に入室するボタンです。通常参加の場合は「会議室に入室」 、オーディエンス（オプシ ョン）として傍聴席に入室する場合は、 「オーディエンスとして入室」をクリックします。 ⑪ 回線が必須環境を満たさない場合、 「低速回線モードを使用」にチェックを入れて入室します。低速回線モー ドで入室すると、カメラの取得サイズの変更が不可能になります。 ⑫ 会議室の画面表示を、標準（4：3）とワイド（16：9）のどちらの表示にするか選択することができます。 ⑬ 会議中の参加者に、メッセージを送ることができます。途中参加時のノックなどの用途で利用いただけます。 ⑭ 予約確認をクリックすると会議室の予約情報が確認できます。 ⑮ クリックすると、ユーザページからログアウトします。 ⑯ クリックすると、管理者ページへのログイン画面に移動します。 ⑰ ID 全体の過去 1 年間累計の ECO メーター結果が表示されます。 ⑱ 会議室入室前の注意事項が表示されます。 ⑲ ミーティングに関するお知らせが表示されます。 ⑳ 会議に利用できる便利なツールが表示されています。クリックするとダウンロードページに移動します。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -6- 5.1 各機能について 5.1.1 会議予約とは 事前に会議の予約を行えます。 また、ユーザー ID とパスワードを持っていない人も招待機能を利用することで、テレビ会議に参加する ことが可能となります。 5.1.2 会議一覧とは 事前に予約してある会議の一覧を閲覧することができます。会議室ごとの一覧が 1 週間分表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -7- 5.1.3 会議記録とは 過去に行った会議の記録を閲覧することができます。 5.1.4 ツール・マニュアルダウンロードとは 各種ツール・マニュアルをダウンロードすることができます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -8- ダウンロード可能なツール・マニュアル ＜ツールダウンロード＞ ・Presence Appli ・Sharing 3 ・エコーキャンセラー（βバージョン） ・Checker2 ・Sharing2 ・Outlook Plugin ＜マニュアルダウンロード＞ ・V-CUBE ミーティング マニュアル ・ECO メーターマニュアル ・Audience マニュアル ・H.323 マニュアル 5.1.5 FAQ とは よくあるご質問の一覧が表示されます。ミーティングサービスで不明な点が発生した場合には、まずこち らをご一読ください。 5.1.6 お問合わせについて ミーティングサービスに関して何かご不明な点がございましたら、下記フォームにてお問い合わせくださ い。ブイキューブカスタマーサポートセンターより回答させていただきます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -9- 5.1.7 管理者ページについて 管理者ページにログインする際に使用します。管理者専用メニューでは、利用料金の照会や、各種プラン 変更、各種管理が可能です。 管理者機能ログインページ ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 10 - 管理者専用ページ ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 11 - 6 会議への参加方法 会議に参加するには ID を利用しての入室と、招待メールからの参加の 2 通りの方法があります。 6.1 ID を利用した入室 6.1.1 参加者として会議に参加する 手順1. ユーザーID、パスワードを入力して「ログイン」ボタンをクリックします 手順2. 「会議室に入室」ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 12 - 手順3. 任意の名前を入力し、 「決定」ボタンをクリックします 注意1. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません 手順4. 映像・音声の通信を許可します 注意2. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください 手順5. ご利用になるカメラを選択します 手順6. ご利用になるマイクを選択します マイク選択後ボリュームバーで音声の確認ができます。また、 「音声を確認する」チェックボックスにチェ ックを入れると、実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声が確認できます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 13 - 手順7. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします 注意3. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要 です。 以上で、会議室の画面が開きます。 注意4. 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降、会議室は新機能追加のため Flash Player9.0.115 以降で動作します。そ れ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は「会議室に入室」から入室した場合でも自動的に 旧バージョンで会議が開始されます。現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です。 注意5. 接続するプロトコル・ポートを設定した場合でも、ご利用の環境によっては、実際の接続に利用するプロトコル・ ポートが変更になる可能性があります。 注意6. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポート は表示および接続はされません。 注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、 接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。 注意8. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合、設定した画面が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 14 - 6.1.2 傍聴席に参加する 注意1. オーディエンスオプション、もしくは Premiam20～100 プランをご契約いただいていない場合、本機能はご利用い ただけませんのでご注意ください。 参加者として入室する際のログイン以降の手順が変わります。 手順1. 「オーディエンスとして入室」ボタンをクリックします 手順2. 任意の名前を入力し、 「決定」ボタンをクリックします 注意1. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません 手順3. 映像・音声の通信を許可します 注意2. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 15 - 手順4. ご利用になるカメラを選択します 手順5. ご利用になるマイクを選択します マイク選択後、ボリュームバーで音量の調整ができます。また、 「音声を確認する」チェックボックスにチ ェックを入れると、実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声が確認できます。 手順6. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします 注意3. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要 です。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 16 - 以上で、会議室の画面が開きます。 注意4. 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降、 会議室は Flash Player9.0.115 以降で動作します。 それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は「会議室に入室」から入室した場合でも旧バージョンで会議が開始されま す。現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です。 注意5. 接続するプロトコル・ポートを設定した場合でも、ご利用の環境によっては、実際の接続に利用するプロトコル・ ポートが変更になる可能性があります。 注意6. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポート は表示および接続はされません。 注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、 接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 17 - 6.1.3 低速回線モードでの参加 回線が必須環境を満たさない場合、 「低速回線モードを使用」で入室します。 低速回線モードで入室すると、カメラの取得サイズの変更が不可能になります。 また、低速回線モードで入室する際も、参加者として会議に参加する場合のログイン以降の手順が変わり ます。 手順1. 「低速回線モードを使用」にチェックを入れます 手順2. 「会議室に入室」 ボタンをクリックします 手順3. 任意の名前を入力し、 「決定」ボタンをクリックします 注意1. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません 手順4. 映像・音声の通信を許可します 注意2. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 18 - 手順5. ご利用になるカメラを選択します 手順6. ご利用になるマイクを選択します マイク選択後ボリュームバーで音声の確認ができます。また、チェックボックスにチェックを入れると 実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声が確認できます。 手順7. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします 注意3. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要 です。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 19 - 以上で、会議室の画面が開きます。 注意4. 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降、 会議室は Flash Player9.0.115 以降で動作します。 それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は「会議室に入室」から入室した場合でも旧バージョンで会議が開始されま す。現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です。 注意5. 接続するプロトコル・ポートの設定を行った場合でも、ご利用の環境によっては、実際の接続に利用するプロトコ ル・ポートが変更になる可能性があります。 注意6. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポート は表示および接続はされません。 注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、 接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。 注意8. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合、設定した画面が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 20 - 6.1.4 ワイド画面（16：9）での参加 会議室の画面表示を標準（4：3）およびワイド（16：9）のどちらかを選択して入室することができます。 ご利用の目的や機器に応じて、画面表示を選択いただけます。 手順1. 画面の「ワイド」を選択します 手順2. 「会議室に入室」 ボタンをクリックします 手順3. 任意の名前を入力し、 「決定」ボタンをクリックします 注意1. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません 手順4. 映像・音声の通信を許可します 注意2. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 21 - 手順5. ご利用になるカメラを選択します 手順6. ご利用になるマイクを選択します マイク選択後ボリュームバーで音声の確認ができます。また、チェックボックスにチェックを入れると 実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声が確認できます。 手順7. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします 注意3. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要 です。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 22 - 以上で、会議室の画面が開きます。 注意4. 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降、 会議室は Flash Player9.0.115 以降で動作します。 それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は「会議室に入室」から入室した場合でも旧バージョンで会議が開始されま す。現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です。 注意5. 接続するプロトコル・ポートの設定を行った場合でも、ご利用の環境によっては、実際の接続に利用するプロトコ ル・ポートが変更になる可能性があります。 注意6. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポート は表示および接続はされません。 注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、 接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。 注意8. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合、設定した画面が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 23 - 7 会議予約について 会議の予約方法についてご案内いたします。 7.1 アドレス帳への新規登録について 会議予約で招待機能を利用する場合、予めアドレス帳に登録したメールアドレスを呼び出して招待するメ ンバーを追加することができます。ここでは、アドレス帳への新規登録の手順についてご案内いたします。 アドレス帳へのメールアドレス登録は、最大 500 件まで無料で行えます。 注意1. 2009 年 5 月現在、最大 500 件まで登録可能です。 注意2. アドレス帳内にある「メンバー」を追加すると別途費用が発生いたしますのでご注意ください。 手順1. 会議予約ページに移動します ・会議予約ボタンより移動する場合 ・予約確認ボタンより移動する場合 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 24 - 会議予約ページが表示されます。 手順2. 会議の開催通知の「設定する」を選択します 注意1. 新規にアドレスを登録するだけの場合、会議名、会議時間の選択などを行う必要はありません。 注意2. 「設定しない」を選択すると、アドレス帳が表示されませんので、ご注意ください。 手順3. 「アドレス帳を開く」ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 25 - 手順4. 「アドレス帳」のタブをクリックします アドレス帳にはじめに表示されるのは、 「メンバー」です。 「メンバー」は、オプション機能である、在席 確認アプリ「Presence Appli」をご利用いただく場合に登録する個別アカウントを指します。 （1 アカウント あたり月額 100 円の課金が発生します） 「メンバー」は、管理者アカウントで管理者専用ページにログインし、登録できます。 手順5. 「新規登録」ボタンをクリックします 手順6. 名前・メールアドレスを入力し、言語とタイムゾーンを選択します ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 26 - 手順7. 「登録する」をクリックします 登録が完了すると、メンバーの一覧画面に戻ります。 アドレス帳をクリックすると、新規に登録したアドレスが表示されます。 注意3. アドレス帳での表示は、自動的にソートされます。そのため、新規に登録したアドレスが、表の際下段などに表示 されることがありますので、ご注意ください。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 27 - 7.2 会議を予約するには 7.2.1 会議に参加者を招待するには 手順1. 会議予約ページに移動します 会議予約ページには、メインページの「会議予約」ボタン、または会議室下部の新規会議予約ボタンより 行えます。 ・会議予約ボタンより移動する場合 ・新規会議予約確認ボタンより移動する場合 会議予約画面が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 28 - 手順2. 会議を予約する会議室を選択します 注意1. 会議室が複数ある場合に行う設定です。会議室 1 室のみのご契約の場合、設定は不要です。 注意2. 会議室名の下に表示されるアイコンは、その会議室に付属するオプションを表しています。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 29 - 手順3. 会議の予約日時を選択します ① ③ ② ① 会議の開始時刻と終了時刻を設定します。 カレンダーのマークをクリックし、表示されたカレンダーから会議の 開催日、開催時刻を設定します。終了予定日とその時間を、上と同じ方法で 設定します。 ② 会議開催日に既に予約されている会議名と時間帯が表示されます。 ③ 標準時からの時差を設定します。 ④ 注意3. このカレンダーは、お使いの PC に設定されている日付と連動しています。 会議開催日に既に予約されている会議名と時間帯が表示されます。 手順4. 会議名を入力します 手順5. パスワードの設定を行います 「設定する」を選択すると、予約された会議室に入室する際に入力する入室パスワード、会議終了後の録 画データ及び議事録閲覧の際に入力する会議記録パスワードの両方、または会議記録パスワードを設定する ことができます。パスワードの設定を行うと、会議参加者に送られる招待メールに、パスワードが記載され ます。 注意4. 管理者ページのセキュリティ設定の会議利用制限にて、 「会議記録パスワード強制設定」を設定すると、パスワード の入力は必須となり、会議予約時に「設定しない」を選択することはできません。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 30 - 手順6. 機能制限の設定を行います 「設定する」を選択すると、ご契約中のオプション機能、会議内招待機能、録画機能、キャビネット機能 の使用の有無を選択することができます。 予約会議ごとに機能を制限することができます。 手順7. 会議の開催の通知を参加者に行うかどうか設定を行います 通知しない場合、会議の予約のみが行われます。通知する場合、会議に 招待する相手に、メールで会議開催予定の通知が行なわれます。 通知する場合には、続けて以下の記入が必要です。 (ア) 会議参加者の名前 (イ) 会議参加者のメールアドレス (ウ) 会議開催者（予約者）の名前 (エ) 会議開催者（予約者）のメールアドレス (オ) 招待する相手に送信するメッセージの記入 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 31 - 手順8. 招待する相手の情報を入力します（会議予約の通知を選択した場合） （ア） （イ） 招待する相手の情報を入力するには、アドレス帳と直接入力の 2 通りの方法があります。 (ア) アドレス帳を利用して入力する場合 ① 「アドレス帳を開く」 ボタンをクリックします ② アドレス帳が表示されます。 ③ 会議に招待するメンバーの名前の左のチェックボックスにチェックを入れます。メンバー、アドレス帳の 2 つから招待するメンバーを選択できます。 注意1. メンバーとは、管理者ページでメンバー登録されたユーザーとなります。編集・削除が必要な場合は、管理者ペー ジで行ってください。通常のアドレス帳に登録されているメンバーの情報は、上記アドレス帳のページで自由に変更可能 です。 ④ 画面下部の「追加する」ボタンを押します。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 32 - ⑤ 選択したメンバーが招待者情報に登録されます。 注意2. メンバー選択直後、初期設定として、言語－日本語（Japanese） 、タイムゾーン‐予約者と同じ、タイプ－通常ユー ザーの設定が適用された状態で表示されます。招待するメンバーの設定を変更する場合には、それぞれの設定欄をクリッ クし、プルダウンから最適な設定を選択してください。 (イ) 直接入力する場合 ① ② ③ ⑥ 各項目に招待する相手の情報を入力していきます。 ① 名前を入力します。 ② メールアドレスを入力します。 ③ 招待する相手が利用する言語を選択します。 ④ 招待する相手のタイムゾーンを選択します。 ⑤ 一度入力した招待者の情報を行ごと削除します。 ⑥ 2 人以上の招待者がいる場合に使用します。クリックすると新しい行が追加されます。 手順9. 差出人（招待する側）の名前、メールアドレスとメッセージを入力します。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 33 - ④ ⑤ 手順10. 資料事前アップロードの設定を行います 設定するにチェックを入れると、予約する会議のホワイトボードに事前に資料をアップロードしておくこ とが可能です。 特に事前アップロードを行う必要がない場合は、 「設定しない」 にチェックを入れてください。 注意3. 最大 10 ファイルまで登録可能です。 資料事前アップロードを通常で行う場合 「通常」を選択します。 資料事前アップロードを高画質で行う場合 「高画質」を選択します。 高画質を選択した場合、アップロードした資料を拡大しても、文字や図など、資料の細部が通常よりもき れいに表示されるようになります。 注意4. 「高画質」を選択すると、変換には通常よりも時間がかかる場合があります。 注意5. Word、Excel、PowerPoint は高画質モードで変換が可能です。それ以外のファイルは「高画質」を選択しても高画 質モードで変換されません。 手順11. 全ての設定を行った後、 「確認する」ボタンをクリックします 手順12. 予約内容を確認後、 「登録する」ボタンをクリックします 予約内容が表示されます。内容に問題なければ「登録」ボタンをクリックしてください。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 34 - 以上で、会議室の予約は完了です。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 35 - 7.2.2 会議参加者を傍聴席に招待するには 会議参加者を傍聴席に招待するための手順をご案内いたします。 手順1. 会議予約ページに移動します 手順2. 利用する会議室、予約日時、会議名など各種設定を行います 手順3. 招待するメンバーを設定します 招待者はアドレス帳から登録、又は直接入力で登録することができます。 手順4. 該当する招待者の列のタイプを「オーディエンス」に設定します 手順5. 「確認する」ボタンをクリックします 手順6. 「登録する」ボタンをクリックします 予約内容が表示されます。内容に問題なければ「登録」ボタンをクリックしてください。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 36 - 7.3 予約した会議を変更するには 7.3.1 会議名、開催時間を変更するには 手順1. 会議詳細ページに移動します 予約変更ページには、メインページの「予約変更」ボタン、または会議室下部のボタンより行えます。 予約確認ボタンから移動する場合 ① 予約確認より、確認をクリックします ② 確認をクリックすると会議詳細のページが表示されます ③ 「変更する」ボタンをクリックすると予約変更ページが表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 37 - 予約変更ボタンから移動する場合 ① 予約変更ボタンを押してください。 ② 予約している会議室を選択してください。 注意1. 契約している会議室が 1 会議室の場合は設定不要です。 ③ 予約している会議の変更ボタンをクリックします。 ④ 変更画面が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 38 - 手順2. 会議予約の内容を変更します。会議名、予約日時の欄を変更します 予約日時の変更を行うには ① ② ① 会議の開始時刻と終了時刻を設定します。 カレンダーのマークをクリックし、表示されたカレンダーから 会議の開催日と開催時刻を設定します。終了予定日とその時間を、 上と同じ方法で設定します。 注意2. このカレンダーは、 お使いの PC に設定されている日付と連動しています。 ② 標準時からの時差を設定します。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 39 - 会議名を変更するには ① 会議名を再入力します。 手順3. 内容の変更が終わったら、画面下部の「確認する」ボタンをクリックします 手順4. 確認画面が表示されます。内容に問題がなければ「登録する」ボタンをクリックしてください 以上で、変更が適用されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 40 - 7.3.2 会議参加者を追加するには 手順1. 予約変更のページに移動し、変更したい会議予約を選択し「変更」ボタンをクリックします 手順2. 会議予約の内容を変更します。開催通知の欄を変更します 手順3. 招待者の追加を行います 招待者の追加を行うには、直接入力を行うか、アドレス帳からの登録の二通りの方法がございます。 アドレス帳より登録を行う場合 ① アドレス帳を開くボタンをクリックします。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 41 - ② アドレス帳が表示されます。 ③ 新たに会議に招待するメンバーの名前の左のチェックボックスにチェックを入れます。メンバー、アドレ ス帳の 2 つからメンバーを選択できます。 注意1. メンバーとは、管理者ページでメンバー登録されたユーザーとなります。編集・削除が必要な場合は、管理者ペー ジで行ってください。通常のアドレス帳に登録されているメンバーの情報は、上記アドレス帳のページで自由に変更可能 です。 ④ 「追加する」ボタンを押します。 ⑤ 選択したメンバーが招待者情報に登録されます。 注意2. メンバー選択直後、初期設定として、言語－日本語（Japanese） 、タイムゾーン‐予約者と同じ、タイプ－通常ユー ザーの設定が適用された状態で表示されます。招待するメンバーの設定を適用する場合には、それぞれの設定欄をクリッ クし、プルダウンから最適な設定を選択してください。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 42 - 直接入力で招待を行う場合 ① 招待者追加ボタンをクリックします。 ② 招待者入力欄が表示されます。追加したい招待者の情報を入力してください。 (ア) (ウ) (イ) (キ) (ア) (イ) (ウ) (エ) (オ) (カ) (キ) 招待する相手の名前を入力します メールアドレスを入力します。 招待する相手が利用する言語を選択します。 招待する相手のタイムゾーンを選択します。 入室タイプ（通常ユーザー、オーディエンス）を選択します。 一度入力した招待者の情報を行ごと削除します。 さらに招待者を追加する場合、クリックします。 手順4. 画面最下部の「確認する」ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 43 - (エ) (オ) (カ) 手順5. 確認画面が表示されます。問題なければ「登録する」ボタンをクリックしてください 以上で、会議参加者の追加を行うことができます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 44 - 7.3.3 会議参加者を解除するには 手順1. 予約変更のページに移動し、変更したい会議予約の「変更」ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 45 - 手順2. 開催通知の欄に既に予約されている参加者が一覧で表示されます。削除する参加者の削除ボタンを クリックします 手順3. 画面最下部の「確認する」ボタンをクリックします 手順4. 確認画面が表示されます。問題がなければ「登録する」ボタンをクリックします 以上で、会議参加者を削除することができます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 46 - 7.4 予約されている会議を確認するには 予約している会議は、 会議室下部の予約確認ボタン、 または会議一覧ボタンより確認することができます。 予約確認ボタンから確認する場合 会議室単位で、一覧で確認する場合に便利です。 ① 会議室下部の予約確認をクリックします ② 選択した会議室に予約されている会議予定の一覧が表示されます （イ） （ア） （ウ） (ア) 予定日、予定時刻、選択したタイムゾーンが表示されます。 (イ) 会議名が表示されます、 (ウ) クリックすると、会議の詳細な設定を確認することができます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 47 - 会議一覧メニューより確認する場合 予定日単位で確認する場合に便利です。 ① 「会議一覧」ボタンをクリックします ② 予約している会議の一覧が一週間単位で表示されます。 （ア） （イ） （ウ） (ア) 表示させる日付を指定できます。 「今日」をクリックするとその日より一週間分を表示し、 「翌日」 、 「前 日」をクリックすると 1 日ずつ表示される週間が前後します。前週、翌週をクリックすると、表示され ている週間より、表示週間が 1 週間前後します。 (イ) 現在表示されている範囲の日時です。 (ウ) 予約している会議の一覧です。会議名をクリックすると、予約内容が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 48 - 7.5 予約されている会議を開始するには 事前に予約した会議がある場合、開催時間になるとメインページの会議室の部分に、開催中の会議名が表 示されます。 開催時間まで 10 分以内になると、 「もうすぐ開催」が表示されます。 手順1. 現在開催中の会議名を確認します ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 49 - 手順2. 「会議室に入室」ボタンをクリックします 手順3. 任意の名前を入力し、 「決定」ボタンをクリックします 注意1. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません 手順4. 映像・音声の通信を許可します 注意2. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください 手順5. ご利用になるカメラを選択します ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 50 - 手順6. ご利用になるマイクを選択します マイク選択後ボリュームバーで音声の確認ができます。また、チェックボックスにチェックを入れると 実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声が確認できます。 手順7. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします 注意3. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要 です。 手順8. 会議室の画面が開きます 注意4. は Flash 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降、会議室 Player9.0.115 以降で動作します。それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合 は「会議室に入室」から入室した場合でも旧バージョンで会 議が開始されます。現バージョンと旧バージョンが混在する 会議も可能です。 注意5. ご利用の環境によっては、実際の接続に利用する プロトコル・ポートが変更になる可能性があります。 注意6. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポート は表示および接続はされません。 注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、 接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。 注意8. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合、設定した画面が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 51 - 7.6 予約した会議に資料をアップロードするには 予約する会議のホワイトボードに事前に資料をアップロードしておくことが可能です。設定する場合の手 順をご案内します。 7.6.1 新規に事前アップロードを行うには 手順1. 会議予約ページに移動します 会議予約ページには、メインページの「会議予約」ボタン、または会議室下部の新規会議予約ボタンより 行えます。 ・会議予約ボタンより移動する場合 ・新規会議予約確認ボタンより移動する場合 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 52 - 会議予約画面が表示されます。 手順2. 資料事前アップロードの「設定する」を選択します 手順3. 資料追加ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 53 - 手順4. ファイルをアップロードします。参照ボタンをクリックします 手順5. 利用しているパソコンのファイルの選択画面が表示されます。ファイルを選択して「開く」ボタン をクリックしてください 手順6. 通常および高画質のどちらでアップロードするか選択します 資料事前アップロードを通常で行う場合 「通常」を選択します。 資料事前アップロードを高画質で行う場合 「高画質」を選択します。 高画質を選択した場合、アップロードした資料を拡大しても、文字や図など、資料の細部が通常よりもき れいに表示されるようになります。 注意1. 「高画質」を選択すると、変換には通常よりも時間がかかる場合があります。 注意2. Word、Excel、PowerPoint、Visio, PDF は高画質モードで変換が可能です。それ以外のファイルは「高画質」を選 択しても高画質モードで変換されません。 手順7. 指定したファイルの資料名を入力します ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 54 - 追加した資料の削除を行う場合 ① 削除したい資料の「削除」ボタンをクリックします ② 資料が削除されます 資料の順番の並べ替えを行う場合 ソートボタンをクリックし、順番を並べ替えます。 7.6.2 事前アップロードした資料の確認するには 手順1. 予約変更のページに移動し、 「変更」ボタンをクリックします 予約情報が表示されます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 55 - 手順2. 資料事前アップロードの欄に、アップロード済みの資料が表示されます 手順3. ファイルのタイトルをクリックします 手順4. ファイルのプレビュー画面が表示されます 次のページへ移動 資料のタイトル ページ数 画面を閉じる ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 56 - 7.7 予約した会議を中止するには 予約した会議は、会議室下部の予約確認ボタン、または会議一覧ボタンより中止できます。会議開催中の 予約も解除できます。 7.7.1 開催中の会議を中止するには 手順1. 開催中の会議情報欄の、 「中止」をクリックします 手順2. 予約解除の確認画面で「OK」ボタンをクリックします 以上で、開催中の会議予約を解除できます。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 57 - 7.7.2 開催前の予約を解除するには 会議予約ページから削除する場合 手順1. 「予約変更」をクリックします 手順2. 該当の予約の「変更」ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 58 - 手順3. 予約内容の詳細を確認し、ページ下部の「会議を中止する」ボタンをクリックします 注意1. 会議予約中止の連絡を会議参加者（招待メールの送信先）に送る必要がある場合は、開催通知の「設定する」を選 択してください 手順4. ページ最下部の「中止する」をクリックします 以上で、予約を中止できます 注意2. 開催中の会議も同じ手順で削除できます ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 59 - 会議一覧から削除する場合 手順1. 「会議一覧」をクリックします 手順2. 該当の会議名をクリックします 手順3. 「変更」ボタンをクリックします ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 60 - 手順4. 予約内容の詳細を確認し、 「会議を中止する」をクリックします 注意3. 会議予約中止の連絡を会議参加者（招待メールの送信先）に送る必要がある場合は、開催通知の「設定する」を選 択してください 注意4. 開催中の会議も同じ手順で削除できます 以上で、会議予約の中止は完了です。 以上で、会議の準備は完了です。 ©2010 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 61 -