...

ダウンロードはこちら - EMC Japan

by user

on
Category: Documents
1

views

Report

Comments

Transcript

ダウンロードはこちら - EMC Japan
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
US ホワイトペーパー翻訳版
要約
EMC® My Documentum® ファミリにはEMC My Documentum for Microsoft Outlook、EMC My
Documentum for Desktop、EMC My Documentum for Offline、EMC My Documentum for Microsoft
SharePoint他の製品が含まれます。この製品ファミリは、Microsoft OutlookやMicrosoft Office、
Windows Explorer、Macintosh Finderなどの一般的なビジネス・アプリケーションを日常的に使用する
ナレッジ・ワーカーに、オンライン/オフラインに関わらず、エンタープライズ・コンテンツ管理機能
を提供します。本書では特にEMC My Documentum for Microsoft Outlook、Desktop、Offlineについて説
明します。
2009 年 12 月
Copyright © 2009 EMC Corporation. All rights reserved.
本資料に記載されている情報は、資料の公開日時の情報です。情報は予告なく変更される場合が
あります
本資料に記載されている情報は、現状として提供されています。EMC CORPORATION はこの情
報に関して、いかなる表明や保証を行うものでもありません。また、特定目的に対する市場性、
あるいは適合性に関する暗黙的な保証義務は一切負いません。
本資料で記載されているいかなる EMC ソフトウェアを使用、コピー、および配布する場合は、
適用されるソフトウェア・ライセンスが必要です。
最新の EMC 製品名リストに関しては、EMC.com の EMC Corporation Trademarks を参照してくだ
さい。
ここで使用する他のすべての商標は、各所有者の商標となります。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
Part Number h4746
2
目次
エグゼクティブ・サマリー................................................................................... 4
はじめに ............................................................................................................... 4
対象読者....................................................................................................................................... 5
EMC My Documentumファミリの概要 ............................................................... 5
My Documentum for Microsoft Outlook............................................................ 5
強化された機能 ............................................................................................................................ 6
個人の生産性 ............................................................................................................................ 7
アーカイブとコンプライアンス ............................................................................................... 7
ナレッジ管理 ............................................................................................................................ 7
まとめ .......................................................................................................................................... 9
My Documentum for Desktop ............................................................................ 9
共通デスクトップ・プロトコルのサポート ................................................................................ 10
強化された機能 .......................................................................................................................... 10
クライアント側の作業中キャッシュ...................................................................................... 11
分散コンテンツのサポート .................................................................................................... 11
クライアント・ソフトウェアの自動更新 ................................................................................ 11
他のコラボレーション・アプリケーションとの統合 .............................................................. 11
まとめ ........................................................................................................................................ 11
My Documentum for Offline............................................................................. 12
オフライン・コンテンツの同期 .................................................................................................. 12
衝突の解消 ................................................................................................................................. 13
まとめ ........................................................................................................................................ 13
おわりに ............................................................................................................. 14
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
3
エグゼクティブ・サマリー
多額の資金をエンタープライズ・コンテンツ管理 (以下、ECM と略)システムに注ぎながら、
ECM 戦略の多くが失敗に終わっているのはなぜでしょうか?それは、今日の ECM ソリューショ
ンが、日常的に広く使用されている一般的なビジネス・アプリケーションと十分に統合されてい
ないからです。
ナレッジ・ワーカーは、勤務時間の大半をさまざまな情報を扱う作業に費やします。そのため新
しいアプリケーションやインタフェースに慣れるなど、現行のプロセスがより複雑化し、時間の
かかる作業に変わることを嫌います。ナレッジ・ワーカーが望んでいるのはむしろ、Microsoft
Outlook などの使い慣れたビジネス・アプリケーションのインタフェースを使用して、情報へアク
セスし、情報を保護し、保存や管理を実行できるようになることです。
EMC My Documentum ファミリ製品は、この問題にまさに対処できます。日常的に使用される
Microsoft Outlook や Windows Explorer、SharePoint などのビジネス・アプリケーションを使って、
オンライン/オフラインに関係なく、透過的で「摩擦のない」ECM 機能を提供します。日常のア
プリケーションを使って情報の検索や共有、アクセス、保護が実行できるため、特別なトレーニ
ングの必要もなく、また情報に関わる時間を短縮できるので、業務時間の短縮が可能になります。
日常的なアプリケーションで ECM 機能が提供されるので、リテンションとガバナンスに関する
コーポレート・ポリシーの遵守も強化できます。
はじめに
企業は、多額の資金を ECM システムの購入や設計、構築、維持に費やしています。これらは、
情報への集中したアクセスを提供し、場所/職務上の境界を越えた容易なコラボレーションを可
能にし、情報セキュリティやガバナンス、法令遵守のための IT および法的な要件を満たす課題
に対処するためです。
しかしながら、この多額の投資にも関わらず、ECM戦略の多くは失敗に終わっています。市場調
査会社のForrester Researchの報告書によると、失敗の最大の理由は「多くの従業員が、ECMシス
テムの価値よりもむしろ使い勝手の悪さ 1 」を感じているからです。そのような事実にも関わら
ず、ECMには以下のような魅力的な利点もあります。
•
情報のサイロ化の排除
•
コンテンツの容易な再利用
•
強制力のあるリテンション・ポリシーとブランド基準
•
ビジネス・プロセスの合理化
•
機密文書のセキュリティ強化
•
効率性の向上
なぜ ECM 機能はそれほど使いにくいのでしょうか? それは、日々使い慣れているアプリケーシ
ョンと十分に統合されていないからです。
ナレッジ・ワーカーの業務は、実にバラエティ豊かです。株式仲介人もその 1 人ですし、製品マ
ネージャやアーキテクト、工業デザイナー、それからマーケティング・マネージャもナレッジ・
1
Craig Le Claire、Ken Poore共著「Enterprise Content Management’s Next Step Forward」( For
Information & Knowledge Management Professionals (2008)): 2. (accessed June 6, 2008).
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
4
ワーカーです。彼らは、情報に簡単かつ単純にアクセスできることで、生産性を高め、業務スピ
ードを上げることを望んでいます。複数のアプリケーションの往復で時間を無駄にしたり、新し
いアプリケーションの習得に時間を割きたくないのです。いつでも、どこでも‐オンライン/オ
フラインに関わらず‐情報にアクセスでき、Microsoft Outlook などの使い慣れたインタフェース
で業務ができることを望んでいます。より少ない時間で生産性をあげたいと考えているのです。
本書では以下の3つの My Documentum 製品を採り上げます。
•
My Documentum for Microsoft Outlook
•
My Documentum for Desktop
•
My Documentum for Offline
Microsoft Office との統合により、EMC My Documentum 製品ファミリが、使い慣れたインタフェ
ースを使用した基本的なコンテンツ・サービス機能への透過的でシームレスなアクセスや、コー
ポレート・ガバナンスとコンプライアンスの遵守をどのように実現するか、詳しく見ていきます。
対象読者
本書は、情報へのアクセス、情報の共有、検索、保護、および管理についての直感的なソリュー
ション構築を検討中の企業向けです。また、Documentum と Microsoft Office の統合を検討中の
Documentum ユーザーも対象としています。
EMC My Documentum ファミリの概要
My Documentum 製品ファミリは、日常的に使用するビジネス・アプリケーションで、基本的なコ
ンテンツ・サービス機能を利用することを目的としています。ファミリには、Microsoft Office 製
品と統合可能な EMC My Documentum for Microsoft Outlook (旧 Documentum Client for Outlook また
は DCO)、EMC My Documentum for Desktop (旧 File Share Services または FSS)および EMC My
Documentum for Offline があります。また Microsoft SharePoint、Quark、および Adobe In-Design
(My Documentum for Creative Professionals)や、SAP (My Documentum for SAP)などと統合可能な製
品もあります。
My Documentum 製品は、一般的なビジネス・アプリケーションとのシームレスな統合によって、
強力なコンテンツ管理機能を提供します。ユーザーは、Microsoft Office のインタフェースの使い
やすさと EMC Documentum の強力なエンタープライズ・コンテンツ管理サービスとの優れた融合
を実感することができます。
My Documentum 製品の、情報共有やバージョン管理といった単純な機能から、リテンションや
レコード管理、ロールやユーザーに基づくセキュリティを含む、広範囲にわたるコンテンツ・サ
ービスによって、ナレッジ・ワーカーは短期間で生産性を向上することができます。ユーザーは、
ECM 機能を利用するために日常的に使用しているクライアントを手放す必要はなく、効率的に
広範囲に及ぶ業務に取り組むことができます。
My Documentum 製品ファミリの各アプリケーションについて、さらに詳しく見ていきましょう。
My Documentum for Microsoft Outlook
ナレッジ・ワーカーの多くが、使い慣れた Microsoft Outlook のインタフェースを使用して仕事を
しています。ビジネスに重要な情報をメールでやりとりする機会も多くあります。Outlook は生
産性(向上)ツール、メッセージングのプラットフォーム、そしてビジネス取引のチャネルでも
あります。しかし、電子メールは企業情報を保存するのに信頼性あるテクノロジーとは言えませ
ん。ビジネスに重要な情報は、しばしば、メールのスレッドで失われたり、意図していない相手
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
5
に見られたりしてしまうこともあるからです。メールは電子開示にとって悩みの種で、法的な課
題に多額の費用がかかることもあります。また、メールの多くは管理されていないデータ・スト
アに保存されるため、リテンションやレコード管理、情報開示機能、バージョン管理、あるいは
セキュリティなどのコンテンツ管理サービスの恩恵を受けられず、コーポレート・ガバナンスの
システムや履行の対象外となります。
My Documentum for Microsoft Outlook では、Microsoft Outlook のインタフェースをそのまま使用し
ながら、情報はガバナンスやコンプライアンス、電子開示のために、安全に保護、管理、アーカ
イブされます。My Documentum for Microsoft Outlook は、Outlook のリッチなユーザー・エクスペ
リエンスを継承しており、ユビキタスなデスクトップのフットプリントを ECM 機能により拡張
して、広範囲にわたるコンテンツ管理の課題に対処します。
図 1. なじみのある Microsoft Outlook のインタフェースで強力なコンテンツ管理を実現
強化された機能
My Documentum for Microsoft Outlook には、Microsoft Outlook のインタフェースとの統合がデフォ
ルトで搭載されており、オフラインでのアクセスやサポートが提供されます。Microsoft Outlook
2003 および 2007 SP1 をサポートしていますが、最新版では、Outlook と同じメニューやツールバ
ーを使用して、メールやドキュメントをリポジトリから簡単に検索、ファイル、保存、および管
理できます。
次のセクションでは、My Documentum for Microsoft Outlook の3つの改善点について説明します。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
6
個人の生産性
My Documentum for Microsoft Outlook の最新版では、前回までのバージョンとは異なり、Outlook
のインタフェースを 100%採用したことで、ナレッジ・ワーカーがシステムに慣れるまでの負担
を大幅に軽減できるようになりました。Documentum ツールバーの一連のボタンが Outlook のメ
ニューバーに追加されたことで、My Documentum for Microsoft Outlook のトップレベルの機能に
簡単にアクセスできるようになり、例えばドキュメントのチェックイン/チェックアウトやチェ
ックアウトのキャンセル、オブジェクトの作成、チェックアウトした最新ドキュメントの表示も
Outlook から実行できます。メールや添付ファイルをリポジトリ・フォルダにドラッグ&ドロップ
し、Outlook インタフェースから直接[プロパティ]、[権限]、 [バージョン]、 [ロケーション]など
のコンテンツ管理機能を適用することが可能です。My Documentum for Microsoft Outlook にはオ
フライン・サポート機能も装備され、リポジトリと接続していなくてもコンテンツで作業するこ
とができます。
ナレッジ・ワーカーにとって、情報の検索は著しく生産性を低下させる原因となります。実際に、
有能な検索ツールがない環境では、1 日の労働時間の約 25%を情報検索に費やし、さらに 25%
をその情報の見極めに費やすと言われています 2 。My Documentum for Microsoft Outlookでは、
Outlookのインタフェースで、オンラインとオフラインの 2 つのモードで検索ができるため、検
索プロセスの合理化・加速化が実現されます。オンライン・モードでは、メタデータのプロパティ
とコンテンツを使って、Documentum リポジトリのプロファイルから特定のドキュメントやメッ
セージを検索します。検索結果には、そのユーザーがアクセス権を持つフォルダにあるドキュメ
ントだけが表示されます。オフライン・モードでは、ローカル・ストレージから“offline enabled”
と設定されたアイテムを検索します。
My Documentum for Microsoft Outlook では、簡易検索と高度な検索のどちらかを選択することも
できます。簡易検索では、語句やフレーズを入力してリポジトリ内の全項目を検索します。オン
ライン・モードで実行した場合は、リポジトリとローカル・ストレージを検索します。簡易検索は、
ユーザーがアクセス可能な単一のフォルダまたはリポジトリから、すべてのリポジトリに至るま
で網羅できます。検索対象が複数のプロファイルで見つかったり、複数のロケーションにリンク
している場合には、最大 500 項目まで検索結果に表示されます。高度な検索では、オブジェク
ト・タイプやフォーマット、テキスト・フィールドのみ、コンテンツのみ、日付、ファイルサイズ、
値や条件など、より詳細な検索条件の設定が可能です。また、ワイルドカードも使用できます。
アーカイブとコンプライアンス
My Documentum for Microsoft Outlook では、Outlook のルール・エンジンを利用して自動的にコン
テンツをインポートし、1 ステップの“Send-and-Save”で処理することにより、規制やコーポレ
ート・ポリシー遵守への負担を軽減できるようになりました。ルールを利用して、自動的に電子
メールや添付ファイルを保存することもできます。添付ファイルやリンクをメールに追加し、
[Send and Save]ボタンで送信すると、それらは自動的にリポジトリに保存されます。メールと添
付ファイルは、Retention Policy Services が管理するフォルダ内の「レコード」として保管されま
す。
ナレッジ管理
My Documentum for Microsoft Outlook の拡張コンテンツ管理機能により、Outlook のインタフェー
スを使って、メールやドキュメントを操作できます。Outlook でドキュメントを開き、編集や保
存することはもちろん、My Documentum for Microsoft Outlook ではドキュメントのプロパティや
アクセス権、バージョン管理が画面に表示されます。ユーザーはまた、オンライン/オフライ
2
Feldman, Susan著 「The Hidden Costs of Information Work」( IDC Update (2006): 2-3)
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
7
ン・モードのいずれでも、Documentum のテンプレートを利用してドキュメントを作成できます。
My Documentum for Microsoft Outlook の最新版では、以下の4つの機能が改善されています。
メタデータの管理
総合的なメタデータ管理機能により、フォルダ属性の継承や複数のインポート操作によるメタデ
ータ設定が可能です。Documentum リポジトリのオブジェクト (電子メールや添付ファイル、ド
キュメント) は、送信者、受信者、送信日、受信日、サイズ、ファイルタイプ、フォーマット、
そして組織の要求によって設定されたメタデータ・フィールド(プロパティ)で分類され、これ
らのプロパティはオブジェクトと共にリポジトリに保存されます。
対象のフォルダの属性を継承したり、Outlook 形式のインポート・ダイアログを使用してメタデー
タの入力を促したりするように設定することが可能です。ローカル・ストレージとリポジトリ間
で同期が行われると、プロパティへの変更もコンテンツ・オブジェクトと共に同期されます。IT
およびコンプライアンス・チームは、新規のコンテンツや情報を作成した場合、その保存先のフ
ォルダに基づく一連の値だけを割り当てるようにシステムを設定しておくことができます。これ
によって、IT 部門に負担をかけずにコーポレート・ポリシーを遵守することができます。
オンライン作業とオフライン作業
Documentum リポジトリに接続されたオンライン・モードと Documentum リポジトリに接続されて
いないオフライン・モードの 2 つのモードで作業できます。オンライン・モードでは、コンテンツ、
アクセス権、ロケーションや高度な検索に即座にアクセスできます。また、オンライン・モード
では最新バージョンのドキュメントが表示されますが、以前のバージョンにもアクセスできます。
オンライン・モードでドキュメントを変更すると、その変更は自動的にリポジトリと同期され、
他のユーザーも閲覧できるようになります。
オフライン・モードでは、リポジトリと接続されていなくても、メール・メッセージやドキュメン
トで作業できます。変更は、次回リポジトリに接続した時に同期されます。My Documentum for
Microsoft Outlook では、リポジトリとの接続が切断した場合に自動的にオフラインに切り替わり、
接続が再開するとオンラインに戻ります。
コンテンツの同期
Microsoft Outlook の起動時には毎回、コンテンツは自動的に同期され、プロパティ、プロファイ
ル、フォーマットなどのリポジトリの設定が更新されます。同期プロセスのステータスは、ダイ
アログ・ボックスに表示されます。インフォメーション・ストアは、接続切断中に発生したすべ
ての変更を更新します。また、企業によってプロファイルが変更されると、その変更はユーザー
から見えない形で反映されます。
同期には様々な設定が可能です。自動的に同期するように設定したり、必要に応じて手動でリポ
ジトリやフォルダと同期させたりすることもできます。また、同期するタイミングを1時間ごと、
あるいは特定の間隔で実行されるよう設定することもできます。編集したドキュメントを閉じる
際にも、自動的に同期されます。オフラインで作業する場合には、ドキュメントに対する変更は
すべて、オンラインに切り替わると同時に同期される設定になっています。同期によってリポジ
トリに変更箇所がアップロードされ、必要に応じて新規バージョンを作成し、リポジトリにある
ドキュメントのロックを外します。同様に、アイテムを削除した場合も、自動的に同期が行われ
ます。ユーザーとシステム管理者は、これらのコントロールによって、クライアント・システム
の負荷を削減できます。
同期プロセス中に、異なる種類の同期が重なることがあります。その場合、同期化プロセスは処
理待ちのキューに表示され、ユーザーはダイアログ・ボックスを使って優先度を決定することが
できます。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
8
同期矛盾の解消
同期プロセスの衝突が解消されます。例えば、ローカルの My Documentum for Microsoft Outlook
とそのリポジトリで同時にドキュメントが変更されると、矛盾(衝突)が生じます。これはある
ユーザーがドキュメントをオンラインで変更し、同じドキュメントを同僚がオフラインで変更す
る場合や、あるいは作成者が十分なアクセス権限を持たないために、ローカル・ストレージで作
成したドキュメントをリポジトリにアップロードできない場合に起こります。
矛盾が生じると、ステータス・バー上の My Documentum for Microsoft Outlook のアイコンが点滅し、
食い違いを解決するためのアクションの選択をユーザーに促します。この場合、矛盾の原因に基
づき、ローカル・バージョンをリポジトリにアップロードする、ローカルで行った変更を放棄す
る、サーバのバージョンを保存するなどの解決法が選択できます。
まとめ
My Documentum for Microsoft Outlook は、Microsoft Outlook のインタフェースの使いやすさと
EMC Documentum の強力なエンタープライズ・コンテンツ管理サービスとがユニークに融合され
た製品です。日常的なメール/生産性ツールであるクライアントを使いながら、ECM 機能を利用
して効率性を向上させ、適用・利用の範囲を広げます。My Documentum for Microsoft Outlook の評
価版を試用したユーザーは、主な利点として、直感的で透過的な ECM ソリューションであるこ
とと、トレーニング・コストを節減可能という 2 点を挙げています。すでに 100 ユーザー以上に
実装し、さらに大がかりな実装を計画している顧客は、次のように述べています。「情報の保存
や管理方法について、新たに説明する必要はまったくありません。以前の DCO 5.3 に比べ、My
Documentum for Microsoft Outlook は格段に向上しています。すぐにでもアップグレードすべきと、
他の企業にもお勧めしたいですね」
My Documentum for Desktop
My Documentum for Desktop(旧 Documentum File Share Services)は、一般的なデスクトップ・ア
プリケーションからコンテンツ管理機能への透過的で摩擦のないアクセスを実現します。ユーザ
ーは情報の保護や保存、アクセス、共有のすべてを Microsoft Office アプリケーションから実行で
きます。My Documentum for Desktop は、単独のサーバとシック・クライアントから構成されてお
り、コンテンツの作成・編集に使用する一般的なデスクトップ・アプリケーションから
Documentum リポジトリにアクセスできます。コーポレート・ガバナンスやコンプライアンスに
準じた情報の保護、管理、保存が可能であると同時に、通常の Microsoft Office のビジネス・アプ
リケーションから、Documentum の基本的なコンテンツ・サービス機能へ直接アクセスすることも
できます。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
9
図 2. Microsoft Office ビジネス・アプリケーションから Documentum へ透過的にアクセス可能
な My Documentum for Desktop
共通デスクトップ・プロトコルのサポート
My Documentum for Desktop では、Windows 環境と Macintosh 環境のどちらからでも Documentum
リポジトリへアクセスできます。コンテンツ作成者は、ソース・コンテンツの整合性を保ちなが
ら、コンテンツの管理、再利用が可能です。Microsoft Office 製品の Word、Excel、および
PowerPoint での使用が認定されており、これらのアプリケーションからクライアントは、インポ
ート、ファイルの開閉、表示、チェックイン/チェックアウト、削除、およびバージョン管理な
どのコンテンツ・サービスのコアな機能を提供します。さらに以下も実行することができます。
•
認定アプリケーションでドキュメントをリンク(Microsoft Excel の表と PowerPoint のプレゼ
ンテーションのリンクや PDF ファイルでのドキュメント間のリンク作成など)
•
Documentum Branch Office Caching Services (BOCS)との統合により、遠隔地からのリード/ラ
イト速度を向上
•
Windows Explorer および Macintosh Finder で同一のサムネイル・プレビューを作成
•
内蔵のオーサリング・キャッシュを使用して、コンテンツを保存するたびにリポジトリへ転
送する手間を回避
•
仮想ドキュメント、ファイル分析、画像解凍などの高度な情報管理機能の利用
強化された機能
My Documentum for Desktop の最新版リリース 6.5 SP2 では、設計の大幅な見直しにより、そのパ
フォーマンスと拡張性が改善されました。もともとはクリエイティブ・ユーザー向けに設計され
ましたが、リリース 6.5 SP2 ではナレッジ・ワーカーの強い要望に応えて、Microsoft Office アプリ
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
10
ケーションから Documentum の基本的なコンテンツ・サービス機能にアクセスできるようになり
ました。次のセクションで、6.5 リリースの主な改善点について説明します。
クライアント側の作業中キャッシュ
通信経路の端から端まで、信頼性の高い方法で制御することができる機能です。エンドユーザ
ー・マシンのフットプリントにリモート・オーサリングに適したキャッシュを装備することで、混
雑によるネットワーク中断やデータ損失のリスクを回避でき、ローカルでの大容量ファイルの編
集を可能にします。コンテンツはリポジトリの影響下に置かれますが、My Documentum for
Desktop でリンクしたコンテンツはその影響を受けません。
オーサリング・キャッシュでは、2フェーズ・コミットを使用できます。ユーザーは、オーサリン
グ・アプリケーションからローカルにコンテンツのバックアップを保存できます。また、リポジ
トリにまだアップロードされていない編集/変更したファイルを定期的にスキャンして、その場
でリポジトリにバックアップするか、設定したルールに従って自動的にアップロードするかの決
定をユーザーに促します。
分散コンテンツのサポート
ロケーション認識が可能になり、Documentum BOCS を使用して最寄りのキャッシュからコンテ
ンツにアクセスできるようになりました。BOCS は、ネットワークの遅延によって引き起こされ
る支店や支社のパフォーマンス低下の問題を解決します。プライマリ・コンテンツ・リポジトリ
と同期されたローカル・コンテンツ・キャッシュの迅速な読み書きを可能にします。
クライアント・ソフトウェアの自動更新
My Documentum for Desktop クライアントの最新版では、サーバ更新に基づき、アップグレード
の必要性をチェックし、社内サーバに更新可能な最新版があると、手動で介在しない限り、更新
プロセスが自動的に実行されます。これはデスクトップへのクライアント配信を管理するのにと
ても便利な機能です。
他のコラボレーション・アプリケーションとの統合
My Documentum for Desktopは、CenterStage®と統合することができます。CenterStageは革新的な
新型クライアントで、高度な検索や電子開示機能、モバイル・アクセスの利用が可能で、企業間
のコラボレーションを強化します。また、拡張環境での総合的なセキュリティ、コンプライアン
ス、およびリテンションの制御も行います。
この連携機能を使用すると、My Documentum for Desktop 内に CenterStage のスペースが表示され、
また CenterStage のリテンション・ポリシーがリポジトリのフォルダにも適用されます。
まとめ
My Documentum for Desktop は、Microsoft Office アプリケーションに透過的なコンテンツ管理を
提供します。基本的には、デスクトップに必要最低限なコンテンツ管理機能を表示する拡張機能
ですが、Microsoft Office 等の認定されたアプリケーション・セットを使用して、コンテンツを開
いたり、リポジトリに直接保存したりできるようにします。ナレッジ・ワーカーは Documentum
の基本的なコンテンツ・サービス機能である情報の保存、保護、検索、アクセスなどを利用しな
がら、使い慣れたインタフェースを使って業務を行うことができます。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
11
My Documentum for Offline
My Documentum for Offline は新しく開発された軽量なクライアントです。リポジトリと接続が切
断されても、そこに管理されたコンテンツへ透過的なアクセスができます。ローカル・ストレー
ジで作業したいリポジトリ内のフォルダやコンテンツを選択すると、オフライン作業中も自身の
マシンでコンテンツ作業が可能になり、その作業での変更はリポジトリ内のフォルダに反映され
ます。オフラインで行われたコンテンツの編集、追加、削除、購読は、再接続時に自動的にリポ
ジトリと同期されます。
My Documentum for Offline は、Microsoft Windows および Microsoft Office アプリケーションとの
完全統合によって、リポジトリへのシームレスなアクセスを実現します。これは忙しいナレッ
ジ・ワーカーにとって、ネットワークに接続せずにローカルのコンテンツやメタデータだけで作
業できる、理想的で使いやすいクライアントです。ネットワークへ再接続時やリポジトリへ変更
のアップロード時、またリポジトリの変更をローカル・マシンにダウンロードするたびに、変更
はリポジトリと同期されます。同期は規定の時間やイベント発生時に自動的に行われますが、必
要に応じて手動で同期を行うこともできます。My Documentum for Offline では、以下の作業が可
能です。
•
リポジトリと接続時のチェックイン/チェックアウト
•
オフラインでのメタデータ・サポートの利用
•
コンテンツの購読
•
履歴を含む同期の詳細ステータスを表示
•
コンテンツへのリンクを電子メールで送信
•
同期の衝突の解消
オフライン・コンテンツの同期
バージョン管理を維持しながら、オフライン・コンテンツやメタデータを常にリポジトリと同期
させることは、モバイル・ワーカーにとって重要な問題です。My Documentum for Offline には、
安全にこのプロセスを行う機能が搭載されています。
My Documentum for Offline では、 チェックアウトせずにコンテンツを変更した場合も、コンテン
ツは再接続時にリポジトリと同期されます。これは、メタデータでも同様です。属性の変更はす
べてローカルのデータベースに保存され、再度接続時にリポジトリのアイテムと同期されます。
いずれの場合も、バージョン管理は維持されます。
どの方向に同期を行うかについても選択することができ、以下のオプションのいずれかを設定で
きます。
• ドキュメントの修正バージョンをリポジトリからオフライン・フォルダへダウンロードする
•
修正したドキュメントをオフライン・フォルダからリポジトリにアップロードする
•
上記の両方向において同時に同期を実行する
また、個々のファイルやフォルダ、複数のファイルやフォルダに対し、同期のオプションをフォ
ルダ・ツリーから設定することができます。同期セッションは履歴に保存され、同期中に問題が
発生した場合には、その履歴でアップロード/ダウンロードしたコンテンツを追跡することがで
きます。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
12
図 3. My Documentum for Offline のすべての同期オプション
衝突の解消
衝突解消のメカニズムによって、同一コンテンツへの変更による矛盾は回避されます。矛盾が発
生するとユーザーに警告が出され、この矛盾を解消するために、削除、統合、ローカル・バージ
ョンの使用、サーバ・バージョンの使用、新規オブジェクトの作成、同期を遮断といったオプシ
ョン選択が促されます。
例えば、「同一オブジェクトへの同時変更」による衝突を解消するために[統合]を選択すると、
[統合]ダイアログ・ボックスが表示されます。ローカルとリポジトリに存在するドキュメントの
異なる値を持つプロパティが表示され、ドキュメントを統合する際にどちらの値を選択するかを
聞かれます。また、ローカルまたはリポジトリに存在するいずれかのドキュメントからコンテン
ツを選択し、統合されたコンテンツに表示することもできます。矛盾が解消されて同期が行われ
ると、統合されたドキュメントがリポジトリとオフライン・フォルダに表示されます。
まとめ
My Documentum for Offline は、軽量化されたクライアントで、リポジトリとの接続が切断しても、
コンテンツの最新バージョンに即座にアクセスし、作業を続行することができます。オフライン
でクライアントを使用することによって、ナレッジ・ワーカーの生産性は向上し、基本レベルの
使いやすいコラボレーションと配信が実現し、いつでも、どこからでも、例えネットワークと接
続されていない場合でも情報にアクセスできます。
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
13
おわりに
EMC My Documentum 製品ファミリは、使い慣れたビジネス・アプリケーションを使用して、透
過的でシームレスなコンテンツ管理へのアクセスを実現することを目的としています。ナレッ
ジ・ワーカーは、使い慣れたデスクトップ・アプリケーションで作業を続けられるだけでなく、基
本的なコンテンツ管理機能(バージョン管理、ライフサイクル、ワークフロー、チェックイン/
チェックアウトなど)から広範囲にわたるコンテンツ・サービス(リテンションおよびレコード
管理、ロールおよびユーザー・ベースのセキュリティなど)に至るまで活用することができます。
My Documentum 製品では、以下が実現できます。
•
使い慣れたデスクトップ・アプリケーションから直接使用できる、Documentum のコンテンツ
管理機能
•
リポジトリとの接続切断時のコンテンツへのアクセス
•
使い慣れたデスクトップ・アプリケーションでの情報の検索、共有、保護
•
リテンション、アーカイブ、コンプライアンスに則した企業の知的財産の保護、管理
My Documentum 製品は、ナレッジ・ワーカーの生産性向上や情報収集や迅速化とそれに伴う Time
to Market の迅速化、ガバナンス、リスクおよびコンプライアンス要件などの情報の保護と保存に
対し、早期に効果を発揮します。ECM 機能をナレッジ・ワーカーになじみのあるインタフェース
から提供することで、使いやすい ECM の実現を目指しています。使い慣れた直感的なインタフ
ェースでの作業は、余分なトレーニング費用がかからないという利点ももたらします。My
Documentum 製品は ECM 機能を個々のデスクトップに拡張することで、セキュリティやインフ
ォメーション・ガバナンス、コンプライアンスに対処しながら、ビジネス・クリティカルな情報
へのアクセス、検索、共有、および保護を実現します。
My Documentum 製品ファミリについての詳細は、以下のサイトをご参照ください。
http://www.emc.com/products/series/my-documentum-suite.htm.
EMC My Documentum 製品ファミリ
詳細レビュー
14
Fly UP