4.2 電子メール

4.2. 電子メール
4.2
電子メール
4.2.1
電子メールとは
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電子メール（E-Mail）は、コンピュータを使って手紙をやり取りするシステムです。電子メールは、下
の図のようにメールサーバを介して行われます。
専修大学の
メールサーバー
相手の
メールサーバー
自分が使って
いるパソコン
相手の
パソコン
図 4.1: 電子メールのイメージ
電子メールを送るには、まず、電子メールソフト使って、電子メールの内容を作成します。次に、電子
メールソフトに送信を指示すると、専修大学のメールサーバーを介して、相手先のメールサーバーに送り
ます。そして、メールの相手先の人が電子メールソフトで相手先のメールサーバーから電子メールを読み
出します。
逆に、相手先が電子メールを送ると、相手先のメールサーバーを介して、専修大学のメールサーバーに
電子メールを届けます。あなたは、電子メールソフトを使って、専修大学のメールサーバーに貯えられて
いるメールを読み出します。
したがって、電子メールを送付しても、メールの送付先の人が、電子メールソフトを使って、メールサー
バーから読み出さない限り相手に届きません。電子メールを送付するとき、相手が常に電子メールを読ん
でいるかどうか確認したほうが安全です（よく電子メールアドレスを名刺等にかいていても滅多に読まな
い人がいます）。また、人に電子メールアドレスを教えた場合、できれば毎日、少なくても週に１度は確認
するようにしましょう。
4.2.2
電子メールアドレス
電子メールを送るとき、郵政省の手紙に住所が必要なように、E-MAIL アドレスが必要です。E-MAIL
アドレスは、
ユーザ ID(またはユーザー名)@メールサーバー
となります。皆さんのは、
ユーザー [email protected]
です。たとえば、ユーザー ID が「c880105」の学生は、
[email protected]
となります。
2
このような形で、E-MAIL アドレスを持っている人には電子メールを送受信を行うことができます。ま
た、ニフティサーブなどのパソコン通信（一部）にユーザー ID を持っている人にも送れます。ニフティサー
ブの場合、
ニフティサーブのユーザー [email protected]
例えば、AAA01234 の人は、「[email protected]」になります。
4.2.3
電子メールソフトの起動・初期設定
電子メールの送受信も Netscape を使って行います。受信するためには、そのためのディレクトリ（フォ
ルダー）などの設定が必要です。
4.2.4
フォルダーの作成
è デスクトップの xxxxxx へのショートカット のアイコンをダブルクリック（xxxxx は自分のユーザー
ID）
è プルダウンメニューの ファイル (F) ! 新規作成 ! フォルダー
è 「新しいホルダー」と表示されている部分を「netscape」に変更する。もし、うまく変更できないとき
は、新しいホルダーのアイコンをクリックし、プルダウンメニューの ファイル (F) ! 名前の変更
としてみる。
è 名前を「netscape」に変更したアイコンをダブルクリックする。
è プルダウンメニューの ファイル (F) ! 新規作成 ! フォルダー
è 「新しいホルダー」と表示されている部分を「mail」に変更する。
初期設定
è netscape を起動する。
è プルダウンメニューの option ! Mail and News Preference
è composition のタグをクリック
è 下のような画面が表示されます。
4.2. 電子メール
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図 4.2: 初期設定 1
Mail File 「H:￥c01234567￥netscape￥mail￥sent」に変更する。ただし、
「c01234567」は、自分のユー
ザー ID
次に、 Server のタグをクリックします。
図 4.3: 初期設定 2
Outgoing Mail(SMTP) Server 「smtp.isc.senshu-u.ac.jp」に変更する。
Incoming Mail(POP3) Server 「pop3.isc.senshu-u.ac.jp」に変更する。
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POP3 User Name 自分のユーザー ID に変更する。
Mail Directory 「H:￥c01234567￥netscape￥mail」に変更する。ただし、
「c01234567」は、自分のユー
ザー ID
Identity のタグをクリックして、名前と Email アドレスが正しく設定されているか確認する。
4.2.5
メールの送信
実際に送受信するには、電子メール関係のウインドウに切り替えてから送信します。
è プルダウンメニューの Window ! Netscape Mail
è ここで、パスワードを聞いてきます。パスワードを入力してください。
è to:mail のアイコンをクリック
è 下のような画面が表示されます。
図 4.4: Mail の送信の画面
パスワードを聞いてこなかったり、エラーが表示されっる場合があります。これは、 Server の設定を確認
しましょう。
次に、あて先、表題、本文を書いていきます。
Mail To: 宛先の電子メールアドレス（半角英数字、漢字入力モードを OFF にして入力）を書きます。複
数の人に送るには、「,」で区切って指定します。
[email protected],[email protected]
4.2. 電子メール
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Cc: メールの宛先ではないけれども、メールの内容を見ておいて欲しい人に送ります。CC は、カーボン・
コピーの略です。たとえば、あるグループを代表してグループ外の人にメールを送るとき、グループ
内の人にもコピーを渡すことに対応します。また、自分あてにもメールを送って、控えにすることも
よくおこなわれます。
Subject: 電子メールのタイトルを書きます。うまく、漢字を処理できないメールサーバーがあるので、で
きるだけ半角の英数字で書くようにしましょう。
本文: 本文には、手紙の本文を書いていきます。本文の最初には、自分の所属や名前を書きます。また最
後には、自分の所属、名前、 E-MAIL アドレス等を書きます。
日本語文字が入力できない場合があります。これは、文字の設定がおかしい場合です。
「Document Encodeing
」の設定を「Japanise(Auto)」にしてください。
注意
電子メールなどインターネットでは、半角カタカナを使ってはいけません。半角カタカナを使った電子
メールは、文字化け（文字がぐちゃぐちゃに表示される）して、相手が読めない可能性が高いです。電子
メールと同様に掲示板やアンケート、ホームページに半角カタカナを使ってはいけません。
全角カタカナ（
使用可）
コンピューター
メールサーバー
半角ｶﾀｶﾅ（使用不可）
ｺﾝﾋﾟｭｰﾀｰ
ﾒｰﾙｻｰﾊﾞｰ
図 4.5: 半角のカタカナは使わない
電子メールの場合、あまり形式ばらずに書きます。したがって、挨拶や前略、草々などは、書きません。
TPO に合わせて、つける場合もあります。電子メールは、手紙だけではなく、電話、FAX、メモの回覧、
ミーティングに相当するコミニュケーション手段です。例を挙げます。
SUB:HAPPYOUKAI
TO:a880010 @isc.senshu-u.ac.jp
CC:[email protected]
○×ゼミの２年生へ
専修大学○×ゼミの△山です
ゼミの研究発表会のお知らせ
下記のように○×ゼミの研究発表会を行いますので、参加をお願いします。
会合名：○×ゼミ発表会
日時：１月３０日１０時∼１７時
場所：生田校舎 ７号館ゼミ７１
先生から「２年生の皆さんは、発表の聴講と質問のみですが、４月からの研究の参考になるので、学年
末試験の場合を除いて、参加するように」とのことです。
なお、確認のため、
[email protected]
まで、出欠のメールをお送りください。
△山□子
専修大学商学部○×ゼミナール
[email protected]
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送信するときは、 Send のアイコンをクリックします。近くにいる人のメールアドレスを聞き、送ってみま
しょう。 Send のアイコンをクリックしてもエラーが表示されることがあります。これは、 composition
の設定が正しく行われていない可能性が高いです。
4.2.6
電子メールの受信
電子メールを受信するには、
「Netscape Mail」のウインドウの Get Mail のボタンをクリックします。パ
スワードを聞いてきますので、パスワードを入力してください。下のようにウインドウの右に受信したメー
ルが表示されます。
図 4.6: Mail の受信の画面
みたいメールをクリックすれば、見ることができます。また、Mail Folder の中の Sent のフォルダーに
は、すでに発信した Mail の控えが保存されています。
4.2.7
電子メールの返信
表示されているメールに返信を書くときには、受け取ったメールを表示している状態で、 Re:Mail のア
イコンをクリックします。
4.2. 電子メール
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図 4.7: Mail の返信の画面
返事の場合、SUB の欄には、RE:と書き、元のメールの SUB を書きます。
（Netscape Mail では、自動的に
この作業を行います。）相手のメールに反応するときは、相手のメールの対応する部分を引用します。このと
き、引用記号（「>」を使うことが多いようです。）を文頭につけます。この引用の下に自分の反応（返事や意
見）を書きます。このようなことは、手紙では行われませんが、電子メールでは一般的に行われています。例：
SUB:RE: HAPPYOUKAI
TO: [email protected]
CC:[email protected]
専修大学商学部○×ゼミナール △山□子様
○×ゼミの新入ゼミ生の○木□夫です。
ゼミの研究発表会のお知らせを送っていただきありがとうございます。
> 会合名：○×ゼミ発表会
> 日時：１月３０日１０時∼１７時
> 場所：生田校舎 ７号館ゼミ７１
> なお、確認のため、
> a99999@ isc.senshu-u.ac.jp
>まで、出欠のメールをお送りください。
はい。出席させていただきます。学年末試験は、前日ですべて終了します。
> 先生から「２年生の皆さんは、発表の聴講と質問のみですが、４月からの研究の
>参考になるので、学年末試験の場合を除いて、参加するように」とのことです。
はい。ゼミ案内や公開ゼミで、だいたいの内容はわかりましたが、まだ、具体的な研究内容がわかりませ
ん。この機会に、先輩方のお話を聞き、春休みに自分なりに勉強をしたいと思っています。
○木□夫
専修大学商学部
a880010@ isc.senshu-u.ac.jp
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4.2.8
ファイルの添付
電子メールでは、基本的にはテキストファイルしか送れません。ワープロの文書ファイルや画像ファイ
ルなどの文字形式ではないファイル（バイナリファイル）を送るには、添付ファイル (Attachment) という
形式で送ります。ただし、相手先のメールサーバーやメールソフトの都合でうまく読まなかったりするこ
とが多々あります。
送信するメールにファイルを添付する
送信の画面の状態で、 attach のアイコンをクリックする。
「Attachment」のウインドウが表示されるの
で、 Attach åle のボタンをクリックし、添付したいファイルを選択する。
受信したファイルを保存する
ファイルが添付されているメールを受け取ると、下の画面のように、四角で囲まれた部分が表示されます。
図 4.8: 添付ファイルの画面
青で下線が引かれた部分 (Part1.2) をクリックすれば、ファイルを保存できます。
注意
添付ファイルで送られてきたファイルには、ウイルスに感染したものがある場合があります。見知らぬ
人から送られてきたファイルは、開かないようにしてください。また、知り合いから送られてきたファイ
ルでも念のため、ウイルスのチェックを行ってください。