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平成 28（2016）年度 大田市学校事務グループ運営について
平成 28（2016）年度 大田市学校事務グループ運営について １ 目的 大田市立小学校及び中学校における特色ある学校づくりの推進や，教育の質を高める基盤となる 事務・業務の効率化・適正化及び職員の資質向上等をめざす。 ２ 組織等 別添「平成 28 年度大田市学校事務グループ組織編制」 ３ 所掌事務 事務グループで行う業務。 （１）共同または一括して処理を行うことにより適正化・効率化が図れる事務・業務に関すること。 （２）事務処理体制の整備・改善に関すること （３）学校運営への参画および教育支援に関すること。 （４）事務職員の未配校の支援に関すること。 （５）その他必要な事項に関すること ４ 勤務及び服務等 （１）原則として月 2 回程度とし，地域グループはリーダーが業務部は部長が召集する。 （２）地域グループ内の各事務職員は，地域グループ内の各学校の事務職員を兼務する。 （３）本務校以外において業務を行う場合には，公務出張とし本務校の校長が命ずる。 （４）業務を行う場合の服務の監督は，本務校の校長が行う。 ５ 秘密の保持等 （１）事務グループにおける業務を遂行する上で知り得た個人情報の取り扱いには細心の注意を払い， 守秘義務を厳守しなければならない。 （２）各学校の公文書を持ち出す場合には，各学校の校長の許可を得なければならない。 ６ 事務グループ推進協議会 事務グループの円滑な活動の推進を図るため， 「大田市学校事務グループ推進協議会」を設置す る。 （１）活動の充実，推進 （２）年間計画の承認，実施報告 （３）活動による成果の検証，評価 ７ 代表者会 事務グループの連絡・調整及び協議のために，グループリーダー，サブリーダー，部長，副部長 で構成する「大田市学校事務グループ代表者会」を置く。 代表者会に教育委員会が指名する統括グループリーダーを置き，代表者会の開催等について委任す る。 ８ 市教委で行う事務グループ業務 別添「平成 28 年度市教委での事務グループ業務」 1 平成28年度 区分 4月 推進協議会 大 田 市 学 校 事 務 グ ル ー プ 活 動 計 画 案 代表者会 地域グループ 15日 28日 5月 18日 第1回 業 務 部 その他 15.市事務職員会 27.管事務研 各業務部会（計画） 28.市教研 各グループ会計画 12,13新任事務研修 19,20新任事務研修 6月 26日 第1回 16日 各グループ会 ・ﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ研報告 GIN発行 ・会計取扱要綱について 7月 7,8事務主幹研修 28日 第2回 各業務部会 ・ﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ研報告 8月 3～5全国大会(山形県) 22日 各グループ会 ・ﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ研報告 9.管内研修会(浜田) 9月 9.事務Ｌﾌｫﾛｰｱｯﾌﾟ研修 27日 各業務部会 ・ﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ研報告 10月 21.主事研修 30.新任事務研修 GIN発行 20.21事務主幹研修ﾌｫﾛｰｱｯﾌﾟ研 学校組織運営に関する研修会 11月 11.島事研大会 22日 12月 各業務部会 ・ﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ研報告 8日 各グループ会 1月 島事研セミナー 各業務部会 2月 第2回 「事務Ｇ評価｝について GIN発行 全事研セミナー 16日 各グループ会（反省） 各業務部会（反省） 3月 第3回 時間…１４：３０～１７：００ 2 平成28年度 大田市学校事務グループ地域Ｇ計画案 業務 5月 東 部 中 部 西 部 グループ業務計画の確認 18日 （一中） 6月 16日 旅費請求事務ｸﾞﾙｰﾌﾟ内連携 （朝波小） 扶養手当検認に向けて 新給与ｼｽﾃﾑの状況確認 扶養手当検認に向けて 扶養手当検認に向けて 会計取扱要綱について 相互連携と確認 会計取扱要綱について 相互連携と確認 合銀総合振込について 新給与ｼｽﾃﾑの状況確認 学校会計取扱について ｺﾐｭﾆﾃｨ･ｽｸｰﾙに関する情報交換 (特に公費外会計の取扱等について) 校内備品点検について (ｺﾐｭﾆﾃｨ･ｽｸｰﾙに関する情報交換) 8月 22日 年末調整事務 （市役所） (ｺﾐｭﾆﾃｨ･ｽｸｰﾙに関する情報交換) 12月 新給与ｼｽﾃﾑについて確認 新給与ｼｽﾃﾑについて確認 校内備品点検の状況，不要備品の確認 校内備品点検の状況，不要備品の確認 来年度備品購入計画 就学援助，就学奨励費について確認 ｺﾐｭﾆﾃｨ･ｽｸｰﾙに関する情報交換 来年度営繕要望 校外活動の連携について 8日 旅費請求事務ｸﾞﾙｰﾌﾟ内連携 （長久小） (ｺﾐｭﾆﾃｨ･ｽｸｰﾙに関する情報交換) 新年度に向け「就学援助事務小中連携」 旅費請求について 旅費請求について ・県外旅費と自家用車公務使用について ・県外旅費と自家用車公務使用について 各種補助金（まとめ）について ・就学援助事務小中連携（新年度に向けて） ～２月初旬：「就学援助事務小中連携」 一班連合修学旅行，宿泊体験学習について ｺﾐｭﾆﾃｨ･ｽｸｰﾙに関する情報交換 2月 16日 旅費請求事務ｸﾞﾙｰﾌﾟ内連携 （市役所） 年間のまとめ 年度末事務 中学校入学者に関する情報管理 年度末・始の事務処理について 年度末・始の事務処理について 教職員の異動に関する事務処理について 教職員の異動に関する事務処理について ～「てんにん先生」を使って 今年度の反省と来年度の展望 時間…１４：３０～１７：００ 3 ～「てんにん先生」を使って 今年度の反省と来年度の展望 平成28年度 大田市学校事務グループ業務部計画案 業務 4月 財務部 28日 ・活動計画 （仁摩小） 5月 情報部 ・常時活動確認 （備品・グループウエア・ 児童生徒数・文書共同受付 システム管理） 人事部 ・活動計画 ・ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの見直し・確認 ・常時活動 (給食費徴収受払簿) （ＧＷに報告文書〆切掲載） (｢てんこちゃん｣ﾁｪｯｸﾘｽﾄ) (教育業務連絡指導手当) 6月 7月 28日 ・H27年度教材費の振り （志学中） 返り調査の結果分析 9月 27日 ・H27年度保護者負担経費 （大田三中） 調査集計 （「おたすけくん」の修正） ・GIN発行 ・「作品応募一覧」の作成と ・てんにん先生の見直し 情報提供 ・産休･育休関係の提出書類について ・運用システム一覧表 ・給与システム切り替えに伴う ・校務用ＰＣガイドブック チェック体制についての検討 ・ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの見直し・確認 ・産休･育休関係の提出書類について (市費会計「物品購入票」) ・給与システム切り替えに伴う ・旅費システム チェック体制についての検討 ・口座振替，督促文書の統一 10月 ・GIN発行 11月 22日 ・会計取扱要綱について （大田西中） (実施後の状況把握） ・ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの見直し・確認 ・産休･育休関係の提出書類について (勤務状況報告書) ・給与システム切り替えに伴う (学級・学年会計) チェック体制についての検討 ・文書ﾃﾞｼﾞﾀﾙ管理の視察(川本小) 1月 ・年間の振り返り、反省 ・H28年度教材費の振り返 ・新年度に向け、「常時業務の 共通化・共有化」の点検 ・年間の振り返り、反省 り調査を各校で実施 2月 16日 ・GIN発行 時間…１４：３０～１７：００ 4 平成 28 年度 市教委での事務グループ業務 大田市学校事務グループ １ 趣旨・目的 小・中学校と大田市教育委員会（市教委）との情報共有や意思疎通を円滑にし，学校事 務・業務の効率化や効果的な運営を進めるため，学校事務職員が市教委総務課で，大田市 の事務グループに係る業務を行う。 また，学校事務職員にとっては，事務グループによる業務の改善を進める上で，市教委 の政策決定過程や実情を知ることが有効であり，双方の意思疎通と情報共有が日常的に行 われる必要がある。 ２ 勤務の形 （１）身分 学校事務職員の身分は変えない。必要に応じ，本務校以外の兼任発令を行う。 （２）勤務形態 出張とし本務校の校長が命ずる。原則学校に出勤後，市教委で業務を処理し，学校 に戻り退勤する。長期休業中については，勤務態様を作成し対応する。 ３ 担当者 「事務グループ活動の充実のための加配」を受けている学校の事務職員。 ４ 市教委で担う業務 市教委が行う学校事務業務で事務グループに関わる業務の情報の共有化，改善，整備， 見直し，連携に関すること。また，各校での事務処理を一括処理することで効率化，適正 化，負担軽減が図れる業務。 ５ 市教委での具体的業務 ○学校予算に関すること ・水質検査の一斉実施取りまとめ ・各学校の光熱水費データの提供 ・各学校の電話料金データの提供 ・校長会と小・中学校財政要望について協議 ・保護者負担の在り方について相談 ○学校備品に関すること ・備品のシステム一括登録 ・不用・未使用備品の市内全学校での共用 ○スクールバス活用に関すること ・スクールバス予約管理システム・チェック表の作成 ・スクールバス代の支払い方法について協議 ○就学援助・就学奨励事務に関すること 5 ・就学援助認定通知書・学用品支給通知書の一括作成 ・就学援助費給食費請求書の提出データの取りまとめ ・就学援助費学用品費・就学奨励費・通学費の取りまとめ ・就学奨励費使途明細書の作成 ・就学援助費等個人支給明細書の一括作成 ・就学奨励費システムの作成 ○通学費に関すること ・保護者あて通学費申請書の一括作成 ・通学費の支払い方法について協議 ○教科書事務に関すること ・複式学級教科書について相談 ○文書管理に関すること ・学校あて送付文書の事前確認と受付 ・文書受付簿の更新，管理 ・教育委員会事務局内での文書確認 ・機密文書細断処理希望取りまとめ ・文書管理システムへのファイル一括登録 ・ファイル背ラベルの一括作成 ・就学時健診案内・結果通知書の一括作成 ・校区外就学申請についての保護者あて通知書の一括作成 ○調査・統計に関すること ・PTA 会費の使途調査 ○学校集金，会計に関すること ・各学校の口座振替データ伝送処理および結果受信 ・スクールバス代の支払いや給食費等保護者への返金について一括処理 ・スポーツ振興センター給付金の保護者あて通知書の一括作成 ○情報管理に関すること ・学校用ポータルサイトの作成・管理 ・大田市学校グループウェブの管理・運営 ○学校事務職員未配置校支援に関すること ・大森小学校への定期的な支援（毎週水曜日の午後） ○教育活動支援に関すること ・職場体験活動への事務支援（体験先へのアンケート一括作成・送付，集計表の作成等） ○その他 ・コミュニティ・スクールについて ・学校評価等に SQS アンケートの導入，集計の支援 ・教育委員との懇談会出席 ・教育委員会事務局で行う事務グループ業務についての評価実施 ・中学校関係補助金，中体連補助金等の取りまとめ 6 7 34 中体連選手派遣費補助金 33 中学校吹奏楽部楽器更新補助金 32 中学校部活動補助金 31 中学校文化事業補助金 30 ＳＱＳアンケート導入の支援（都度） 29 プール等水質検査一斉実施とりまとめ 28 ＦＬＳファイル一括登録（都度） 27 校長会と財政要望について協議（都度） 26 文書細断断処理取りまとめ（都度） 25 中学生職場体験学習担当者会 24 就学援助個人支給明細データ作成 23 次年度ファイルラベル一括印刷 22 中学生職場体験学習事前アンケート作成・送付 21 次年度就学援助申請保護者あて案内作成 20 就学時健診保護者あて案内等作成 19 備品一括登録 18 総合振込によるスクールバス代の支払いや保護者への返金（都度） 17 口座振替データ送受信 16 校区外就学許可申請案内作成 15 スポ振給付金保護者あて支給通知作成 14 通学費保護者あて支給通知作成 13 通学費入力 12 通学費申請書の保護者あて文書一括作成 11 就学援助費・奨励費個人支給明細書の一括作成 10 就学奨励費保護者あて支給通知作成 9 就学奨励費入力 8 就学援助費申請書の保護者あて文書一括作成 7 就学援助学用品等保護者あて支給通知作成 6 就学援助校外活動，修学旅行費入力 5 就学援助学用品費入力 4 就学援助保護者あて認定通知作成 3 各校光熱水費使用量 2 就学援助費給食数取り込み 1 学校宛文書の事前受付 事務・業務内容 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● 5月 4月 ● ● ● ● ● ● ● ● 6月 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● 7月 ● ● ● ● ● ● ● ● 8月 ● ● ● ● ● ● ● ● 9月 ● ● ● ● ● ● 10月 平成28年度 事務職員が市教委で取り組む事務グループ業務表 ● ● ● ● ● ● ● ● 11月 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● 12月 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● 1月 ● ● ● ● ● ● ● ● 2月 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● 平成28年4月 3月 8 4月 4月 文化事業補助金 計画書・予算書（年間） 計画書・予算書・報告書・決算書（中国地区大会） 前期報告書 後期報告書 4月 部活動補助金 予算書 決算書 中体連派遣費補助金 春の市中体連主催大会申請・請求 春の石見地区大会申請・請求 競技団体主催大会申請 振込口座報告（派遣・部活動・文化事業共通） 夏の県総体申請・請求 夏の中国大会申請・請求 夏の全国大会申請・請求 秋の市中体連主催大会申請・請求 競技団体主催（前期分）請求（大会後） 秋の石見地区大会申請・請求 次年度予算要望関係資料 県駅伝請求（大会後） 秋・冬の県大会申請・請求 冬の中国大会申請・請求 冬の全国大会申請・請求 中国大会・全国大会成績報告 競技団体主催（後期分）請求（大会後） 5月 5月 ● ● 5月 ● 6月 ● 6月 6月 7月 7月 7月 8月 8月 8月 ● ● ● 9月 10月 11月 12月 1月 9月 10月 11月 12月 1月 ● ● ● 9月 10月 11月 12月 1月 平成28年度 大田市中学校補助金申請等にかかる業務予定表 2月 ● 2月 ● 2月 3月 3月 3月 ○大田市学校事務グループ運営要綱 平成 23 年 8 月 25 日 教育委員会訓令第 2 号 (目的) 第 1 条 大田市立小学校及び中学校における特色ある学校づくりの推進や、教育の質を高める基盤 となる事務・業務の効率化・適正化及び職員の資質向上等を目指した事務グループの設置及び運 営に関し、必要な事項を定める。 (組織等) 第 2 条 事務グループとして地域グループと業務部を置く。 2 地域グループにはグループリーダー及びサブリーダーを置く。 3 業務部は財務部、情報部、人事部とし、各部に部長、副部長を置く。 4 グループリーダー、サブリーダー、部長、副部長は事務リーダーを中心に教育委員会が指名す る。 (所掌事務) 第 3 条 事務グループで行う業務は次の各号に掲げるものとする。 (1) 共同又は一括して処理を行うことにより適正化・効率化が図れる事務・業務に関すること。 (2) 事務処理体制の整備・改善に関すること。 (3) 学校運営への参画及び教育支援に関すること。 (4) 事務職員の未配置校の支援に関すること。 (5) その他必要な事項に関すること。 (勤務及び服務等) 第 4 条 事務グループにおける業務は、原則として月 2 回程度とし、地域グループはグループリー ダーが、業務部は部長が召集する。なお、必要に応じて回数を調整することができる。 2 地域グループ内の各事務職員は、地域グループ内の各学校の事務職員を兼務する。 3 事務グループ活動のために事務職員が所属する学校(以下「本務校」という)以外において業務を 行う場合には、公務出張とし本務校の校長が命ずる。 4 前項に規定する業務を行う場合の服務の監督は、本務校の校長が行う。 (秘密の保持等) 第 5 条 事務職員は、事務グループにおける業務を遂行する上で知り得た個人情報の取り扱いには 細心の注意を払い、守秘義務を厳守しなければならない。 2 各学校の公文書を持ち出す場合には、各学校の校長の許可を得なければならない。 (計画書等) 第 6 条 事務グループは毎年度年間計画書を作成し、各グループ内の校長及び教育委員会へ提出す る。 2 事務グループは毎年度末、事務グループの活動について評価を行い、実施報告書を作成し、各 グループ内の校長及び教育委員会へ提出する。 (事務グループ推進協議会) 第 7 条 事務グループの円滑な活動の推進を図るため、 「大田市学校事務グループ推進協議会」(以 下「協議会」という)を設置する。 2 協議会について必要事項は別に定める。 9 (代表者会) 第 8 条 事務グループの連絡・調整及び協議のために、グループリーダー、サブリーダー、部長、 副部長で構成する「大田市学校事務グループ代表者会」(以下「代表者会」という)を置く。 2 代表者会に教育委員会が指名する統括グループリーダーを置き、代表者会の開催等について委 任する。 (その他) 第 9 条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は別に教育長が定める。 附 則 この訓令は、平成 23 年 9 月 1 日から施行する。 10 ○大田市学校事務グループ推進協議会設置要綱 平成 23 年 8 月 25 日 教育委員会訓令第 3 号 (目的) 第 1 条 大田市学校事務グループ運営要綱第 7 条の規定に基づき、事務グループの円滑な活動の推 進を図るため設置した「大田市学校事務グループ推進協議会」(以下「協議会」という)に関し、 必要な事項を定める。 (組織) 第 2 条 協議会は次に掲げる者で構成する。 (1) 教育委員会教育部長 (2) 教育委員会事務局職員 2名 (3) 小・中学校長の代表者 2名 (4) 小・中学校教頭の代表者 1名 (5) 各地域グループの代表者 各 1 名 (6) その他会長が必要と認める者 (役員) 第 3 条 協議会に会長及び副会長を置く。 2 会長は、教育部長をもって充てる。 3 副会長は 2 名とし、会長が指名する。 4 会長は協議会を代表し、会の円滑な運営を図る。 5 副会長は会長を補佐し、会の円滑な運営に努める。 (会議) 第 4 条 協議会は必要に応じ会長が召集する。 2 協議会は次の事項について協議する。 (1) 事務グループ活動の充実に関すること。 (2) 事務グループの年間計画の承認及び実施報告に関すること。 (3) 事務グループ活動による成果の検証と評価に関すること。 (4) その他事務グループ活動の推進に関すること。 (事務局) 第 5 条 協議会の事務を処理するため、事務局を教育委員会に置く。なお、当分の間、統括グルー プリーダーが事務を処理する。 (その他) 第 6 条 この要綱に定めるもののほか、 協議会の運営に関し必要な事項はその都度協議して定める。 附 則 この訓令は、平成 23 年 9 月 1 日から施行する。 附 則(平成 25 年教委訓令第 2 号) この訓令は、平成 25 年 12 月 1 日から施行する。 11