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アウトソーシングを 活用した 経営の効率化
経営改善ナビ コスト圧縮 アウトソーシングを 活用した 経営の効率化 ＣＯＮＴＥＮＴＳ Ⅰ 経営効率化とコスト削減を実現するアウトソーシング Ⅳ 経理業務アウトソーシング １．アウトソーシングの目的 １．会社が抱える経理業務の問題 ２．アウトソーシング導入のメリット ２．アウトソーシング導入のメリット ３．アウトソーシング導入のプロセス ３．アウトソーシングのサービスメニュー ４．アウトソーシング導入の注意点 Ⅴ 財務分析業務アウトソーシング Ⅱ 給与計算業務アウトソーシング １．管財業務の委託 １．会社が抱える給与計算業務の問題 ２．社宅・保養所の管理運営の委託 ２．アウトソーシング導入のメリット ３．清掃・警備の委託 ３．給与計算アウトソーシングのサービスメニュー ４．運送業務の委託 ５．電話業務の委託 Ⅲ 社会保険事務手続代行アウトソーシング ６．販売促進業務の委託 １．会社が抱える社会保険事務手続の問題 ７．採用部門の委託 ２．アウトソーシング導入のメリット ８．教育・研修プログラム ３．アウトソーシングのサービスメニュー ９．情報部門の委託 １０．営業部門の委託 １１．研究開発部門の委託 アウトソーシングを活用した経営の効率化 Ⅰ 経営効率化とコスト削減を実現するアウトソーシング １ アウトソーシングの目的 会社の競争力を高めるためには、生産性の低い業務をコスト削減し、コア業務に注力する 必要があります。そのためには、アウトソーシングの活用が有効です。 本業と関連の低い業務や間接部門の業務、専門性の求められる業務を外部に委託できれば、 経営資源を中核事業に集中させることが可能となります。 アウトソーシングの何よりのメリットは、今まで固定費だったものが変動費へとすること ができるため、景気・業績に応じ、不況時には外部への発注量を減らして経費の削減を図 り、好況時には発注量を増やして売上の拡大を図るといった、柔軟な対応が可能になるこ とにあります。 場合によっては、外部発注することで、社内にその業務を抱えていたころよりも割高にな ってしまう可能性もあります。ですが、一度固定費化してしまうと、景気の変動や経営戦 略の転換などに伴い増減することが非常に困難です。 ２ アウトソーシング導入のメリット アウトソーシングを導入することにより、以下のようなメリットを得られると考えられま す。 コア事業への 集中 自社の核となる業務（コア業務）とそれ以外の業務を切り分けること で、コア業務へ経営資源を集中させ、経営環境の変化に迅速に対応す る力をつける。 1 アウトソーシングを活用した経営の効率化 業務の効率化 アウトソーシング導入時に業務手順を分析し、問題点や課題を明らか にすることで業務の標準化や過剰業務の削減等、業務改善を図ること ができる。従来の業務の処理時間を大幅に短縮することが可能。 収益力の拡大 アウトソーシングによる外部の専門知識を活用することで、意思決定 のスピードアップが図れる。また、人材活用の効率化も図れ、得意分 野の拡充ができる。 コスト削減 給与計算や経理業務などの管理業務は、正社員が行なうよりもアウト ソーシングを活用した方が費用を抑えることができ、コスト削減につ ながる。 組織のスリム化 労務や経理など、自社処理していた業務を部門ごとアウトソーシング することで、スリムな会社組織の構築や業務プロセスの簡潔化を図る ことができる。 リスクの軽減 専門性の高い業務をアウトソーシングすることで、専門能力の維持や 担当者の退職時に専門能力が喪失するという人的リスクの回避ができ る。 社員教育が不要 高度な専門性が必要な業務を自社内で処理する場合には、社員教育が 必須となり、その処理能力を維持する必要もある。しかし、専門性の 高いアウトソーサーを活用することで、業務の引継ぎや社員教育が不 要となる。 2 アウトソーシングを活用した経営の効率化 消費税負担の軽減 ３ 人件費は消費税法上、課税されない取引です。 ですが、アウトソーシングした場合は、たとえ「給与計算」といった 同じ業務をしていても、外注経費となるため課税仕入となります。そ のため、消費税がそれだけ節税できるのです。 アウトソーシング導入のプロセス アウトソーシング導入を成功させるカギは、適正な委託業者の選定にかかっています。そ のため、十分な時間をかけて選定を行う必要があります。 コスト面にとらわれず、本来の目的を明確にして、委託業者のスキルやメニューをしっか りと見極めなければなりません。選定にあたっては、いくつかの業者から見積もりと提案 書を提出させます。 3 アウトソーシングを活用した経営の効率化 ４ アウトソーシング導入の注意点 アウトソーシング導入に際して、以下の点に注意を配る必要があります。 １ 契約内容の確認 ２ 窓口業務の役割確認 ３ 契約内容の定期的な見直し ①契約内容の確認 アウトソーシング業務は、自社主導で業務を遂行するものでないため、契約内容について 委託業者と十分に検討・協議する必要があります。契約書を作成する際、以下の点を配慮 し、必要項目を明記するようにしましょう。 ●内容を明確にする ●あらゆるリスクを想定し、対処方法と責任の所在を明確に示す ●契約内容を委託業者との共通ルールとするために検討・協議する ②窓口業務の役割確認 委託業者の管理・実行を担う窓口業務の役割が、アウトソーシング導入には非常に重要に なります。窓口業務担当者が担う役割は、以下のようなものになります。 ●業務報告方法の確立 ●業務の進行・管理方法を委託業者と共同で行う ●委託業者からの提案と改善の促進を図る ●業務評価方法の確立 ●委託業者との信頼関係強化 4 アウトソーシングを活用した経営の効率化 ③契約内容の定期的な見直し アウトソーシング導入後も、一定期間ごとに契約内容や見直しを行います。定期的な見直 しにより、導入時の目的が達成されていない場合、委託業者に業務改善を促すか、業務を 自社に戻す、あるいは他の委託業者にするかを検討します。 契約時の目標達成 契約継続 契約時の目標未達成 アウト ソーシング 導入 担当窓口による 業務チェック 業務改善を促す 自社に戻す 他社への検討 5 アウトソーシングを活用した経営の効率化 Ⅱ 給与計算業務アウトソーシング １ 会社が抱える給与計算業務の問題 多くの企業において、給与計算業務で以下のような悩みを抱えています。 ●給与計算など、管理業務にかかる費用を抑えたい ●毎月、給与計算業務が集中して、担当者に負担がかかっている ●給与計算の担当者が退職してしまった ●給与の機密情報が社内に漏れてしまった ●毎年の法律改正などに対応しきれない 給与計算は、アウトソーシング向きの業務のひとつでといえ、アウトソーシングを導入す ることにより、給与計算業務の悩みを解決することができます。給与計算がアウトソーシ ングに向いている理由には、以下のようなことがあげられます。 ●毎月必ず行わなくてはならない ●計算を正確に行うには労働保険・雇用保険・社会保険、税務等各方面の知識が必要 ●法律の改正や保険料の改定が頻繁に行われるため、常に最新情報を入手する必要があ る ●勤怠管理や残業計算、有給管理等も同時に行わなくてはならないため、業務が煩雑 ●支払期日があるため、最優先して行う必要がある ●給与計算を行う人数がある程度多くなると業務負担が大きくなる ２ アウトソーシング導入のメリット 給与計算業務でアウトソーシングを導入することによって、以下のようなメリットがある と考えられます。 ●給与計算などに時間をとられず本業に集中できる ●担当者の人件費を削減できる ●給与計算にかかる毎月の業務の集中が解消される ●会社の機密情報が社員に漏れない ●毎年の法改正等にタイムリーかつ適切に対応 ●各分野の専門家による多面的チェック体制 6 アウトソーシングを活用した経営の効率化 ３ 給与計算アウトソーシングのサービスメニュー 給与計算業務におけるアウトソーシングによって受けられるサービスには、以下のような ものが考えられます。 月次給与・賞与計算業務 給与計算関連業務 ●給与計算・給与明細書の発行 ●賞与計算・賞与明細書の発行 ●各種帳票作成 ●データファイル作成 ●住民税更新 ●退職金税額計算 ●年末調整計算 ●年末調整一覧表作成 ●賃金台帳作成 ●給与支払報告書・総括表作成 ●勤怠集計・資料作成 ●有給休暇日数管理 ●法定調書参考資料の作成 ●源泉徴収票・源泉徴収簿の作成 【給与計算業務をアウトソーシングした場合のコスト削減事例】 ●正社員を採用した場合の人件費 給与・法定福利費・賞与・通勤手当 月額 280,000 円 ●アウトソーシングした場合の経費 60 名分の給与計算・社会保険手続 月額 150,000 円 ⇒月 130,000 円削減 7 アウトソーシングを活用した経営の効率化 Ⅲ 社会保険事務手続代行アウトソーシング １ 会社が抱える社会保険事務手続の問題 社員の入退社には、社会保険や労働保険の資格取得・喪失をはじめ、多くの諸手続きが必 要です。手続きが迅速にかつ適正に行われていなければ、労務トラブルに発展してしまう こともあります。 多くの会社が抱えている以下のような悩みを、アウトソーシングの導入を行うことによっ て解決できるようになります。 ２ １ 社員の入退社が多く、諸手続きが煩雑になっている ２ 社会保険事務の担当者が退職してしまった ３ 専門知識が無いため、イレギュラーな対応が取れない ４ 解雇や退職に関する労務トラブルが発生している ５ 社員から残業代について対応を迫られている アウトソーシング導入のメリット 労使を巡るトラブルの件数は、年々、確実に増えています。大きなトラブルに発展してし まう前に問題を解決するには、適切な対応や労務相談の体制が必要です。 自社で専門家を雇用するとなると年間、多額の人件費を必要とします。しかし、外部に業 務委託することにより、専門家の適切な業務・アドバイスを得ながら、自社内で処理を行 うより格段に安い対価で済ますことができます。 社会保険事務手続代行アウトソーシングの導入により得られるメリットは、以下のような ものが考えられます。 １ 煩雑な社会保険の諸手続きから担当者が解放される ２ 担当者に他の業務を任せられ、人材の有効活用ができる ３ 専門家が業務を行うため、突発的な業務にも適正に対応できる ４ 相談体制の整備で社員とのトラブルを未然に防ぐことができる ５ 最新の法改正に対応し、適切な応対をアドバイスしてもらえる 8 アウトソーシングを活用した経営の効率化 ３ アウトソーシングのサービスメニュー 社会保険事務手続代行アウトソーシングによって受けられるサービスには、以下のような ものが考えられます。 社会保険･労働保険 関連業務 ●健康保険・厚生年金保険資格取得届・喪失届 ●雇用保険資格取得届・喪失届 ●離職証明書発行 ●社会保険関係各種変更 ●労働保険概算確定申告 ●社会保険算定基礎届・月額変更届 労務相談サービス ●解雇・退職・残業等に関する相談 ●パート・契約・派遣・請負社員に関する相談 オプションサービス ●助成金・補助金申請 ●立ち入り検査(調査)・税制勧告等、行政調査への対応 【社会保険アウトソーシング 月額料金例】 労務顧問契約 スポット業務 労務顧問 相談顧問 料 ５人まで 10,000 円 5,000 円 労働保険・社会保険諸手続き 10,000 円～ 10 人まで 15,000 円 7,500 円 労働保険概算確定保険料申告 40,000 円～ 20 人まで 25,000 円 12,500 円 社会保険月額算定基礎届 10,000 円～ 30 人まで 35,000 円 17,500 円 助成金・補助金申請代行 受給額 15％ 30 人以上 応相談 応相談 調査立会い 9 金 応相談 アウトソーシングを活用した経営の効率化 Ⅳ 経理業務アウトソーシング １ アウトソーシングの目的 経理業務は、事業を行っていれば、毎日必ず発生するものです。間接部門の業務、特に経 理業務に問題があると悩んでいる経営者は少なくありません。下記のような問題がすでに 発生、または発生する可能性があれば、事前に対策を打つことが必要です。 ●日々の経理処理に時間がかかっている ●経理担当者が退職してしまった ●経理業務にミスやムダが多い ●経理担当者から毎月の試算表が上がってくるのに時間がかかる ２ アウトソーシング導入のメリット 経理業務には、専門知識が必要となります。また、平素は比較的時間があるものの処理業 務が集中するのが月末といった、繁閑の差が大きいという業務上の特徴があります。 このような経理業務は、アウトソーシングを図ることで、業務の効率化や人材の有効活用 が可能となり、大幅なコストダウンも実現します。 経理業務アウトソーシングのメリットは、以下のようなものが考えられます。 ●毎日、経理業務にとられていた時間を本業に集中できる ●経理担当者の人件費を削減できる ●組織のスリム化・人材の有効活用が可能になる ●会社の機密情報が社内・社員に漏れない ●各分野の専門家による多面的なチェック体制が構築できる ３ アウトソーシングのサービスメニュー 経理業務アウトソーシングによって受けられるサービスには、以下のようなものが考えら れます。 記帳代行関連業務 月次会計業務 オプションサービス ●領収書・請求書の整理・仕訳 ●会計データの入力 ●仕訳入力 ●月次試算表の作成 ●資金繰り表の作成 ●納税予測報告書の提供 10 ●各種伝票起票 ●会計書類ファイリング など アウトソーシングを活用した経営の効率化 Ⅴ その他アウトソーシングの活用 １ 管財業務の委託 業歴が長い会社で本社ビルのほか、工場・倉庫・営業所・社宅・保養所など多数の自社施 設を持っている会社がありますが、こうした施設や設備の管理・メンテナンスは人手と経 費がかかります。 専門ノウハウを持った業者に委託業務をアウトソーシングすれば、多くの場合でコストが 削減でき、精度の高い管理が行なわれることにつながります。 ２ 社宅・保養所の管理運営の委託 不動産価格の低迷により、社宅や保養所が不良資産化しているケースはままあります。ま た、不動産などは保有しているだけで、管理運営のコストがかかります。管理運営をアウ トソーシングすれば、管理要員が不用となり、費用が削減できます。 また、物件自体を売却し、自前で行なっていた福利厚生を外部のサービスに切り替えるこ とも、広義のアウトソーシングです。ライフスタイルが多様化し、会社の用意した福利厚 生施設の利用の減少していることを鑑みれば、外部サービスの導入で従業員から喜ばれる ケースは多く見られます。 【社宅・保養所の管理運営の委託例】 ●社宅・保養所の管理運営を管理業者に委託する ●会社所有の社宅を手放し、民間の賃貸住宅を借り上げ社宅として利用する ●会社所有の保養所・別荘といった福利厚生施設を手放し、会員制のリゾート施設など に加入して好きな施設を選べるようにする ３ 清掃・警備の委託 清掃・警備などは、専門性は高いものの本来業務ではありません。こうした業務は、自社 でパートなどの形で直接雇用するよりは、アウトソーシング化を図った方が人件費負担が 下がり、コスト削減が見込めます。 また、アウトソーシングするのであれば、価格を抑え、同じ価格なら高い効果が得られる よう、依頼方法を工夫するとよいでしょう。 11 アウトソーシングを活用した経営の効率化 【清掃・警備の委託 依頼方法例】 [清 掃] ●汚さない工夫をし、清掃頻度・清掃委託項目を減らす。 汚さない工夫：出入り口にマットを置き汚れの進入を防ぐ、ゴミは所定の場所に片付 ける、机の清掃は各自で行なう等。 ●契約を１年ごとに見直し、業績が悪いときは清掃箇所を減らし価格を引き下げる。 [警 備] ●防犯カメラを設置する。 防犯カメラが設置されていること自体に犯罪抑止効果がある。 ●ダミーの防犯カメラを併用する。 主要な部分以外はダミーの防犯カメラにし、コスト削減を図る。 ●防犯カメラや警備システムを設置していることをアピールする。 防犯カメラや警備システムを設置していることが侵入犯に伝わっていなければ防犯効 果が高まらないため。 ●重点的に警備するエリアを指定する。 ４ 運送業務の委託 運送や配送などのルートセールスは、納品や検品に時間がかかり、また燃料費などの負担 もあり、生産性の高い業務ではありません。営業担当者は営業業務に専念させ、納品など は業者に委託することで、コスト削減は実現し、生産性が高まります。 【運送業務の委託 検証事項】 [委託項目] ●物流システムの設計、調達～輸送管理、倉庫の立地、配送ルートの設計、在庫管理、 流通加工等、どの部分を委託するか検証。 ●すべてを包括的に請け負う第三者（サード・パーティー・ロジスティクス：3ＰＬ）に 委託するという選択肢もある。 ●帰路に積荷がない車両は、空で帰るよりは割安でも輸送したいと考える。そのような 岐路便と荷主をコーディネイトする割安な輸送サービス「求車求貨」を利用する。 ５ 電話業務の委託 電話営業などでコールセンターを活用する方法があります。コールセンターとは、電話回 線をコンピュータと連動させ、顧客情報や過去の購買履歴を瞬時に把握し、オペレーター が営業活動を行うものです。 12 アウトソーシングを活用した経営の効率化 電話営業による見込み客や顧客ニーズの発掘をオペレーターとして正社員が行なうのは非 効率であり、コールセンター機能を外部に委託するほうが生産性が高まります。コールセ ンターは、人件費の安い地域に所在しており、コスト削減にもつながります。 ６ 販売促進業務の委託 新製品を販売するときに、大規模な販促活動を行って商品の知名度を上げ、その後の販売 につなげるケースが多くあります。 自社の営業社員のみで販促活動のプロモーションを行っていると、通常の営業活動が人手 不足のためおろそかになり、既存商品の売上に影響を及ぼすことも考えられます。このよ うな短期間に集中して決まったプロモーションとして販促活動を行う場合には、外部委託 する方が人件費負担も削減でき、効率的です。 また、販促は販促ツールの制作やマーケットリサーチなど、さまざまな専門的な内容が関 わってきます。企画段階から外部の専門家の知恵を活用することで、効果的な販促活動を 実施することができます。 ７ 採用部門の委託 会社の発展には、定期的な雇用が不可欠です。 できれば会社を担うような人材を採用したいと考え、ハローワークなどに募集をかけるも のの、以下のような問題点が発生するというのはよくあることです。 ●採用した人間がなかなか定着しない ●求めていた人材像と違っていた ●採用のノウハウがないため、手間がかかる ●専属の採用担当者がいないため、本来の業務に支障が生じる ●効果的な試験・面接ができない これらの問題を解決するために、人事部門を外部に発注することを考慮に入れてみましょ う。 採用業務は、特に新卒で複数名採用しようと考えているときなどには、求めている人物像 を設定したり、採用説明会の開催や採用スケジュールの策定、面接の実施に採用書類の作 成を行ったりなど、行わなければならないことが山積しています。 アウトソーシング化することで、効果的な採用活動を行うことが可能になります。 13 アウトソーシングを活用した経営の効率化 ８ 教育・研修プログラム 社員の教育・研修を行うのは、人事部門にとって大切な仕事の一つです。 社員の質を高めることは、会社の質を高めることに直結します。特に、新人社員を採用し た際などは効果的な教育・研修を行うことで、早々の内に即戦力になってもらわなければ、 会社の行く末そのものに関わってきます。 教育・研修に関しては、誰に対してどのような研修をいつぐらいまでにやるか、細かい計 画を策定し、さらに実際の教育・研修をほどこす講師役を選定しなければなりません。 「どのような人材が」 「いつぐらいまでに」 「何人ぐらい必要か」という教育・研修の根幹 をなす部分は、会社の経営戦略に大きく左右されるため、アウトソーシング化は困難です。 しかし、必要とする人材像を育成するためにどのような教育・研修をするかのプログラム 作成および教育・研修の実施については、外部にアウトソーシングすることも可能です。 アウトソーシング化することで経費削減につながり、人事部門が教育・研修の細かい仕事 に時間を割かれないで済むといったメリットが得られます。 ９ 情報部門の委託 近年の急激な情報技術（IT）の発達により、いかなる業種においても業務に IT を活用しな いことはもはや考えられなくなりました。 在庫管理をパソコンで行なう、社内 LAN を整備して情報共有を容易にする、ホームペー ジを作成して顧客募集に役立たせるなど、その目的は多岐にわたっています。 社内で発生するさまざまな IT への要望に答えるため、専門の部門を社内に置いているとい う会社も少なくありません。 しかし IT は技術の進歩が極めて早いために、社内にそのリスクを抱えこんでしまうと時代 の流れに取り残されてしまう危険性が発生します。 この IT 部門を必要なときに必要なだけ社外に発注することで、陳腐化のリスクを社外に移 転することが可能となります。 IT 部門のアウトソーシングには、具体的には以下のような例が考えられます。 ①情報システムの開発、メンテナンス、サポートをアウトソーシングする ②自社サーバの監視をアウトソーシングする ③ネット上のセキュリティー関連をアウトソーシングする 10 営業部門の委託 営業部門は会社の根幹である売上を形成するものであり、この部分のアウトソーシングは あまり進んではいません。 14 アウトソーシングを活用した経営の効率化 しかし、専門的なサービスや商品を提供する能力を持っていても、営業経験者が社内にい ないためにうまく売上を増やすことができないという企業は少なくありません。 こういった場合、販路拡大を図るため、業務請負や派遣社員などを活用するのも一つの手 です。 11 研究開発部門の委託 商業活動が高度化した現在の日本社会では、全くの新しいサービスや商品の提供は難しい 状態にあります。同業他社との「差別化」こそが生き残るためのカギであり、他社との小 さな差異が、時には大きな利益を生むことへとつながります。 そのためには、新製品や新サービスの開発は欠かせません。 しかし、研究開発は時間がかかるために専門の人員を雇うことも難しく、必要性は感じて いてもなかなか傾注できないという企業は決して少なくありません。 この研究開発部門について請け負うアウトソーシング会社というのもありますので、時に は利用を考慮してみるのもいいでしょう。 15