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共同利用実験に係る書類の提出について
平成２１年８月 共同利用実験に係る書類の提出について 高エネルギー加速器研究機構 総務部研究協力課 共同利用支援室共同利用係 共同利用実験に必要な書類は、採択時及び年度が新しくなる時に提出していただくことになっています。 これらの手続きは、機構の「共同利用者支援システム」https://ganko1.kek.jp/uskek/に必要事項を入力す ることによって行えます。実験参加者が個人毎に入力・提出していただく書類もありますので、実験責任者 の方は、ご面倒でも、各実験参加者に Web 入力を御指示いただくようお願いいたします。 共同利用実験に必要な書類は、実験開始の一週間前又は指定された期限までに入力して下さい。 また、実験参加者は共同利用実験に参加することについて、予め所属長の承諾を得てください。 共同利用者支援システムのユーザーID をお持ちでない方は、ユーザー登録を選択し、下記に従い承諾書 （兼）ユーザー登録届を申請入力してください。 既に共同利用者支援システムのユーザーID をお持ちの方は、承諾書（兼）ユーザー登録届、その他必要な フォームに用務情報を追加入力して、手続きを進めて下さい。 各様式の入力上の注意点等 ＜課題採択時及び年度が新しくなった時に提出＞ ○ 承諾書（兼）ユーザー登録届 ユーザー登録情報が未登録の方：本機構の利用経験が全く無く、「共同利用者支援システム」 https://ganko1.kek.jp/uskek/でのユーザー登録情報が未登録の方は、画面上部右側の「ユーザー登録」ボ タンを押して承諾書（兼）ユーザー登録届に入力してください。 【用務情報】を入力の際は、 「用務グループ（＊）」：つくば／共同利用実験・共同研究・協定研究・施設利用 「用務（＊）」 ：共同利用実験 放射光共同利用実験 「用務詳細（課題番号）（＊）」に課題番号を手入力してください。 この承諾書（兼）ユーザー登録届を提出すると原則として２４時間以内（土日祝日を除く）に、登録ユー ザー名と仮パスワードがメールで返信されます。この時点で、承諾書（兼）ユーザー登録届は受理されたこ ととなり、用務の登録は完了します。（この仮パスワードは４８時間で失効しますので、時間内に自分で変 更してください。） 承諾書（兼）ユーザー登録届の申請入力は年度ごとに必要となりますが、基本情報は登録されているので 次年度からはユーザー情報の変更入力と実験課題等の用務を追加入力するのみで済みます。 今年度既に実験をされた方（または他の用務で既にユーザー登録をされている方）：既にお持ちのユーザ ーID とパスワードでログイン後、新たな課題の追加登録が必要です。左メニュー【利用申請手続き】の２． 未登録の実験・研究用務への承諾書入力の画面で、新たな課題番号を入力・登録してください。原則として ２４時間以内（土日祝日を除く）に、登録が完了したことを e-mail で案内します。この時点で承諾書は提出 されたことになります。このメールを確認後に以下の入力を行ってください。 用務の登録後、実験参加者は左メニュー【利用申請手続】1.登録済み実験・研究用務から手続きを行えま す。 実験責任者は、左メニュー【責任者処理】1.責任者用・申請書出力により、責任者用の申請手続きを行っ てください。また、実験参加者の申請状況も確認できますので、ご利用ください。※ 実験責任者がこの【責任者処理】2.メンバーの権限管理から代理者をご指定いただくことにより、代理者 もこの【責任者処理】から申請手続きを行うことができるようになります。 ※用務登録後、責任者処理が可能となるまでに時間を要する場合があります。 ○ 誓約書 実験責任者の方が提出する書類です。ログイン後、左メニュー【責任者処理】１．責任者用・申請書出力 を選択し、「用務：放射光共同利用実験」「用務詳細：課題番号」を選択後、検索し、【Web 申請可能な申 請書】から「誓約書」を選択して登録してください。 ○ 共同利用実験者等登録届兼外来者放射線作業従事願（様式９− ２） 実験責任者の方が提出する書類です。ログイン後左メニュー【責任者処理】１．責任者用・申請書出力を 選択し、課題番号を選択後、検索し、【Web 申請可能な申請書】から同様式を選択し、実験参加者全員の氏 名、所属、職名が記載されていることを確認の上印刷して今回新たに放射線作業登録された実験参加者分の 「書式１０号登録」欄に○印を記載して提出してください。 (注１)：今回採択となった課題について、実験責任者は放射線登録した実験参加者の様式１０を添付して 提出してください。 ○ 放射線業務従事者認定証明書兼放射線作業従事承諾書（様式１０） 実験参加者全員が提出する書類です。この書類は年度毎に提出してください。（注２）（用務ごとに提出 ではなく、申請期間は当該年度内に限り通年での申請が可能です。（記載事項に変更のある場合を除く。）） ログイン後、左メニュー【利用申請手続】１．登録済み実験・研究用務から当該課題番号の「詳細手続き」 を選択し【WEB 申請可能な申請書】から放射線作業従事承諾書（様式１０）を選び必要事項を入力後、プリ ントアウトし所属機関の公印及び放射線取扱主任者の印を押印後の原本を実験責任者が取りまとめて様式９ －２と併せて実験の 1 週間前までに放射線科学センターに郵送願います。 放射線登録がされていない場合は、共同利用実験ができなくなりますのでご注意ください。 （注２）：前年度に様式１０を提出した方の年度切り替えの更新猶予期間は4月末までとし、5月以降は更新 手続きのない方は管理区域での作業は出来ません。 放射線関係の様式９－２号、１０号の送付先 〒305-0801 茨城県つくば市大穂 1-1 高エネルギー加速器研究機構 放射線科学センター事務室 電話 029-864-5495 FAX 029-864-1993 ○ 口座登録・変更依頼書 機構の旅費を申請される方は、共同利用者支援システムから登録してください。既に登録された方で変更 の無い方は提出不要です。 ＜以下は、ビームタイム毎に提出＞ ○ 出張旅費申請及び宿泊申し込み申請 本機構の旅費を申請する方、機構の宿泊施設を利用する方はその都度共同利用者支援システムから申請し てください。 ・ログイン後、左メニュー【宿泊予約・旅費申請】１．宿泊予約及び旅費申請から申請願います。 ・出張依頼書が必要な方は、機構での承認手続き後に【各種状況確認】１．宿泊・旅費申請状況（許 可証・依頼書印刷）から「出張依頼書印刷」を押して印刷してください。 ・ビームタイムにより旅費を申請できる人数が決まっております。 ・宿泊施設の申し込みを兼ねておりますので必要項目は正確に記入してください。 ・ 出張申請と宿泊予約が同時に行われるなど一定の条件を満たし旅費が承認された出張については、 宿泊料は旅費と相殺され、宿泊料を差し引かれた額が旅費として支払われます。（相殺対象となる かは、【各種状況確認】１．宿泊・旅費申請状況（許可証・依頼書印刷）の画面から確認できます。） ・宿泊のみ申し込まれる方もここから申請してください。 ・申込者が宿泊開始日の２週間前までに申請され、宿泊施設が満室の場合は、満室により外泊と扱わ れますがそれ以後の申請の場合は、自己都合により外泊となります。 ・旅費を申請された方は、出張終了後、ユーザーズオフィスから出張確認のメールが送付されますの で、【各種状況確認】２．旅程確認から旅程確認の操作を行ってください。これは実際に出張が行 われたことの確認になります。 ○ 試料・化学薬品等持ち込み・使用届 ＰＦで実験をするにあたり、各ビームタイム毎に実験責任者（または代理者）が提出する書類です。この 申請も、共同利用者支援システムから行ってください。持ち込み可能な化学薬品か判断する必要があります ので、２週間前までに提出して下さい。持ち込みがない場合も「無し」と記入のうえ、提出してください。 ○ 加熱昇温装置等使用届、特殊ガス使用届 これらの届は、加熱昇温を目的とする装置をＰＦで使用する場合、特殊ガスを使用する場合に実験課題・ ビームタイム毎に、使用開始２週間前までに提出して下さい。この提出も、共同利用係利用者支援システム 上の【利用申請手続】から行ってください。未届けの場合はその使用ができません。 ○ 派遣届 本機構から旅費が支給されない方が提出する書類で、【利用申請手続き】から手続きできます。 ○ 学部学生の実習について（申請） 学部学生の実習については以下の手順で申請してください。 １.指導教員は実習の 1 ヶ月前までに、URL；http://www.kek.jp/uskek/student/ から申請書をダウン ロードし作成の上、共同利用係に提出（郵送または持参）してください。申請者は学部長（いない場 合は学長）となり、公印が必要です。申請期間は当該年度内に限り通年での申請が可能です。ただし、 様式１０号の放射線作業従事期間と同期間としてください。 ２．実習予定者は共同利用者支援システムにアクセスして、ユーザー登録（上記の承諾書（兼）ユーザ ー登録届の項を参照してください）に必要な情報を入力願います。 ３．申請書が届いたことを機構で確認してから実習予定者に ID とパスワードを E-mail で送付します。 実習予定者は、48 時間以内に共同利用者支援システムにログインし、仮パスワードを変更した後、 様式 10 号の必要事項を入力、印刷し、放射線取扱主任者の印および所属長印を押印後に放射線科学 センターに郵送（または持参）してください。 通年での申請をした場合には、指導教員から詳細日程を実習の１週間前までに共同利用係に許可書 の受理番号を明記の上、連絡（Fax または E-mail）してください。宿泊を要する場合には、共同利用 者と同様に、共同利用者支援システムから予約してください。 実習申請書および指導教員からの詳細日程の送付先 〒305-0801 茨城県つくば市大穂 1-1 高エネルギー加速器研究機構 総務部研究協力課共同利用支援室共同利用係 電話 029-864-5126 Fax 029-879-6137 E-mail [email protected] ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 共同利用者支援システムに関する問い合わせ先 ユーザーズオフィス係 電話 029-879-6135 E-mail [email protected] 共同利用実験申請書等に関する問い合わせ先・送付先 共同利用係 電話 029-864-5126 Fax 029-879-6137 E-mail [email protected] 放射線作業従事に関する問い合わせ先・送付先 〒305-0801 茨城県つくば市大穂 1-1 高エネルギー加速器研究機構 放射線科学センター事務室 電話 029-864-5495 Fax 029-864-1993