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TeamPage クイックガイド - バリューネットワークス株式会社
TeamPage は、Team のための Page 1 社にひとつで複数チームの協働作業をサポート TeamPage クイックガイド 第3版 株式会社アプライドナレッジ 本書に記載されている内容は、Ver 3.7.3.01 を使って作成しています。内容は予告無く変更されることがありますのでご了承ください。 TractionR 、TeamPage™ は、米国 Traction Software Inc. の米国における登録商標または商標です。その他の製品名および会社名はそれぞれ、各社の登録商 標または商標です。 著作権者および出版権者の文書による承諾を得ずに、本書の内容の一部あるいは全部を無断で複写・複製・転載することは禁じられています。 Copyrightc 2007 Applied Knowledge Co., Ltd. All Rights Reserved. 目 次 ログイン ページ....................................................................................................................................................................................1 記事の閲覧 ① フロントページ .....................................................................................................................................................2 記事の閲覧 ② ニュースページ ...................................................................................................................................................3 記事の閲覧 ③ カテゴリページ.....................................................................................................................................................4 記事の閲覧 ④ 時系列表示 ..........................................................................................................................................................5 記事の閲覧 ⑤ スレッドのトップに移動.....................................................................................................................................6 記事の閲覧 ⑥ パーソナル スタートページ ...........................................................................................................................7 投稿 ① フォーム................................................................................................................................................................................8 投稿 ② メール ....................................................................................................................................................................................9 投稿 ③ Word のメール送信 ....................................................................................................................................................... 10 投稿 ④ 添付ファイル.................................................................................................................................................................... 11 投稿 ⑤ 画像の投稿と表示 ........................................................................................................................................................ 12 投稿 ⑥ 定型フォーム ................................................................................................................................................................... 13 投稿 ⑦ Traction Instant Publisher （TIP） 2 （ニュース クリッピング ツール） .................................................... 14 コメント ① 記事へのコメント....................................................................................................................................................... 15 コメント ② 段落コメント................................................................................................................................................................. 16 自動保存 .............................................................................................................................................................................................. 17 ラベル ① ラベルを付ける ........................................................................................................................................................... 18 ラベル ② ラベルの付け替えによるタスクフォロー ........................................................................................................... 19 編集 ........................................................................................................................................................................................................ 20 更新の記録 ......................................................................................................................................................................................... 21 記事の相互参照................................................................................................................................................................................ 22 検索 ① キーワード検索 .............................................................................................................................................................. 23 検索 ② 詳細検索........................................................................................................................................................................... 24 削除 ........................................................................................................................................................................................................ 25 プロジェクト メニュー ....................................................................................................................................................................... 26 共有フォルダ....................................................................................................................................................................................... 27 印刷 ........................................................................................................................................................................................................ 28 コレクタ .................................................................................................................................................................................................. 29 Word に出力....................................................................................................................................................................................... 30 PDF に出力 ........................................................................................................................................................................................ 31 RSS に出力 ........................................................................................................................................................................................ 32 メールで転送....................................................................................................................................................................................... 33 メール通知 ........................................................................................................................................................................................... 34 ダイジェスト.......................................................................................................................................................................................... 35 ウィジェット との連携 ...................................................................................................................................................................... 36 Mercury スキン ................................................................................................................................................................................. 38 パーソナル セットアップ ① プロファイルの登録 ............................................................................................................... 39 パーソナル セットアップ ② パスワード................................................................................................................................. 40 サーバー セットアップ ① プロジェクトの作成 .................................................................................................................... 41 サーバー セットアップ ② ユーザーの作成 ......................................................................................................................... 42 サーバー セットアップ ③ ナビゲーションのカスタマイズ............................................................................................... 43 プロジェクト セットアップ ① ラベルの作成 .......................................................................................................................... 44 プロジェクト セットアップ ② メンバーとその権限の設定 ............................................................................................... 45 セキュリティ https://ドメイン ....................................................................................................................................................... 46 ログイン ページ ログイン ページは TeamPage への入り口です。メンバーは割り当てられたユーザー名とパスワードを使って TeamPage にログインします。 ユーザーバリュー ログインページは、企業のロゴを表示させるなど、デザインをカスタマイズできます。また、ログインページで 使用する言語（日本語、英語、フランス語、ドイツ語）を選択できます。 Q&A Q1. メンバー以外のゲストもログインできるのですか？ A1. 設定によります。TeamPage に登録されていないユーザーは「ビジター」として扱われます。ゲストと受け入れた い場合は、「ビジター」に必要な権限を許可します。 Q2. ユーザーが自分で TeamPage に登録することはできますか？ A2. いいえ、できません。 ユーザーを作成できるのは、サーバー管理者だけです。 Q3. パスワードを忘れた場合、自動で再発行、またはユーザー自身がパスワードを変更できる機能はありますか？ A3. はい、パスワード リカバリー機能があります。 1 記事の閲覧 ① フロントページ フロントページは、ログイン直後の組織としてのトップページです。複数のプロジェクトを横断して、それぞれの情報 （記事）をリアルタイムに表示します。 ユーザーバリュー 複数のプロジェクトに携わっている場合でも、それぞれのプロジェクトの新規投稿がフロントページに反映さ れるので、プロジェクトの最新の動きをすばやく把握できます。また、総務からは空調整備の点検、人事か ら人事異動というようなお知らせを表示するなど、フロントページはまさに企業ポータルの役割を果たしま す。 Q&A Q1. 誰が設定するのですか？ A1. サーバー管理者です。 Q2. フロントページに表示される内容は全員同じなのですか？ A2. いいえ、違います。ログインしたメンバーの権限を反映しているので、閲覧する権限のある記事だけが表示され ます。 2 記事の閲覧 ② ニュースページ ニュースページは、プロジェクトに入った直後に表示されるプロジェクトのトップページです。 ユーザーバリュー プロジェクトに関わる全ての情報を、あらかじめ決められたカテゴリに分類して表示します。新聞を読む感覚 で効率よくプロジェクト全体の動きを把握できます。 Q&A Q1. 誰が設定するのですか？ A1. プロジェクト管理者です。 3 記事の閲覧 ③ カテゴリページ カテゴリページは、ユーザーが選択した特定のカテゴリ（ラベルやセクション）をもつ記事、または段落だけを集約し て表示するページです。 セクション一覧 選択したカテゴリ 記事一覧 ラベル一覧 ユーザーバリュー 過去の全記事の中から特定のカテゴリ記事だけを抽出することにより、例えば、次のようなチェックが容易 で、業務のやり残しを防止できます。 • お客様からの問い合わせや要望 • 緊急でしなくてはならないこと • FAQ • 運用ルール Q&A Q1. 目的とするラベルやセクションをどうやって選択するのですか？ A1. 画面左側に表示されるセクションやラベルの一覧からです。一覧表示したいカテゴリをクリックします。 Q2. 特定の箇所（段落）につけたラベルをカテゴリページとして一覧表示できますか？ A2. はい、できます。 4 記事の閲覧 ④ 時系列表示 通常のブログ形式です。記事を投稿順に、日付で区切って表示するページです。 カレンダ 日付で区切られた記事の一覧 ユーザーバリュー 時系列で表示すると、カテゴリに関係なく全ての記事やコメントを日付順に閲覧しながらコメントを書き込む ことができます。”見落とし” がありません。 Q&A Q1. 古い記事から表示できますか？ A1. はい、できます。 新しい記事順、古い記事順、いずれも選択できます。 Q2. Google のように、一定の数で区切って、ページを分けることはできますか？ A2. はい、できます。記事の表示数を指定できます。 Q3. 表示する記事の期間を設定できますか？ A3. はい、できます。画面右上のカレンダを使います。 5 記事の閲覧 ⑤ スレッドのトップに移動 フロントページ、ニュースページをはじめ、カテゴリページ、時系列表示など記事を一覧表示する画面では、コメント のタイトルの横にスレッドのトップを直接表示するためのリンクが表示されます。 ユーザーバリュー コメントを開かなくても、スレッドのトップ（元記事）を表示できるので、コメントのコメントなど、階層が深くなっ た場合でも、記事全体にすばやくアクセスできます。 Q&A Q1. すべてのコメントにこのリンクが表示されるのですか？ A1. はい、そうです。 6 記事の閲覧 ⑥ パーソナル スタートページ ユーザーは、会社既定のトップページ（フロントページ）とは別に、自分用にアレンジしたスタートページをもつことができます。ロ グインすると、フロントページに先立って表示される個人のポータルページです。 ユーザーバリュー 複数のプロジェクトに携わっている場合、それらのプロジェクトから自分が常にウォッチしたいカテゴリ（例え ば、自分の「todo」や「緊急事項」）、あるいは特定の記事をスタートページとして設定し、業務への入り口と して活用できます。プロジェクトごとにチェックしなくても、自分専用の画面で一度にチェックできるので、優先 順位をつけやすく、業務の効率があがります。 Q&A Q1. 複数のプロジェクトの権限がある場合には、どう表示されるのですか？ A1. よくアクセスするプロジェクトや最初に必ずチェックしたいプロジェクトをスタートページに設定できます。 Q2. あるプロジェクトの中で特定のラベルだけをスタートページに表示できるのですか？ A2. はい、できます。任意のプロジェクトの任意のラベルを表示できます。 7 投稿 ① フォーム 白紙のフォームに自由形式で入力して記事を投稿できます。記事の投稿の際には、投稿先のプロジェクトとカテゴリを指定しま す。 ユーザーバリュー アイディア、議事録、テクニカルメモ、顧客との接点情報などを形式にとらわれることなく、自由に書き込め ます。また、色文字やデジタルラインマーカーを利用して文章にメリハリをつけることで、読み手に内容が正 確に伝わります。 Q&A Q1. 表組み、カラー、太字など使えますか？ A1. はい、使えます。 Q2. 定型フォームは使えますか？ A2. はい、使えます。 Q3. 現在表示しているカテゴリに直接投稿できますか？ A3. はい、できます。ニュースページやカテゴリページに表示される、[追加]（または [このラベルで追加] ） ボタンを クリックします。 8 投稿 ② メール メールを使って投稿できます。メールの宛先として、プロジェクト単位で設定されたメールアドレス（プロジェクト メ ールアドレス）を指定します。 ユーザーバリュー 記事投稿というと少しためらいのある方でも、メールアドレスの宛先をプロジェクトのメールアドレス（例えば、 teampage@***.co.jp など）にするだけなら簡単に投稿できます。 また、顧客など外部に送るメールの cc や bcc に該当するプロジェクトのメールアドレスを指定すれば、 TeamPage にも同時に投稿され、他のメンバーにも情報がすぐにもれなく伝わります。 Q&A Q1. 携帯電話のメールや写メールでも投稿できますか？ A1. はい、できます。 Q2. 通常のメール送信となにか違いがありますか？ A2. いいえ、違いはありません。メールの宛先をプロジェクトメールにするだけでプロジェクトに投稿されます。 Q3. ファイルも添付できるのですか？ A3. はい、Word、Excel、PowerPoint など通常のメールと同じように添付できます。また、画像を添付した場合には、 自動的に記事に展開されます。 Q4. メールの振り分けのように、TeamPage 上で自動的にラベルを付けて分類できますか？ A4. はい、できます。メールのタイトルや本文に含まれる文字列で特定のラベルを自動的に付けることができます。 Q5. 1 回のメール送信で複数のプロジェクトに同時に投稿できますか？ A5. はい、できます。投稿したい全てのプロジェクトのメールアドレスを送信先に指定します。 ただし、ひとつのプロジェクト メールアドレスで複数のプロジェクトには投稿できません。 プロジェクトに設定できるメールアドレスは、ひとつです。 9 投稿 ③ Word のメール送信 Microsoft Word の送信機能を使い、プロジェクトメールアドレスに Word 文書を直接送信し、記事として投稿するこ とができます。 ユーザーバリュー いつも使っているアプリケーションから直接投稿ができるので、非常に便利です。 Q&A Q1. Excel からもできますか？ A1. はい、できます。 Q2. 罫線は反映されますか？ A2. はい、反映されます。 10 投稿 ④ 添付ファイル 記事にはファイルを添付できます。 ユーザーバリュー 従来のファイルサーバーでのファイル共有では、一度サーバーにファイルを保存してしまうと、あとからファ イル名だけをたよりに目的のファイルを見つけることは困難でした、しかし、TeamPage では、ファイル作成 の経緯など文脈と結び付けてファイルを添付できるので、あとから探しやすくなります。さらに、完成したファ イルをファイルサーバーに保存するのとは違い、それまでの過程がコメントとして残るので完成までの経緯 を把握できます。 Q&A Q1. どのようなファイルでも添付できるのですか？ A1. はい、Word、Excel、PPT、画像、PDF など日常的に使用するあらゆるファイルを添付できます。また、ファイル は複数添付できます。 Q2. 画像はどのように表示されるのですか？ A2. 単に添付する方法と、記事の中に展開する方法があります。 Q3. 添付ファイルをクリックするとアプリケーションが起動してファイルが開くのですか？ A3. はい、開きます。もちろん、クライアントマシンに必要なアプリケーションがインストールされていることが前提で す。 Q4. 動画も添付できますか？ A4. はい、できます。もちろん、閲覧するにはクライアントマシンに動画を再生するアプリケーションが入っていること が前提です。 11 投稿 ⑤ 画像の投稿と表示 記事本文に画像を表示できます。 ユーザーバリュー 画像を本文中に表示して、わかりやすく情報を伝えることができます。特に、携帯電話のカメラで撮影した写 真をそのまま送信すれば、リアルタイムに情報提供できます。 Q&A Q1. 画像ファイルなら何でも表示できるのですか？ A1. いいえ。使用できるファイル形式は、gif、jpg、png フです。 Q2. 位置を指定したり、画像の大きさを変更したりできますか？ A2. はい、できます。画面の挿入画面で指定します。 Q3. 行中に表示することはできますか？ A3. はい、できます。 12 投稿 ⑥ 定型フォーム 決まった書式を繰り返し使う場合、例えば日報などでは定型フォームをテンプレートとして登録し、いつでも使用で きます。 ② ③ ① ユーザーバリュー 日報、月報、PC 貸出票、顧客カード等々、書き込む項目があらかじめ決まっており、メンバーが頻繁に使用 する情報の入力は、定型フォームを使うと簡単です。 設定されている項目に入力すれば、必要な情報が抜けてしまうこともありません。テンプレートは必要に応 じていくつでも作成できます。 Q&A Q1. 自分だけが使う、個人的な定型フォームを作成できますか？ A1. はい、作成できます。 Q2. ワンクリックで簡単に定型フォームを呼び出すことはできますか？ A2. はい、できます。 13 投稿 ⑦ Traction Instant Publisher （TIP） 2 （ニュース クリッピング ツール） TeamPage に付属しているニュースクリッピングツール TIP2 を使い、注目すべきホームページやコンピュータの スクリーンショットを簡単に切り取って記事として投稿できます。 ユーザーバリュー 設計図や計測器から出力されたグラフ、Excel シートの一部など、デスクトップの画面もキャプチャできま す。 Q&A Q1. TIP2 は別売りのオプションですか？ A1. いいえ、TeamPage に付属しているアプリケーションツールです。TeamPage からダウンロードしていただけれ ば、どなたでもお使いになれます。 Q2. Internet Explorer にアドインできますか？ A2. はい、アドインできます。 Q3. インターネット上の情報を自動収集できますか？ A3. いいえ、標準ではできません。パートナーである QL2 Software の WebQL と連携することで実現できます。 14 コメント ① 記事へのコメント 投稿された記事に対してコメントできます。記事本文の下に表示されているコメント ボックスに入力します。 ユーザーバリュー 従来のメールによる１：１、あるいは１：N のやりとりが、TeamPage という共同のスペースを利用することで、 メンバー同士のコメントという形で対話できるようになります。それにより業務遂行がスムーズになると同時 に、仕事のプロセスが残り、メンバーで共有することができます。 Q&A Q1. コメントにコメントできますか？ A1. はい、できます。スレッド表示されます。 Q2. コメントできる人を限定できますか？ A2. はい、できます。権限の付与により限定できます。 Q3. コメントをすぐには表示しないで、内容を確認してから表示するようにできますか？ A3. はい、できます。モデレート機能を利用して、一時的に別のプロジェクトで受け取ることができます。 Q5. コメントのないタイプの記事も投稿できますか？ A5. はい、できます。 Wiki タイプでの投稿も用意されています。投稿画面で選択できます。 Q4. コメントにファイルを添付できますか？ A4. はい、できます。 コメント ボックスの右下にある をクリックすると、新規投稿と同じ画面を使って投稿できます。 15 コメント ② 段落コメント 記事の本文中にコメントを割り込ませることができます。段落コメント、またはインライン コメントと呼ばれる機能で す。 ユーザーバリュー 質問に対して回答する、上司が部下に対して指示を出す、他のメンバーの意見にコメントする等、その言い たい箇所に直接コメントを書き込めます。まさに「かゆいところに手が届く」状態で、非常に便利です。 TeamPage でお客さまに一番喜ばれている機能です。 Q&A Q1. 段落は投稿すると自然とできるのですか？ A1. いいえ。段落を分けたい（コメントを入れてほしい）ところで改行します。 16 自動保存 入力中の記事やコメントは、一定間隔で下書きとして、時刻と合わせて自動保存されます。保存された下書きは、 投稿画面でいつでも呼び出すことができます。 ユーザーバリュー 保存した時刻も記録されるので、いつごろ入力した下書きかがわかります。また、入力中にほかのページに アクセスしてしまっても、下書きがあるので、入力画面に戻ってから続きを入力できます。 Q&A Q1. 自動保存された下書きは削除できますか？ A1. はい、できます。投稿画面で下書きを呼び出してから削除します。 Q2. どれくらいの間隔で保存されるのですか？ A2. 既 定 では、20 秒 です。 Q3. 保存する間隔は変更できるのですか？ A3. はい、できます。サーバー レベルでも、ユーザーレベルでも任意の間隔に設定できます。 17 ラベル ① ラベルを付ける コメントと同様に、記事全体だけでなく、段落にもラベルを付けることができます。ラベルを付けることにより、記事 や段落に意味付けしたり、分析したりできます。貼付されたラベルをクリックすると、そのラベルのカテゴリページが 表示されます。 ユーザーバリュー 代表的なラベルによるメリットは次のとおりです。 • todo リスト todo：yamada、todo：suzuki など、個人の todo ラベルを使うと、スタッフ別の todo リストとして利用でき、自分 や他の人の仕事が何なのか、どれだけ残っているかを簡単に把握できます。 • 優先順位の把握 優先順位（priority1、2、3 など）のラベルを使うと、最優先させなければならない案件が明確になります。片付け やすい業務からでなく、重要かつ迅速な対応が必要な業務からとりかかるようになります。 • 顧客からの要望 顧客からの要望ラベルを使うと、現在どのような要望があるのか、どういう傾向の要望が多いか、などをチェックで きます。 • 顧客からのクレーム 顧客からのクレームラベルを使うと、現在どのようなクレームがあるのか、どういう傾向のクレームが多いか、など をチェックできます。また、todo/done ラベルと組み合わせるとクレームへの対応の有無もチェックできます。 • 受注した要因 受注した要因ラベルを使うと、先輩、ベテラン営業マン、または同僚がうまく取引をまとめた要因が分かります。特 に、新人はこれらを参考にしながら営業活動をすすめることができます。 Q&A Q1. 複数のラベルを付けることはできますか？ A1. はい、できます。 Q2. ラベルは自動的に付くのですか？ A2. いいえ、ラベルはユーザーが手 動 で付 けます。文 脈 や意 味 を考 えて、適 切 なラベルを付けます。 18 ラベル ② ラベルの付け替えによるタスクフォロー 例えば todo ラベルを done にする、Question ラベルを Answered にするなど、ラベルを付け替えることで、タ スクをフォローできます。 ユーザーバリュー 例えば、次のように業務の進捗を把握するのに役立ちます。 • 仕事が終わったら ”todo” から ”done” に • 質問に回答がつけられたら “解決済み” に • システムの不具合が解決したら “解決済み” に • お客さまからの要望にきちんと応えられたら “回答済み” に Q&A Q1. ラベルを付け替えた記録は残りますか？ A1. はい、全ての操作記録が残ります。 記事の詳細に表示されている “関連と経過” をクリックするとその記事に対する全ての操作の履歴が表示され ます。 Q2. ラベルは誰が作成するのですか？ A2. プロジェクトの管理者です。 Q3. ラベルは誰が付けるのですか？ A3. プロジェクトの運用方法によります。管理者が行う場合とメンバー各自で行う場合があります。 Q4. ラベルの付け替えは簡単にできますか？ A4. はい、簡単にできます。また、例えば “todo” を “done” にするなど、頻繁に実行する付け替えは、「アクション」 という機能を利用してワンクリックで実行できるように設定できます。 19 編集 投稿された記事は、必要に応じて編集できます。 ユーザーバリュー 投稿後でも内容を書き替えたり、ファイルを添付したりできます。また、更新履歴が残っているので更新の 経緯も把握できます。 Q&A Q1. 編集記録は残りますか？ A1. はい、残ります。更新履歴として保存され、いつでも確認できます。 Q2. 誰でも編集できてしまうのですか？ A2. 記事を編集する権限があるユーザーだけです。 Q3. 他の人の記事でも編集できてしまうのですか？ A3. 権限の設定によります。「自分の記事しか編集できない」ように設定することもできます。 20 更新の記録 記事を更新した場合、誰がどのように更新したのかを確認できます。 ユーザーバリュー 社内で用語集を作成する場合、ひとつのキーワードの解説をメンバーが何回訂正しても、誰がいつ、どこを どのように修正したのかが分かります。 プレスリリースなどを複数人でチェックする場合でも、更新履歴が残るので、どのような変遷をたどって最終 案が完成したかが分かります。 グループでの編集が可能となり、プロジェクトの成果物を残すのに役立ちます。 Q&A Q1. 複数回更新した場合には、どの回と比較できるのですか？ A1. 一度に比較できる記事は 2 つですが、比較する対象は任意に選択できます。 21 記事の相互参照 内容が関連する記事や参考になる記事など、本文に参照したい記事の記事番号を入力すると、お互いの記事が 自動的にリンクします。リンク先の記事のタイトルがリンク文字列として表示されるので、クリックするだけでリンク 先の記事を表示することができます。 ユーザーバリュー すでに投稿されている記事の補足やその後の情報などは、投稿済みの記事とリンクすることで、経緯を再 度説明することなく、必要な情報だけを投稿すればすみます。 また、リンクされた記事には、それぞれ「どの記事から参照されているか」、「どの記事を参照しているか」が クロスリファレンスとして表示されるので、投稿された記事がプロジェクト内でどのように活用されているかも 簡単に把握できます。 Q&A Q1. 他のプロジェクトの記事もリンクできるのですか？ A1. はい、他のプロジェクトの記事を読む権限があればできます。 Q2. 一度設定したリンクを解除できますか？ A2. はい、できます。 Q3. リンクはいくつまで設定できますか？ A3. 必要なだけいくつでも設定できます。 22 検索 ① キーワード検索 TeamPage には全文検索機能があり、キーワードで検索できます。 ユーザーバリュー 情報を探す時間が、メールを探す時間の 1/4 以下になります（当社実験値）。 Q&A Q1. 添付ファイルの内容も検索できますか？ A1. 標準ではできません。添付ファイルの内容も検索するためのモジュール FASTInstream をオプション（別売）とし てご用意しています。 Q2. 期間や投稿者による絞り込みはできますか？ A2. はい。詳細検索機能（次ページ参照）を使います。 23 検索 ② 詳細検索 詳細検索機能を使うと、キーワードの他に期間、投稿者、ラベル、プロジェクトを限定して検索できます。 ユーザーバリュー キーワードだけでなく期間、ラベル、投稿者などもたよりに検索をかければ、より早く目的の情報に到達でき ます。 Q&A Q1. 複数のプロジェクトを検索対象にできますか？ A1. はい、できます。権限のあるプロジェクトを複数、あるいは全てのプロジェクトを検索対象に指定できます。 24 削除 投稿された記事は、必要に応じて削除できます。 ユーザーバリュー 不要になった記事やコメント、不適切な発言を削除できます。 Q&A Q1. 削除記録は残りますか？ A1. はい、残ります。 Q2. 削除した記事を元に戻せますか？ A2. いいえ、元に戻すことはできません。削除には注意が必要です。 Q3. 誰の記事でも削除できてしまうのですか？ A3. 記事を削除する権限があるユーザーだけです。「自分の記事しか削除できない」ように設定することができます。 25 プロジェクト メニュー プロジェクトで使用頻度の高い操作や記事を、プロジェクト メニューとして、画面右側に登録することができます。 ユーザーバリュー 例えば定型フォームの呼び出しなど、プロジェクトごとに必要な作業を定型化できるので、業務効率があが ります。 Q&A Q1. プロジェクト メニューとして考えられるのは、どのようなものがありますか？ A1. 次のようなものが考えられます。 • 頻繁に実行する検索条件（キーワードやラベル） • 定型フォームへのアクセス • 外部サイトへのリンク • スケジュールや会議室予約システムへのアクセス 26 共有フォルダ プロジェクトごとに共有フォルダが割り当てられます。共有フォルダにファイルをアップロードして、プロジェクトのメ ンバー間で共有したり、バージョンを管理したりできます。 ユーザーバリュー プロジェクトに必要なファイル、またはプロジェクトの成果としてのファイルを共有できます。また、バージョン を管理できるので、複数のプロジェクトメンバーで確実にグループ編集できます。 Q&A Q1. 共有フォルダはプロジェクトのメンバーなら誰でも使えてしまうのですか？ A1. いいえ、権限が必要です。共有フォルダに関する権限は、大きく次の 3 つがあります。 • 共有フォルダにアクセスする権限 • 共有フォルダにファイルをアップロードできる権限 • 共有フォルダのファイルを更新する権限 Q2. 共有フォルダを使うとすべてのファイルがバージョン管理されるのですか？ A2. いいえ、違います。バージョン管理する／しないは、ファイルごとに設定できます。 27 印刷 投稿された記事は画面のコピーではなく、印刷用のフォーマートを使って印刷対象を細かく設定できます。 ユーザーバリュー コメントも併せて印刷できるので全体の経緯がわかりとても便利です。また、ブラウザの印刷機能と違い、 必要に応じて印刷したい段落だけを印刷することもできます。 Q&A Q1. 複数の記事をまとめて印刷できますか？ A1. はい、できます。 Q2. コメントを含めないで印刷できますか？ A2. はい、できます。詳細設定で印刷しない項目を指定して、必要な部分だけを選択して印刷できます。 28 コレクタ コレクタを使うと、Web ブラウザのブックマーク（お気に入り）のように必要な記事を一つに集めることがきます。 ユーザーバリュー よく使う記事や注目している記事などをコレクタに集めておくことで、必要な情報にすばやくアクセスできま す。 必要な記事をそのつどコレクタに追加できるので、検索やカテゴリページなどでは一覧表示できない複数の 記事も一覧表示したり、一度に印刷したりできます。 Q&A Q1. コレクタは保存できますか？ A1. はい、できます。保存したコレクタは、"マイコレクタ" からいつでも呼び出すことができます。 Q2. 保存したコレクタは、他のメンバーから見ることができるのですか？ A2. いいえ、できません。 29 Word に出力 投稿された記事を Microsoft Word* のファイルとして出力(エクスポート)できます。 ユーザーバリュー ビジネス文書の作成に役立ちます。お客さまに提出する資料も記事から直接作成できます。また、使用頻 度の高い書類の形式をテンプレートとして保存できるので、定期的な報告書などもすばやく作成できます。 Q&A * Q1. 記事内容を Word に貼り付けるのですか？ A1. いいえ、コピーアンドペーストしなくても Word にそのまま出力できます。 Microsoft Word 2003 以降が必要です。 30 PDF に出力 投稿された記事を PDF として出力できます。 ユーザーバリュー 社外に提出するファイルでも、改変不可能な形式にできるので安心です。また、Word への出力と同様に、 使用頻度の高い書類の形式をテンプレートとして保存できます。 Q&A Q1. Adobe Acrobat がないと PDF 出力機能は使えないのですか？ A1. いいえ、PDF に変換するソフトウェアがなくても PDF に出力できます。TeamPage 自体に PDF 作成機能があ ります。 31 RSS に出力 新着記事を RSS として出力できます。これにより、複数のサイトの閲覧が容易になります。 ユーザーバリュー 社内情報だけでなく、外部サイトの記事も含めて一覧できます。 Q&A Q1. RSS を自動的に読んで記事にできますか？ A1. 標準ではできません。 RSS を自動的に TeamPage に取り込むためのオプション(別売)をご用意しています。 32 メールで転送 投稿された記事を必要に応じてメンバー以外にもメールで転送できます。 ユーザーバリュー メンバーが投稿した記事が、自分の顧客に役に立つ情報だった場合、その記事を顧客に直接メールで転送 できます。もちろん不必要な部分は削除できます。社内での情報共有が顧客へのサービス向上にもつなが ります。 Q&A Q1. アドレスブックは使えますか？ A1. 登録されているユーザーは、TeamPage のアドレスブック機能で選択できます。 Q2. 画像も一緒に転送できるのですか？ A2. はい、転送できます。 Q3. メール内に TeamPage へのリンクはありますか？ A3. リンクを付けることも、はずすこともできます。 Q4. 記事をメールで受け取った人は、TeamPage にログインして記事を読めるのですか？ A4. 権限のあるメンバーはログインできます。メンバー以外はログインできません。 33 メール通知 投稿や更新があった時に、メールでお知らせを受け取ることができます。この機能により、新規投稿や更新を確認 するために TeamPage にアクセスする必要がなくなります。メール通知を確認して、必要に応じて TeamPage に アクセスします。 ユーザーバリュー 従来のメールを使った業務スタイルは変えずに、情報を共有しながら業務をスムーズに進めることができま す。 Q&A Q1. 通知メールから直接 TeamPage にアクセスして、記事を見られるのですか？ A1. はい、メールには TeamPage へのリンクが含まれています。 Q2. メール通知を受けるプロジェクトを選択できますか？ A2. いいえ、できません。 Q3. 特定のラベルが付いた記事の投稿だけを通知してくれますか？ A3. いいえ、特定のラベルが付いた記事だけお知らせする、ということはできません。 Q4. どのプロジェクトの通知かわかりますか？ 権限のあるプロジェクトすべての投稿記事のお知らせが送信されます。 A4. はい。メールの送信者としてプロジェクト名を設定できます。 Q5. 誰かが記事を編集した場合にも、通知されるのですか？ A5. はい、記事の編集や削除のときも通知されます。ただし、「編集や削除は通知しない」ように設定することもでき ます。 Q6 メールで通知されると、メールの数がまた増えてしまいませんか？ A6. 通知メールは読んだら削除しても大丈夫です。記事は全て TeamPage にあります。 34 ダイジェスト 投稿ごとの通知ではなく、指定した頻度で、投稿のあった記事へのリンクをまとめて１つのメール（ダイジェスト メ ール）として受け取ることもできます。 ユーザーバリュー 管理職の立場の方には、投稿ごとの通知ではなく、一日の終わりに部下が投稿した記事をまとめて読むダ イジェスト機能が便利です。 例えば、 • • • A 君のプロジェクトは、来月のイベントに向けて各人がよく動いている B 君のプロジェクトは、海外支店からの投稿が多く現地の情報がよくわかる C 君のプロジェクトは、新製品開発も第 4 ステップで来月の納品には間に合いそうだ など、管理下にあるプロジェクトの動向を平行して確認できるので、それぞれの進捗を把握するのに役立ち ます。 Q&A Q1. ダイジェストを受け取るプロジェクトを選択できますか？ A1. はい、選択できます。 35 ウィジェット との連携 例えば、Google™ マップ、3D CAD、Mindjet® MindManager®、PDF などを記事の一部として表示させることが できます。 ユーザーバリュー Mindjet® MindManager® が記事に表示されることで、ディスカッションのフレームワークの提示、3D CAD の表示では TeamPage 上での協調設計が可能になります。ディスカッションの内容や設計の経緯を残す ことができます。また、カレンダを共有することでメンバーのスケジュール調整することも可能です。 Q&A Q1. ウィジェット の挿入は簡単にできますか？ A1. はい、できます。投稿画面のツールバーに [ウィジェット の挿入] が用意されているので、画像ファイルと同様に 簡単に挿入できます。 Q2. どのような ウィジェット が使えるのですか？ A2. 標準では、次の ウィジェット を挿入できます。 • Flash Presentation / 動画 • Google Calendar • Google マップ • JT2Go 3D Viewer • Mindjet マインドマップ • Paypal [Buy Now] ボタン • PDF ドキュメント • QuickTime ムービー • RealMedia • SDL を含める 36 • UPS.com トラッキングへのリンク • WindowsMedia • YouTube ムービーキー • ファイルのリスト • メディア リソース • 記事のセクション 37 Mercury スキン 公開サイト用と社内用の 2 つのプロジェクトを持つスキンです。公開サイト用プロジェクトは、インターネット上に 公開する企業サイトの画面構成となっています。 公開サイト用プロジェクト 社内向けプロジェクト ユーザーバリュー HTML を知らなくても通常の記事投稿と同じように、どなたでも画像やリンクを利用した効果的なコンテンツ を作成できるので、コンテンツの更新も簡単です。また、社内で検討しながらコンテンツを完成させ、そのま まサイトの情報として公開できます。 Q&A Q1. Mercury スキンは別売りのオプションですか？ A1. いいえ、カスタマイズしたスキンのサンプルとして、無償で提供いたします。ご希望の場合は、お問い合わせくだ さい。 38 パーソナル セットアップ ① プロファイルの登録 ユーザーは必要に応じて自分のプロファイルを公開できます。 ユーザーバリュー その他の情報に得意な分野や実績などをプロファイルとして入力しておくと、Know Who としても利用でき ます。 Q&A Q1. メールアドレスを登録したくないのですができますか？ A1. はい、できます。ただし、メールから投稿したり、通知メールを受け取ったりできません。 39 パーソナル セットアップ ② パスワード パスワードはメンバーが各自で管理します。サーバー管理者がオーバーライトし、安全性を高めることもできます。 Q&A Q1. パスワードの変更を要求できますか？ A1. はい、できます。ただし、サーバー管理者の権限が必要です。 40 サーバー セットアップ ① プロジェクトの作成 サーバー管理者がプロジェクトを作成します。 Q&A Q1. プロジェクトを削除できますか？ A1. いいえ、できません。不要になったプロジェクトは非アクティブにし、管理者以外のアクセス権限を削除します。 Q2. プロジェクト名を変更できますか？ A2. いいえ、できません。プロジェクトの作成後にプロジェクト名は変更できません。 41 サーバー セットアップ ② ユーザーの作成 サーバー管理者はサイト全体のユーザーを作成します。作成されたユーザーを、プロジェクトの管理者が、プロジ ェクトに追加します。 Q&A Q1. ユーザーを削除できますか？ A1. いいえ、できません。必要に応じて、非アクティブにします。 Q2. ユーザー名を変更できますか？ A2. はい、できます。必要に応じてサーバー管理者が変更します。 Q3. Active Directory や LDAP と連携できますか？ A3. はい、できます。 42 サーバー セットアップ ③ ナビゲーションのカスタマイズ サーバー管理者は必要に応じてフロントページなどのナビゲーションをカスタマイズし、プロジェクトやラベルを整 理することができます。 Q&A Q1. プロジェクト名やラベル名を任意の順番に表示できますか？ A1. はい、できます。業務に即してグループ化したり、階層化したりできます。 43 プロジェクト セットアップ ① ラベルの作成 プロジェクト管理者は、そのプロジェクトで使う情報カテゴリをラベルとして作成します。 Q&A Q1. ラベルを削除できますか？ A1. いいえ、できません。必要に応じて、非アクティブにします。 Q2. ラベル名を変更できますか？ A2. いいえ、できません。不要になったラベルは非アクティブにし、必要なラベルをラベル新規作成します。 44 プロジェクト セットアップ ② メンバーとその権限の設定 プロジェクト管理者は、サーバー管理者が作成したユーザーをメンバーとしてプロジェクトに追加し、それぞれの権 限を設定します。 ユーザーバリュー 権限ごとのグループを作成し、グループにユーザーを追加すれば、ユーザーや権限を管理しやすくなりま す。 Q&A Q1. グループ内の特定の人だけに特別な権限の設定ができますか？ A1. はい、できます。グループとは別に単独のユーザーとして追加し、必要な権限を許可、または不許可にします。 45 セキュリティ https://ドメイン サーバー管理者は http に代えて、https プロトコルにする、あるいはアクセスしてくるドメインを限定できます。 ユーザーバリュー 暗号化したり、アクセスできるドメインを限定したりすることで、インターネット上でも安全に運用できます。 Q&A Q1. Verisign などの認証は使えますか？ A1. はい、使用できます。 Q2. アクセスできるドメインを複数指定できますか？ A2. はい、できます。 46 TeamPage クイックガイド 第3版 改訂日 2007 年 4 月 10 日 初版作成日 2006 年 12 月 1 日 作成 株式会社アプライドナレッジ お問い合わせ TEL 045-441-4871/ e-mail [email protected] 〒220-0011 神奈川県横浜市西区高島2−5−12 横浜DKビル7F TEL: 045-441-4871（代）E-mail：[email protected] http://www.akj.co.jp