共有レビュー機能で効率をさらにアップ

共有レビュー機能で効率をさらにアップ
▶いままでの
レビュー作業
紙を使ったレビュー作業で、1 つの原稿に対して複数のレビュー担当者がいる
場合には、人数分の原稿を準備して、それぞれに配布する必要がありました。
人数分のレビュー結果もさまざまな形で受け取ることになり、その取りまとめ
の作業は、レビュー担当者の数に比例して増加します。
コメントの確認や、その後の記録管理についても、すべてレビュー依頼者が負
担することになります。
・ 原稿の出力
・ 人数分のコピー
・ 担当者ごとに配布
・ 手書きによるコメント
・ コメントの記入方法が
担当者ごとに異なる
・ 担当者間での
共有ができない
・ 時には原稿の紛失も...
・ Fax で送付
・ 宅配便で送付
・ メールで送付
・ 時には戻し忘れも...
共有レビュー機能で効率をさらにアップ
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・ 人数分の取りまとめ
・手書きによる
読みにくさや誤解
・ 同じ箇所に
異なるコメント...
・ 担当者別に
問い合わせて確認...
・ 確認後の記録管理の
わずらわしさ
▶これからの
レビュー作業
Acrobat 8 の新機能である「共有レビュー」機能とチェック & コメントを組み合
わせれば、ひとつの Adobe PDF 上で会話するように内容をチェックして、こ
れにコメントを加えることができます。お互いのコメントがリアルタイムで自
分の見ている Adobe PDF 上に表示されるので、その場で疑問点を解決するこ
とも可能です。すべてのコメントは、あらかじめ設定した場所（共有レビュー
用のフォルダ）に保存されるので、レビュー記録の保存や管理にも活用できます。
・ 出力は不要
・ コピーも不要
・ 共有レビュー機能で
Adobe PDF を
送るだけ
・ Adobe PDFを開けば
チェックスタート
・ Adobe PDF で
チェック&コメント
・ 人数分の
取りまとめは不要
・ 統一された
見やすいコメント
は、Acrobat 8 Professional または
Acrobat 8 Standard が必要です。
・Acrobat 8 Professional を使って、
Adobe PDF に「Adobe Reader の
ユーザにもレビュー担当者と
して参加を許可」を設定すると、
「共有
Adobe Reader 8 のユーザも
レビュー」機能を使ったレビュー
・ お互いの
コメントを確認
・ その場で
疑問点の解決
・ Adobe PDF 上で
意見の交換も可能
共有レビュー機能で効率をさらにアップ
・「共有レビュー」
機能を使用するに
・ コメントは
あらかじめ設定した
場所に自動的に保管
作業に参加できるようになります。
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共有レビュー機能を使う前に
▶共有レビューの準備：
ステップ 1
共有レビューで使う Adobe PDF をレビュー担当者に送信するための準備をし
ます。レビュー依頼者のユーザ情報の登録、共有レビューに使用するフォルダ
の設定、Adobe PDF の選択を行います。
この設定には、Acrobat 8 Professional または Acrobat 8 Standard が必要です。
・【手順 3】はじめて共有レビューを
使うときに、ユーザ情報の入力が
必要です。入力したユーザ情報は、
共有レビューで付けたコメントに
作成者として表示されます。ユー
ザ情報は、後から確認や修正も
できます。Acrobat の
「編集 (E)」メ
ニューから
「環境設定 (N)」を選択
して、
「ユーザ情報」
を選択してく
ださい。
・【手順 4】AdobeReader8 をレビュー
担当者が使用する場合は、
「Adobe
Reader のユーザにもレビュー担
当者として参加を許可」のチェッ
クボックスをオンにしてください。
Acrobat8Professional のみ設定で
きます。
・【手 順 4】は じ め て 共 有 レ ビ ュ ー
共有レビュー機能を使う前に
を使うときは、
「新しい場所を追
加 (A)...」をクリックして、注釈を
保存する場所を登録してくださ
い。ネットワーク上のフォルダや、
PC の中のフォルダなど、任意の
場所を登録できます。レビュー担
当者が読み書き可能なフォルダを
指定してください。
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「注釈 (C)」
メニューを選択する。
「共有レビュー用に送信 (S)...」
を選択する。
ユーザ情報を入力して、
「OK」
をクリックする。
「注釈を保存する共有場所」
「共有レビューで使用する PDF ファ
イル」
を選択して、
「次へ＞」
をクリックする。
▶共有レビューの準備：
ステップ 2
共有レビューで使うAdobe PDF をレビュー担当者に送信する方法を設定します。
Adobe PDF を依頼メールに添付して送信する方法、Adobe PDF の保存場所の
みを依頼メールで送信する方法、メールでの連絡はせずにローカルに Adobe
PDF を保存する方法の 3 つから選択できます。
・【手 順 1】共 有 レ ビ ュ ー 用 の
AdobePDF に は、 フ ァ イ ル 名 に
「_Review」が自動的に追加されま
す。必要に応じてファイル名は変
更できます。
・【手順 2】共有レビュー用の Adobe
PDF に、レビュー期限を指定でき
ます。指定したレビュー期限は、
依頼メールに記載されます。レ
ビュー期限を過ぎてもコメントを
送受信することは可能です。
・【手順 2】レビュー担当者のメール
アドレスは、電子メールのアドレ
ス帳から選択することもできます。
・【手順 2】【手順 1】で
「依頼メール
を送信せずに、ファイルをロー
カルに保存 (D)」を選択した場合
は、ローカルに保存された共有レ
ビ ュ ー 用 の AdobePDF を、 ネ ッ
トワークなどを経由してレビュー
担当者に渡してください。
・【手順 2】【手順 1】で
「依頼メール
カルに保存 (D)」を選択した場合は、
「次へ＞」
をクリックすると共有レ
ビュー用の AdobePDF が自動的
に開きます。
・【手順 4】「OK」をクリックすると、
共有レビュー用の AdobePDF が
自動的に開きます。
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「PDF の送信方法」
「共有レビューに使用する PDF のコピーを保
存する場所」
を選択して、
「次へ＞」
をクリックする。
レビュー担当者のメールアドレスを入力して、
「次へ＞」
をクリッ
クする。
依頼メールの内容を確認して、
「完了」
をクリックする。
共有レビュー機能を使う前に
を送信せずに、ファイルをロー
「OK」
をクリックする。
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共有レビュー機能でチェック&コメント
▶コメントを送信する
共有レビュー機能を使ってチェック & コメントをするには、Adobe PDF にコ
メントを付けたあと「注釈をアップロード」をクリックします。各レビュー担当
者もそのコメントを Adobe PDF 上で見ることができるようになります。
共有レビュー機能でチェック＆コメント
・【手 順 1】AdobePDF に コ メ ン ト
を付ける手順は、4 ～ 7 ページで
説明したチェック & コメントの手
順と同じです。
・【手順 2】「注釈をアップロード」
をクリックした時点で、それまで
に付けたコメントがまとめて送信
されます。
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共有レビュー用の Adobe PDF にコメントを付ける。
「注釈をアップロード」
をクリックする。
メッセージを確認する。
▶コメントを受信する
「新しい注釈を確認」をクリックすると、各レビュー担当者が付けたコメントを
受信できます。受信したコメントは、自分が見ている Adobe PDF 上に表示さ
れます。
・【手順 1】AdobePDF に新しいコ
メントが付けられていないときは、
「新しい注釈を確認」
をクリックし
たときに次のメッセージが表示さ
れます。
・【手順 3】コメントを受信したあと、
その内容を確認して返信する手順
ントの確認と返信」
と同じです。
・【手順 3】「注釈」タブを表示する
と、AdobePDF の ど の ペ ー ジ に
注釈が付けられているかを一覧で
確認できます
（17 ページ参照）
。
・各レビュー担当者が付けたコメン
トを移動したり削除することはで
きません。ポップアップの位置は
移動できます。
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2
3
「新しい注釈を確認」
をクリックする。
メッセージをクリックする。
共有レビュー機能でチェック＆コメント
は、8、9 ページで説明した
「コメ
コメントの内容を確認する。
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共有レビュー機能を上手に使う
▶コメントの自動確認
「レビュートラッカー」は、共有レビューで各レビュー担当者が付けたコメント
を自動的に確認してメッセージを表示します。自動的に確認する時間を設定す
ると、よりスムーズにコメントを受信できます。
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・「レビュートラッカー」は、コメ
ントが追加されると自動的に次の
メッセージを表示します。
・「レビュートラッカー」は、 共 有
レビューの対象となっている
共有レビュー機能を上手に使う
AdobePDF を開いていなくても、
レビュー担当者が新規に参加した
ことなどを自動的に通知します。
メッセージは、画面右下のタスク
バーに表示されます。
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「編集 (E)」
メニューを選択する。
「環境設定 (N)...」
を選択する。
「レビュー」
の項目を選択する。
新しい注釈を確認する時間を設定する。
「OK」
をクリックする。
共有レビューの詳細情報を確認するには、
画面右下の （Adobe Synchronizer）を右クリックして、
「レビュートラッカーを開く (O)」を選択してください。
共同作業に便利な機能
▶コメントの一覧を
表示する
「注釈」
タブを表示すると、コメントの一覧をリスト形式で確認できます。
・一覧の中から特定のコメントを選
コメントの
一覧が表示
択すると、そのコメントが付けら
れたページが表示されます。コメ
ントの数が多いときの確認などに
便利な機能です。
▶コメントの一覧を
並べ替える
「注釈」タブ
「注釈」
タブに表示されるコメントの一覧は、表示の順番を変更できます。
コメントの並べ替え順を選択
・「共 有 レ ビ ュ ー」機 能 を 使 っ て
チェック & コメントをするときは、
「日付 (D)」や
「作成者 (A)」で並べ替
えると、より使いやすくなります。
▶コメントを区別する
「注釈」タブ
それぞれのコメントが未確認なのか確認済みなのかを区別したり、承認／却下
などのステータス（状態）を設定することができます。
コメントごとに設定
・ステータスを設定すると、コメン
トの内容を確認するときに、表示
するコメントを絞り込むことがで
きます。
「注釈」タブ
▶注釈の色を変更する
ティ (P)...」を選択すると、注釈の
任意の色を選択
共同作業に便利な機能
・注釈を右クリックして、
「プロパ
Adobe PDF に付けた注釈は、プロパティで色を変更することができます。
プロパティが表示されます。
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Adobe Acrobat 3D/Professional/Standard/Elementsは、使用するクライアントPCごとに使用権が必要です。Adobe Acrobat 3D/Professional/Standard/
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