Comments
Description
Transcript
e-mail writing book
E-MAIL ライティングコース E-MAIL WRITING HANDBOOK Technical Writers Union September 2000 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE1 目次 学習の指針.........................................................................................................................3 インターネット・イングリッシュ............................................................................................. ４ E-mail ライティングのポイント............................................................................................ ５ プライバシーの保護........................................................................................................... ７ メッセージの構成 ............................................................................................................... ８ ライティング・スタイル ........................................................................................................ ９ Subject を効果的に書く ......................................................................................... ９ 最初の画面で印象づける....................................................................................... ９ 読み手のパソコンの環境に合わせる ....................................................................10 挨拶句は親しみを込めて ......................................................................................10 返信しやすいように工夫する.................................................................................11 返信する................................................................................................................11 効果的な結句を使用する ......................................................................................12 ファイルを添付して送信する .............................................................................................13 E-mail ライティングの要領................................................................................................14 簡潔な表現を心がける..........................................................................................14 ポジティブな表現を心がける .................................................................................15 Transition .............................................................................................................16 特殊文字の表示 ...............................................................................................................19 イタリック文字........................................................................................................19 アンダーライン.......................................................................................................19 枠 ..........................................................................................................................19 スペースを使って強調する ....................................................................................20 E-mail の短縮文字...........................................................................................................21 インターネット用語 ............................................................................................................24 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE2 学習の指針 E-mail ライティングは、会話とライティングの中間にあたると考えることができますが、記 録に残るものですので、相応の注意が必要です。 近年、 E-mail の利便性とともにその弊害も指摘されています。不用意な文面で相手に 誤解を与えたり、決定的に傷つけてしまうこともあります。 E-mail ライティングは、基本的な用語やルールさえ覚えてしまえば、通常のライティングよ りも簡単です。 このハンドブックでは、E-mail ライティングの基本ルールやメールライティングの秘訣やテ クニック、さらにインターネット独特の用語や短縮語も解説しています。 1. 英文ライティングについては、「英語ライティングハンドブック」、とくにその中の「手 紙の書き方」を参照してください。 2. 英語表現については、「TWU 英語表現辞典」を参照してください E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE3 インターネット・イングリッシュ インターネット・イングリッシュは通常のビジネスライティングの英語に比べてかなり特殊で す。そこで使われる英語は米語そのもので、かなりくだけたものです。 しかしながら、non-English speaker である我々日本人とって無理にそれらに合わすことは不要で あり、簡潔、明快な英文を書くことを心がけることが大切です。 インターネットは主にアメリカで進化し、インターネットを支えるソフトウェア技術の多くも アメリカで生まれています。そのため、イギリスのビジネスライティングに見られるような堅 苦しく古風な表現は見られません。そのかわり、古くからのインターネット市民、netizen と呼 ばれる人々がきまぐれに考え出したジャーゴンや省略語がネット上にあふれています。 インターネット・イングリッシュは、英語圏をはじめ、世界各国の共通語となっています。格 式ばった表現よりも、率直で親しみのこもった文体が好まれます。 しかし、ビジネスメールの場合には、不注意なライティングによって重大な結果が生じるので、 十分な配慮が必要なことはいうまでもありません。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE4 E-mail ラ イティ ングの ポイ ント E-mail は気軽に送れるだけに無作法に落ち入りやすく、誤解が生じやすいものです。そのこと を常に念頭に置き、トラブルのないよう気をつけてください。以下は守るべきネチケット (netiquette：インターネット上のエチケット)です。 １） E-mail の機密を守る 許可なく他人の E-mail にアクセスするのはプライバシーの侵害です。 また常識的なことですが、 他人のメッセージの無断転送や掲示などは厳禁です。 ２） 文章は簡潔・明快に 文章の簡潔・明快さはビジネスライティングの基本であり、E-mail の基本でもあります。一日 何十件ものメールをチェックする人もいるため、相手に要件が伝わるように内容を短くまとめ てください。特に subject は内容がわかるよう具体的に書きます。 ３） 大文字のみで書かない 大文字は、インターネットの世界では「大声」を意味します。「大声」は日常会話と同じく失 礼にあたることが多いので、大文字表記は通常のルールをはみ出ないようにします。強調した い文字や文章は前後をアスタリスク（*）で囲みます。 ４） 文章を端までタイプしない E-mail のアプリケーションソフトによって、ウィンドウに表記できる文字数が違う場合があり ます。英字にして大体 75 文字程度タイプしたら、リターンキーを押し、改行してください。 転送が考えられるときには、60 文字程度にし、すべての行末は改行（リターン）します。 ５） 署名(signature)は簡潔に 署名は簡潔に３∼５行にまとめます（12 頁参照）。 ６） メールの見出しに漢字や特殊文字等は使用しない 見出し(header)に使用できる文字はアルファベットや基本的な句読点など、半角文字に限られま す。漢字や◎、◇などのシンボルを使用すると、ネットワークに支障が生じます（ただし､メッ セージ内であれば可）。相手の端末環境を考慮する必要があります。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE5 ７） 感情的にならない お互いの顔が見えない E-mail では、ついカッとして相手を中傷してしまうことがあります。そ のような喧嘩腰のメッセージを flame（炎）といいます。 E-mail には手紙をポストに入れるというクッションがないため、flame のやり取りがどんどんエ スカレートしてしまいます。感情的になっている時は、メールを送る前によく読み直し、攻撃 的な言葉づかいがないかを確かめます。 ８） メールはマメにチェックする 送ったメッセージが即座に相手に届くというのが E-mail の大きなメリットです。それを生かす ためにもメッセージはこまめにチェックし、速やかに返信しましょう。 ９） 発信前に宛先を再確認する 電子メールを送るときには、宛先のメールアドレスを再度確認して、間違いメールをしないよ う心がけましょう。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE6 プライバ シーの保護 プライバシーの保護や訴訟を回避するために以下のことに気をつけてください。 １） 公的な場でプライベートな内容は送らない 1986 年 Electronic Communications Privacy Act (ECPA)により、電話とデータラインのチェックは 違法とされましたが、米法務局と企業内は例外となっています。会社内のメールボックスはチ ェックされる運命にあります。 ２） パスワードは教えない E-mail プログラムを開くためのパスワードの管理は大切です。他人があなたの E-mail にアクセ スできるようになると、メッセージが無断に読まれ、修正される可能性があります。また、あ なたの名を使った悪質なメールが送信されることもあります。E-mail プログラムが開かれてい るときには、コンピューターから離れないようにします。 ３） チェーンレターは無視する チェーンレターは害こそあれ、有益であったためしはありません。ある大学にフランスの核実 験反対を唱え、E-mail アドレスを署名するよう訴えるチェーンレターが循環し、多数の学生が 巻き込まれたことがあります。最初のライターはそのメールをフランス政府に提出すると約束 していましたが、もちろん悪質ないたずらで、雪だるま式に増えた署名が無意味に何十キロバ イトものメッセージを占領する事態になりました。 そもそも E-mail による署名運動はインパクトもメリットもありません。それどころかアドレス が悪用される危険性が十分にあるので、送られてきても無視するのが一番です。 ４） 極秘情報は E-mail で送らない。 E-mail に関するプライバシーは絶対的に保証されているものではありません。また送信者と受 信者をを繋ぐネットワークの一部に支障が出た場合、メッセージが遅れる、削除されるなどの 可能性もあります。極秘情報や緊急の情報を送る際、このようなリスクを考慮に入れておいて ください。 ５） 差別語、著作権侵害、製造物責任（PL）法に触れる用語などには充分注意してください。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE7 メッセ ージの構成 一般的なメッセ-ジの構成を示します。 To: (1) 相手の E-mail アドレスを記入 Cc: (Carbon Copy) メッセージの送り先のアドレスを記入。メールを複数の人に (2) 送る場合に使う。 Bcc: Cc と同じく複数の人にメールを発信するときに使用します (Blind Carbon Copy) が、Cc と違って発信先のリストが To で記入した相手に表示 されない。メッセージを誰に送ったのか伏せておきたいとき などに便利。 Subject: (3) メッセージの内容、性質、または挨拶を数ワードで簡単に 記入。 Message text area 本文を入力。最後に短い署名(signature)を記入。 (1) アドレスは普通＠(アットマーク)を挟んだ二つの部分から成っています。 [email protected] では､最初の abcd の部分が本人のユーザーID、＠以降が登録さ れたコンピュータのアドレスです。通常のドメイン・ネーム・システム (DNS) では範囲 の狭い順に短縮されたアドレスを記します。一番左は jp, de, dr など、国を表すコードが 記され、その前に gov, co, edu, org など、組織を表すコードが記されます。 ここでは全角文字は使用できません。 一文字でも打ち間違いやピリオドのつけ忘れをすると届きませんので、十分気をつけてく ださい。 (2) Cc（carbon copy)は、手軽さにまかせて送りすぎないように気をつけてください。 不必要なメールを送られても相手が迷惑します。 (3) 受信者がメールを開いた時、アドレスと共に表示される見出しが subject です。 毎日たくさんのメールを受信するユーザーにとって、メールの内容を知る重要な情報にな るため、必ず何か記入してください。ここでも全角文字は使用できません。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE8 ライティ ング・スタイル 忙しいビジネスマンのメールボックスには毎日大量の E-mail が送られてきます。彼等はまず subject に目を通し、その時点で読む価値がないと思われるものは容赦なく捨ててしまいます。 Subject の関門を潜り抜けたメールも、１ページ目の画面で興味が持たれなければ消去されてし まいます。 ここでは好印象をもたれるような、効果的なメールを作成するためのスタイル及び注意点を説 明します。E-mail の各部分の役割を把握し、簡潔でインパクトのあるメッセージを作成してく ださい。 Subject を効果的に書く 先ほどふれたように、Subject は読者が一番最初に見るものです。的確に内容に伝え、読み手の 興味を引き付けます。Subject は他のメールと共に Inbox にリストアップされるので、インパク トのあるメッセージで他と差をつける必要があります。メッセージを効果的にするコツを以下 に挙げます。 ◆ メッセージは重要な順に記します。Inbox に表示される Subject は始めの 25∼35 文字までで す。 ◆ あからさまに注意を引く用語は、使いすぎると逆効果です。 例：URGENT ◆ メールが個人宛なのか、複数に宛てたものなのか一目でわかるようにします。 最初の画面で印象づける メールが長文の場合、最初の画面が興味を引くものであるかどうかでメールの運命が決まりま す。インパクトを与えるためのヘッドラインの書き方、枠のつくり方など工夫します。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE9 読み手の端末環境に合わせる E-mail の送り先があなたの使用しているコンピューターと違うシステムを使用している可能性 があります。例えば､英字にして一行につき 100 文字表示できる端末と 80 文字しか表示できな い端末があります。両方に適応できるように、以下のルールに従います。 ◆ 一行を 80 文字以下に抑えます。75 文字程度を目安に改行してください。 ◆ 転送される可能性のある文書は一行を 60 文字以下に抑えてください。 ◆ 文字をイタリックやボールドにすると、相手のシステムが対応できないことがあります。相 手のコンピューターが自分と同じシステムだという確信がない限り使用を避けます。 挨拶句は親しみを込めて E-mail は簡単なコミュニケーション手段ですが、親しみを込めた挨拶句はやはり欠かせません。 個人的なトーンを強調するためにも適切な挨拶句を使います。 ◆ 例えば George Martin 氏宛にメールを書き始める場合、 Dear Mr. Smith, Dear George, （親しい関係の場合） ※ここで､ Dear Mr. George Martin としないよう注意します。 Attention (or Attn): Mr. (George) Martin （アドレスが個人用でない場合） ◆ 会社間の最初のやりとりならば､ビジネスレターのように､受信者の社名や肩書を書くのも よいでしょう。 Attention: Mr. George Martin Engineering Department Western Electronics Corporation ◆ 挨拶文の例 Thank you や appreciate などを使って日頃の感謝を示します。 Thank you for your cooperation. Thank you for your sincere support to our company. We appreciate your prompt response to this matter. This is the first time we have e-mailed you. E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE10 返信しやすいように工夫する 質問のメッセージを送れば即座に答えが返ってくるのが E-mail の特徴ですが、そのためには 返信しやすくする工夫が必要です。返信を求める場合は以下のことに気を付けます。 ◆相手が質問に答える上で必要な情報を付記します。 ◆なるべく Yes か No で答えられるように質問する。 Let me know your thoughts on Joanne’s proposal for disco bowling. ↓ Should we adopt Joanne’s proposal for disco bowling？ ◆返信を求める旨をメッセージの始めに記す。 返信する E-mail の便利な点は、Inbox から直接返信できることです。アドレスを記入しなくても質問を した人に自動的に送り返され、返信用の Subject リストに加えられます。 また、ほとんどのシステムは、返信の文中に相手のメッセージを引用することが可能です。引 用するときは、それとわかるように（＞）や（：）などのマークを文頭につけます。 ◆ どの質問に対する返信なのかが判るように、質問者のメッセージの該当部分を引用します。 ◆ 返信は速やかに行います。 E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE11 効果的な結句を使用する E-mail では長々とした結句をつける必要はありません。 ◆ ビジネスメールでは結句はシンプルなものが好まれます。 例: Thanks, Thanks in advance, Thanks again, （何度もやりとりのある相手に対して） Regards, Best regards, Sincerely, ◆ あなたの名前や部署などの情報をまとめた署名(Signature)を利用すると便利です。名前、住 所、E-mail アドレス、ファックス番号などを５行以内にまとめます。以下に一例を示しま す。 ******************************************************** Alvin Jones. [email protected] Department Manager, Ace Products, Inc. Metro Bldg. 8F 345 Canal Street Erie, NY 10101 Telephone (###) ###-#### Fax (###) ###-#### ******************************************************** E-MAIL WRITING HANDBOOK PAGE12