職員ポータルシステム等による文書の取扱いに関する要領

職員ポータルシステム等による文書の取扱いに関する要領
第１章 総則
（趣旨）
第１ この要領は、職員ポータルシステム、ファクシミリ及び電子申請システムを利用
した文書の施行及び受信した文書の処理について、新潟県文書規程（昭和60年新潟県
訓令第２号。以下「文書規程」という。）における文書の取扱いの特例を定める。
（定義）
第２ この要領で使用する用語は、文書規程で使用する用語の例による。
２ この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによ
る。
(1) 職員ポータルシステム 全庁的な情報の共有並びに職員間及び庁外とのコミュニ
ケーションの円滑化を図るためのシステム基盤
(2) 所属メール 所属単位にメールアドレスを付与した電子メールシステム
(3) 職員メール 職員個人単位にメールアドレスを付与した電子メールシステム
(4) 電子掲示板 通知、連絡等の文書を電子ファイルで登録し、掲示することにより、
周知するためのシステム
(5) 電子申請・届出システム 県民が、インターネット回線を利用して県への申請又
は届出を行えるよう整備されたシステム
第２章 電子メールシステムによる文書の取扱い
（電子メールにより受信した文書の処理）
第３ 電子メールにより受信した文書（受信した課又は所（以下「受信課等」という。）
の所管に属するものに限る。）は、用紙に印刷するものとし、次の各号に掲げる区分に
応じ、当該各号に定める方法により処理するものとする。
(1) 所属メールにより受信したとき
ア 文書取扱者が当該文書の受信を確認したことをもって、当該文書が収受された
ものとみなす。
イ 文書取扱者は、用紙に印刷後、文書規程第９条又は第10条の例により、これを
処理する。
(2) 職員メールにより受信したとき
ア 職員が当該文書の受信を確認したことをもって、当該文書が収受されたものと
みなす。
イ 職員は、用紙に印刷後、上司の確認及び指示を受け、文書規程第９条又は第10
条の規定の例により、これを処理する。
２ 前項の規定により用紙に印刷した文書は、これを原本とみなす。
３ 第１項の規定にかかわらず、受信した文書が文書規程第15条の規定により供覧をも
って完結するものである場合は、職員ポータルシステムの機能を用いて閲覧に供する
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ことにより、用紙への印刷に代えることができる。
４ 電子メールにより受信した文書が受信課等の所管に属するものでない場合は、当該
文書が所属メールによるものにあっては文書取扱者が、当該文書が職員メールによる
ものにあっては当該文書を受信した職員が、速やかに送信した者に連絡するものとす
る。
（電子メールによる文書の施行）
第４ 電子メールで送信することにより施行（文書規程第35条に規定する発送等の方法
をいう。以下同じ。）することができる文書は、文書規程第35条第１項第１号及び第２
号アの規定により公印を省略することができ、かつ適正に決裁を受けた文書とする。
（起案時の留意事項）
第５ 電子メールにより施行する文書について起案するときは、起案用紙の取扱上及び
施行上の注意欄のその他に「電子メール施行」と表示の上決裁を受けるものとする。
文書規程第14条第３項第２号又は第４号の規定により処理印第１号（文書規程別記第
13号様式）を押印して決裁を受ける起案等についても同様とする。
（送信時の留意事項）
第６ 電子メールによる文書の送信は、次により行うものとする。
(1) 職員ポータル利用指針（平成19年３月１日情報政策課制定）の定めるところによ
り、使用するメールシステムを選択すること。
(2) 送信は、当該文書に係る事務を所管する課又は地域機関の職員が行うこと。
(3) 職員メールにより文書の施行に相当するメールを送信する場合は、必ずメールの
Cc（カーボンコピー）に、次に掲げる職員の中から少なくとも一つを設定して同時
送信し、送信の事実やその内容が適切に共有されるようにしなければならないこと。
ア 前号に該当する職員の直属の上司
イ 当該文書に係る事務の副任
ウ 前号に該当する職員と同じ係等の職員
エ 当該文書の施行に関係する他の係等の職員
第３章 電子掲示板による文書の取扱い
（電子掲示板で確認した文書の処理）
第７ 電子掲示板への登録を確認した文書（確認した課又は所の所管に属するものに限
る。）は、用紙に印刷するものとし、次の各号に定める方法により処理するものとする。
(1) 文書取扱者が当該文書の登録を確認したことをもって、当該文書が収受されたも
のとみなす。
(2) 文書取扱者は、用紙に印刷後、文書規程第９条又は第10条の例により、これを処
理する。
２ 前項の規定により用紙に印刷した文書は、これを原本とみなす。
３ 第１項の規定にかかわらず、受信した文書が文書規程第15条の規定により供覧をも
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って完結するものである場合は、職員ポータルシステムの機能を用いて閲覧に供する
ことにより、用紙への印刷に代えることができる。
（電子掲示板による文書の施行）
第８ 電子掲示板に登録することにより施行することができる文書は、文書規程第35条
第１項第１号の規定により公印を省略することができ、職員ポータルシステムの利用
が可能な県の機関に対し発する文書又は周知を目的として広く職員に発する文書であ
り、かつ適正に決裁を受けた文書とする。
（起案時の留意事項）
第９ 電子掲示板への登録により施行する文書について起案するときは、起案用紙の取
扱上及び施行上の注意欄のその他に「電子掲示板施行」と表示の上決裁を受けるもの
とする。文書規程第14条第３項第２号又は第４号の規定により処理印第１号（文書規
程別記第13号様式）を押印して決裁を受ける起案等についても同様とする。
（登録時の留意事項）
第10 電子掲示板への文書の登録は、次により行うものとする。
(1) 職員ポータル利用指針の定めるところにより、使用する電子掲示板を選択するこ
と。
(2) 登録は、当該文書に係る事務を所管する課又は所の職員が行うこと。
第４章 ファクシミリによる文書の取扱い
（ファクシミリにより受信した文書の処理）
第11 ファクシミリを設置している課又は所（以下、この章において「設置課等」とい
う。）の職員は、ファクシミリにより文書を受信したときは、次の各号に定めるところ
により処理するものとする。
(1) 受信した文書が設置課等の所管に属するものであるときは、速やかに設置課等の
文書取扱者に当該文書を回付すること。
(2) 受信した文書が設置課等の所管に属さないものであるときは、速やかに当該文書
に係る事務を所管する課又は所（以下、この章において「担当課等」という。）に当
該文書を回付するものとする。
２ 設置課等又は担当課等の文書取扱者は、前項の規定によりファクシミリで受信した
文書の回付を受けたときは、規程第９条又は第10条の例により、これを処理するもの
とする。
３ ファクシミリにより印刷された文書は、これを原本とみなす。
（ファクシミリによる文書の施行）
第12 ファクシミリにより施行することができる文書は、文書規程第35条第１項第１号
及び第２号アの規定により公印を省略することができ、かつ適正に決裁を受けた文書
とする。
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（起案時の留意事項）
第13 ファクシミリにより施行する文書について起案するときは、起案用紙の取扱上及
び施行上の注意欄のその他に「ファクシミリ施行」と表示の上決裁を受けるものとす
る。文書規程第14条第３項第２号又は第４号の規定により処理印第１号（文書規程別
記第13号様式）を押印して決裁を受ける起案等についても同様とする。
（送信時の留意事項）
第14 ファクシミリによる文書の送信は、次により行うものとする。
(1) 送信は、当該文書に係る事務を所管する課又は所の職員が行うこと。
(2) 必要に応じて、ファクシミリ送信票の添付等により受領先が明確となるよう配慮
すること。
第５章 電子申請システムによる申請・届出文書の取扱い
（到達の時期）
第15 電子による申請又は届出（以下「申請等」という。）は、当該申請等に係る電磁的
記録を受信し、形式要件を備えられたものと認められ、知事が指定した電子計算機に
到達日時が記録されたときをもって到達したものとみなす。
（申請等に係る文書の配布）
第16 電子による申請等があったときは、当該申請等に係る業務を所管する課又は所（以
下、この章において「担当課等」という。）の職員は、速やかにその内容を確認し、用
紙に印刷するものとする。
２ 前項の規定により申請等の内容を印刷した用紙は、当該申請等に係る文書の原本と
みなし、印刷したときをもって担当課へ配布されたものとみなす。
３ 担当課の職員は、当該申請等の内容を印刷後、文書規程第９条又は第10条の例によ
り処理するものとする。
附 則
この要領は、平成22年３月25日から実施し、電子文書等取扱要領（平成16年３月31日
付け文第523号総務部長通知）は、平成22年３月24日限り廃止する。
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