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McGladrey
Adobe Acrobat 導入事例 McGladrey 新しい PDF のスタンダード 大手会計事務所 McGladrey では、Adobe Acrobat を標準ツールとする ことで、何十万ドルものコストを節約し、ソフトウェアライセンス管理 に要する時間を 98% 削減しました 近年、規制の複雑化や新しい会計基準、専門知識の必要性、その他の傾向によって、会計士 McGladrey 業に対する需要が変化しています。そして今度はそうした需要によって、納税申告書の効率 ミネソタ州ミネアポリス 的な作成、監査処理、クライアントや国税庁（IRS）などの行政機関との機密情報の安全な http://mcgladrey.com 共有といった会計業務を支援する技術への依存が高まっています。 米国第 5 位の大手会計事務所である McGladrey では、90 の都市の 8,000 人の専門家が、日々クライアントと協 力し合い、税金と監査に対するニーズに対応しています。同社の会計スタッフをサポートするために、デスクトッ プマネージャーの Matt Corcoran 氏は、全拠点の数千台のデスクトップとラップトップ、および多種多様なソフ トウェアアプリケーションを一元管理しています。そして、同社の会計士がコンプライアンス要件に対応しなが ら収益を拡大し、クライアントの期待以上の仕事をするために必要なツールを確保しています。 「私の仕事の中核となるのは、社内のすべてのデスクトップソフトウェアのライセンスを管理して最新の状態に 保つことと、IT 費用を抑えることです」と同氏は言います。「当社では、すべてのユーザーに PC、当社で最もよ く使われるソフトウェアの標準的なソフトウェアイメージ、そして質問にすばやく答えるサービスデスクを提供 しています」 McGladrey では、Adobe Acrobat を標準ツールとして全社導入し、税金に関する情報のクライアントとの共有など、チーム間や米国国税庁（IRS） とのデジタルプロセスの安全性と効率性を高めています。 「当社はコストの点で非常に保守的なので、私 は純粋に Acrobat ライセンスの増加によって 削減されるコストを見積もりました。Acrobat を標準ツールにすると、4 年間で 60 万ドルの 節減が見込まれました。しかもこれには IT 担 当者の時間と労力の節減分はまったく含まれて いません」 Matt Corcoran デスクトップマネージャー、 McGladrey 生産性を支える PDF 同社では、納税申告書の作成や監査への対応などのプロセスに様々なソフトウェアアプリケーションを使用して いますが、ペーパーレスワークフローとプロセス自動化に対応するために、 社内の文書を PDF で標準化しました。 PDF ベースのペーパーレスワークフローは、クライアントとの手軽で安全な共同作業を可能にし、業務効率と生 産性を高めます。また PDF は、文書管理を合理化し、IRS への電子申告などの重要なドキュメントベースのプロ セスをサポートします。 PDF 文書／ワークフローをサポートする、フルライセンスの最新版ソリューションを提供することが Corcoran 氏の主要業務です。ただ最近まで、PDF ファイルの作成と管理に関連するソフトウェアを調達して管理するのは、 労力と費用と時間のかかる仕事でした。 「当社のスタッフは地理的に分散していますし、自由な企業文化もあって、ここでは標準のソフトウェアイメー ジのほかに、ユーザー自身が自由に必要なツールを購入してダウンロードしています」と Corcoran 氏。「PDF の 頻繁な使用に対応するために、当社の会計士は様々なバージョンの Adobe Acrobat とその他の PDF アプリケー ションを取り混ぜて所有していました」 複雑さとコストを軽減 長年にわたって、PDF アプリケーションが社内に広まったことで、同社の IT 業務は大幅に複雑化し、IT 費用も 膨らんでいました。Corcoran 氏によると、彼と彼のチームは、PDF に関連するソフトウェアライセンスを手作 業で管理するのに年間 100 時間以上を費やしていたそうです。また 90 か所のオフィスすべての IT 担当者も、 拠点ごとに表計算シートを使ってソフトウェアライセンスの追跡管理に膨大な時間を割いていました。 計画的にライセンスを導入できるようになった McGladrey では、ソフトウェア管理に要する時間を 98% 短縮しながら、4 年間で 60 万ドルのコストを削減しました。同社の従業員は、業務効率と生産性、顧客サービスを向上させるために日常的に Acrobat を使 用しています。 課題 •ソフトウェア費用、ライセンス管理のリ スク、IT 業務の複雑さを低減する •エンタープライズソフトウェアの展開と 管理を簡素化する •電子申告などの重要なプロセスをサポー トする •エンドユーザーの生産性を維持する ソリューション •8,000 を超えるシステム用の標準 PDF ソ リューションとして Adobe Acrobat を供給 「当社には 100 の部門があります」 と Corcoran 氏。 「スタッフの退職、 オフィスの合併、 部門番号の統合などによっ て、PDF ツールのソフトウェアライセンス管理は、コストと時間がかかる仕事となり、正確に追跡できないこと もしばしばありました」 さらにセキュリティの確保という難題も加わりました。IT チームは複数のバージョンの Acrobat のアップデート をインストールして、全員が常に最新のセキュリティ機能や機能強化を使用できる状態にしておく必要がありま した。これにより、エンドユーザーへの展開は複雑で時間のかかる作業となり、必然的にサービスデスクへの問 い合わせが増えました。 ソフトウェアライセンスを手作業で管理すると、IT コストが予算から大きくはずれることもありました。 「1 つ の部門で 1 年に Acrobat ユーザーが 1,000 シート増えることがあるかもしれませんが、最新リリースに誰もが簡 単にアクセスできることがわかっていれば、ソフトウェア管理はずっと簡単です」と Corcoran 氏は言います。 利点 迷わず Acrobat を選択 •ソ フトウェア管理に要する時間を 98% 他の PDF アプリケーションが納税申告書作成のメインソフトウェアとうまく連係しなくなった時、同社の IT 戦 短縮しながら、4 年間で 60 万ドルのコ 略のターニングポイントが訪れました。Corcoran 氏は、この致命的な不具合を見つけるとすぐに、ソフトウェ ストを削減した •Acrobat を標準ソフトウェアイメージの 一部とすることで、デスクトップ展開を 効率化した アライセンス管理の状況を厳しく監視する目的で Six Sigma ライセンスプロジェクトを開始しました。また、使 用中の Acrobat ライセンスを正確に数え、プロセスもライセンスもベストプラクティスとは程遠いことに気付き ました。 •他の会計ツールとの相互運用性が向上した 別の会社から勧められ、Corcoran 氏は、すべてのデスクトップ分の Acrobat を購入できるプログラムについて •生産性を高め、文書レビューの安全性を 検討を始め、IT 管理のコストと複雑さを軽減しながら、セキュアなペーパーレスの PDF ワークフローとプロセ 確保した 使用ツール Adobe Acrobat Standard スをサポートする最新の業界標準ツールを McGladrey の会計士に供給できるということを知りました。 「当社はコストの点で非常に保守的なので、私は純粋に Acrobat ライセンスの増加によって削減されるコストを 見積もりました。Acrobat を標準ツールにすると、4 年間で 60 万ドルの節減が見込まれました。しかもこれには IT 担当者の時間と労力の節減分はまったく含まれていません」と同氏は言います。 コストをかけずに簡単に展開 Adobe AEP を使用すると、Acrobat ライセンスを数えて明らかになった不足分を、コストを抑えながら補強する こともできます。契約を結び、Corcoran 氏とそのチームは Acrobat を組織内の 8,000 台のデスクトップに実装 しました。 Corcoran 氏によると、展開はうまくいき、その中で重要な教訓を得たそうです。同社の会計士はクライアント のオフィスやホテルなど、離れた場所で仕事をする時間が非常に長いので、様々な帯域幅で迅速かつスムーズに ソフトウェアをダウンロードできるようにすることは、 重要な検討事項でした。最初に 1 つの標準的なダウンロー ドパッケージを供給した後、IT チームはすぐに戦略を変更し、低帯域、中帯域、高帯域の 3 種類のオプションを 用意して、それぞれの推定ダウンロード時間を示しました。ユーザーは、都合に合わせて後から Acrobat を ダ ウンロードすることもできます。 「大半の会計事務所と同じように、当社は時間および分単位で費用を請求するので、業務が中断することは許さ れません」と Corcoran 氏。 「様々なダウンロード帯域幅に対応する柔軟性があるので、Acrobat を簡単に社内の すべてのユーザーに展開できます」 利益につながる会計処理 アドビと包括契約を結んだことで、Acrobat のライセンス管理と展開作業は継続的に効率化されました。現在 Corcoran 氏が Acrobat ライセンスの追跡管理とアップデートに費やす時間は年間 2 時間程度で、従来 IT 部門が 費やしていた時間から 98％短縮されたことになります。同氏はまず最新の従業員数を人事に問い合わせて、そ の数を同社の電子調達システムに入力します。それから Acrobat の最新バージョンを、全社導入する標準ソフト ウェアイメージに追加するだけでいいのです。 Adobe AEP では計画的にライセンスを購入できるので、同社のライセンス費用は数百ドル削減され、デスクトッ プの管理も簡単になりました。また Acrobat の新バージョンは、業務効率と生産性、顧客サービスを向上させる ために毎日それを使っているユーザーの間で絶賛されました。 アドビソフトウェアは、会計士が納税申告書作成などの作業に使用するその他のツールとシームレスに連係しま す。最新版の Adobe Acrobat には、PDF から Microsoft Excel への変換もその逆の変換も強力にサポートします。 これは会計士が両方のファイル形式を行き来しながら作業する際に欠かせない機能です。同社が競合 PDF アプ リケーションも使用した経験からすると、パフォーマンスと精度で Adobe Acrobat のレベルを超えるものはあ りませんでした。 詳細情報 www.adobe.com/jp/products/acrobat 「社内の誰と話しても Acrobat を褒めます。PDF をサポートするソリューションが必要なら、間違いなく、アド ビこそが最良の選択です」と Corcoran 氏。「もう誰も PDF ワークフローをサポートする Acrobat 以外のツール についてリクエストや問い合わせをしてきません。標準ソフトウェアイメージの一部として Acrobat が使えれば、 それで事足りるのです」 アドビ システムズ 株式会社 〒 141-0032 東京都品川区大崎 1-11-2 ゲートシティ大崎 イーストタワー www.adobe.com/jp Adobe Systems Incorporated 345 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