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グループウェアの教科書
グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） グ ル ープ ウェア の 教科書 はじめ て の 方 必 見！ 3 0 日間 し お試 無 料で ます いただけ シェア No.1 グループウェア のお試しはこちらから https://www.cybozu.com/jp/service/offi ce/trial/ ※サイボウズのグループウェア （サイボウズ Office、 ガルーン） は、 ノークリサーチ社「2015年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」 グループウェア部門において 9年連続シェアNo.1を獲得いたしました。 サイボウズ株式会社 製品に関するお問い合わせは、弊 社ホームページで https://www.cybozu.com/ ※サイボウズ、Cybozu、サイボウズのロゴマークはサイボウズ株 式 会 社の登 録 商 標です。 ※記載された商品名、各製品名は各 社の登 録 商 標または商 標です。また、当 社 製 品には他 社の著 作 物が含まれていることがあります。 個別の商標・著作物に関する注 記については、 こちらをご参 照ください。 http://cybozu.co.jp/company/copyright/trade_mark.html Copyr ight ©Cybozu, Inc. O T B- 0 0 4 - 1 5 1 1 0 2 ※ 本カタログの記 載 事 項は変 更になる場 合がございます。 2 0 1 5 年 1 1月現 在 製 品 の 検 討・導 入 を スマート に するた め の 7 つ の ポイント グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） グ ル ープ ウェア の 教 科 書 1 第 章 はじ め に 本 冊 子 は 、生 産 性 の 向 上 や 業 務 の 効 率 化 、 働 い て いる 人 が 業 務 の 進 捗 管 理 に 頭を悩ます システム 担 当 者 や 業 務 管 理 者 の 皆 様 に 向 けて 、 失 敗しないグループウェア の 選 択・導 入 方 法 の 習 得を 思 わ ず 使 い たくなる 目 的として 書 かれたものです。 導 入 の 準 備 段 階 で 、整えておくべき社 内 環 境 、 チェックしておきたい 機 能 や 利 便 性 、 グループウェアを効 果 的 に 運 用 するためには 、 稟 議 に おける効 果 的 な 説 得 材 料 など 「 全 て のチームメン バーが 毎 日 、自 発 的 に 活 用 する 」ことが 大 前 提 。 さまざまな 視 点 からご 提 示 いたします。 だからストレスなく、自ら積 極 的 に 活 用 できる仕 掛 け や 使 い 勝 手 が 求 められます。 目 次 今 、導 入を検 討されているグループウェア はその 要 件を きちんと満 たしているでしょうか 。 1 第 章 働 いている人が 思 わず 使 いたくなる 1 Point 2 Point 3 Point 2 第 章 気 持 よく働 ける 環 境 作りを 考 える “ 自 分 たち ”感 が 醸 成 できる 導 入 に あたり管 理 者 が 考 えて おくこと 一 歩 立ち 戻って 、 「 グループウェア はみんなのもの 」という意 識 で その 機 能 や 拡 張 性を確 認 するべきです。 04 06 08 Point 1 ●Check 1 ストレスを与える仕 組みは百 害あって一 利なし ●Check 2 心の底から「これって便利！」 と感じる仕 組みを選ぶ 会 社 の 信 用をあげる“ 不 可 欠 ”なしくみ 4 Point 5 Point 気 持 よく働 ける 環 境 作りを 考 える ●Check 3 進捗が把握できないイライラを回 避する手 立てがあるか 情 報 管 理 を 徹 底 する 12 安 全 利 用 の ススメ 14 Point 2 “ 自 分 たち ”感 が 醸 成 できる ●Check 4 管理者の思惑だけで導 入してしまう悲 劇は避ける ●Check 5 現場に任せる、管 理 者の手 間が減らせる仕 掛けがないと致 命 傷に ●Check 6 自分たちで簡 単に作れることで現 場は大きく変わる！ 3 第 章 ゴールは 売 上 アップへの 貢 献 6 Point 7 Point 02 Point 本 来 業 務 に 人 材を活 かす 18 活 発 なコラボレーションが 会 社 を 変 える 20 3 導 入 に あたり管 理 者 が 考 えて おくこと ●Check 7 そもそもグループウェアを利用する土壌はあるか ●Check 8 心に響かない専門用 語は避ける ●Check 9 独りよがりの導 入は気をつけよう 03 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 1 働 い て いる 人 が 思 わ ず 使 い たくなる 第 章 Point 1 Check 1 気 持よく働 ける環 境 作りを考 える ストレスを与える仕 組 みは Check 百 害あって一 利なし 3 進 捗が 把 握できないイライラを 回 避する手 立てがあるか スケジュールの共有やToDoリストなど業務の中で毎日 与えかねない事 態も。自分の役に立ち、気 持ちよく働く 日々仕事をしていると、進捗が把握できないことでイラ どんな要件であっても項目を自由に設定するだけで進捗 目を通すことになるグループウェアは、全 社員が 使って ことができる環 境を作り出せるグループウェアであれば、 イラしてしまう場面は誰しも経験しています。管理職の方で 管理の仕組みを作ることができれば、誰でも喜んで利 用 いるコミュニケーション基 盤のベースとなるものであり、 会社にとっても働いている人にとっても双方ハッピーなも あれば商談ごとの進捗状況や売上実績をリアルタイムに したいと思うことでしょう。見 積 申 請や 承 認 作 業も毎日 その 使 い 勝 手 は 業 務 に 少なからず 影 響を与えます 。 のになるはずです。組 織に欠かせない人 材を育てていく 把握したいでしょうし、営業マンであれば法務担当者に作 使っているグループウェアの画面から簡単にできると便利 ちょっとした使い 勝 手 の 悪さが 積み重なってストレスと ためにも、気持ちよく働ける職場を作るべきだと提案して 成をお願いしたお客様と取引するための契約書がどこまで だと実 感できます。会 社に戻らなくてもスマートフォンや なり、ストレスが業務の遅れや品質低下を招き、ひいては みてはいかがでしょうか。 進んでいるのかチェックしたいと思うことだってあるはず。 携帯電話から進捗確認できればさらにうれしいはずです。 本人の取り組み姿勢や仕事へのやる気にだって影響を Check 2 心 の 底 から「これって便 利！」と 感じる仕 組 みを選 ぶ 使いづらい！ ！ では、気 持ちよく働ける環 境を生 み出す仕 組 みとは を入力するだけで出退勤データの入力が不要になった」 具体的にどういったものでしょうか。それは使っている人に といった、使う人にメリットを感じてもらうことで気持ちよく メリットを感じてもらえるかどうかだと考えています。例えば 日々の業務に邁進できるようになります。また、ストレスに 「 急ぎで確認してもらいたい資料があり、優先順位を高く よって業 務が 阻 害されることなく集 中できる環 境 作りも して上司に送ったらすぐに確認してもらえた」 「会社に戻ら 欠かせないポイントです。 もっと 違うのないの？ なくても営業日報が作成できるのでうれしい」 「 業務日報 全然仕事が 進まない… すごく便利！ 俺ってできる人？ 経 営 層 に 響くアプローチ グループウェアの成否はユーザーのモチベーションに負うところが大。 プロジェクトの進捗がいつでもパッと把握できる。いわゆる「見える化」されていることは、 次に取るべき行動を明確にし、さらにチームの一体感も強めます。 04 05 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 1 働 い て いる 人 が 思 わ ず 使 い たくなる 第 章 Point 2 Check 4 “自 分たち”感 が 醸 成 できる 管 理 者 の 思 惑だけで 導 入してしまう悲 劇 は 避ける Check 6 自 分たちで簡 単 に 作れることで 現 場 は 大きく変 わる！ どんな仕組みでもそうですが、他の人から無理やり押し それを使うのも現場の人です。管理者の思惑でお膳立て 付けられた仕組みよりも、自分たちのものだという意識が するのではなく、現 場の運 用に合わせてフローが設 計で 「 W e bメール 」 「ワークフロー」など様々な機 能があらか や購入機器のライセンス管理など、部署に応じて管理したい 持てる仕 組みのほうが 当 然いい 効 果を生み出します。 きたり、情 報 共 有すべきメンバーの変 更に対して現 場で じめ用 意されています。これらを駆 使して普 段の業 務に 項目は異なっています。これらを管理するための仕組みを、 グループウェアの運 用では、部 署ごとの違いを反 映しな 柔 軟 に対 応できるような仕 組 みを持っているグループ 沿った運用ができるかどうかを検討することになりますが、 項目を設定するだけで自分たちの手で簡単に作り出せる がら日常業務にマッチした形で運用していけるかどうかが ウェアを選んでいきたいところです。 標 準 機 能 以 外にも管 理したい項目は現 場によって様々 ものがあれば、現 場にとっては欠かせないものになって なものがあります。例えば人事部門でいえば新卒向けの きます。自分たちで作り上げた仕組みは自分たちで磨いて 説明会受付履歴や面談履歴などを管理したいと思うこと いくことができるのです。そんなグループウェアをぜひ選んで もあるでしょう。経理部門なら、商品の棚卸管理をグループ みてください。 大きな鍵となります。業 務を知っているのは現 場であり、 Check 5 グループウェアの 機 能は「スケジュール 」 「掲示板」 ウェア上で行いたいと考える方もいるはずです。業務日報 現 場 に 任 せる、管 理 者 の 手 間 が 減らせる 仕 掛けがないと致 命 傷 に ただし、現場の運用ばかりを意識し過ぎると、 システムの に染めていけるようなグループウェアが管 理 者にも現 場 お守をしている管理者の負担は大きなものになってしまい にもうれしい仕組みとなってきます。各現場がそれぞれの ます。追加や変更が発生するたびに現場から連絡があり、 権限の中で現場に即した機能を活用していくことができ 要 望に応じて設 定を変 更していかなければなりません。 るようになることで、 「 他人からやらされている」のではなく 管理者の負荷を軽減しながら現場のやる気を盛りたてて 「自分たちで運用している」 という “自分たち” 感が使って いける、 そんな仕組みを目指しましょう。そのためには、 ある いくに従って醸成されていきます。 程度の権限を現場に委譲し、運用に即して自分たちの色 「サイボウズ Office」カスタムアプリ画面 経 営 層 に 響くアプローチ グループウェアは「おしきせ」感が強いと、使うモチベーションも下がります。 ユーザー自らカスタマイズできる余地が活発な利用につながります。 「サイボウズ Office」権限委譲画面 06 07 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 1 働 い て いる 人 が 思 わ ず 使 い たくなる 第 章 Point 3 Check 7 導 入 にあたり管 理 者 が 考えて おくこと そもそもグループウェアを Check 利 用する土 壌 はあるか 9 独りよがりの 導 入 は 気をつけよう どれだけ便 利だとあなたが 思う仕 組みでも、そもそも いう考えがないと宝 の持ち腐れに終わってしまいます。 たとえ同じ仕 組みであっても、日々の業 務に適した使 使い方が少しずつ見えてくるはずです。グループウェアの I T の 活 用が 進まない 会 社というのは存 在しています。 特に、経 営 者自身にその 意 識がないばかりか、苦 手 意 い方は会 社ごとに異なるものです。だからこそ「みんなも 最適な使い方、つまり成功パターンを自ら協力者とともに 立 派な花を咲かせる種であっても、その土 壌が豊かでな 識が 強く新しいことに取り組もうとしない場 合は注 意が 必ずこういう風に使ってくれるはず」 と一人で思い込んで 見い出した上で全 体 的に展 開していくと、みんなに受け いと花が咲かないように、せっかくグループウェアを入れ 必 要です。相 当 の 覚 悟を持って経 営 者を説 得していく はいけません。まずは身近な仲間とともに日常的に使って 入れられやすくなります。事 前に使っておけば、つまずく ても、そもそもI Tを活 用して会 社を良くしていきたいと 必要があります。 みることがオススメです。その中で自分の会 社にあった ポイントなども見えてくるはずです。 Check 8 心 に 響 かない 専 門 用 語 は 避ける グループウェアに限った話ではありませんが、周りの人 ターフェースなのでとっても使いやすいですよ」なんて から賛同を得るためには分かりにくい言葉は使わず、でき 言い方は絶対NGです。せめて「提案書を共通のスペース る限り自分の言 葉で伝えるのが鉄 則です。特に、ITにさ に保 管しておけばみんなで使い回せて二 度 手 間が防げ ほど詳しくない経 営 層にグループウェア導 入のメリットを ますし、最 新 の 情 報が 常に表 示される画 面なので抜け 語るのであればなおさらです。 「アーカイブしておけばコン 漏れも防 止できて使いやすいですよ」と普 段 の 言 葉で テンツもリサイクルできますし、タイムライン形 式 のイン 語れるようにしましょう。 DHCP Archive Protocol 経 営 層 に 響くアプローチ Timeline Interface 日本人が磨いて、育てて、利用してきたグループウェアなら、 日本語マニュアルが完備されていて安心。 試用もできるので、導入前に成功パターンを見つけることができます。 08 09 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 1 第 章 まとめ 2 第 章 “ 思 わ ず 使 い たくなる ”グ ループ ウェアを 導 入 するた め の チェックポイント グループウェアに必要な 機能・サービス まだ確 認していない未 読 情 報が一目でわかるか 申請したものが今誰に承認されて どこで審 議 中なのかが一目でわかるか 現 場の担当者が場 所の作 成 、参 加 者の設 定をするなど、 現場に権 限の委譲ができるか 日本 語マニュアル、サポートが完 備されているか 未読一覧 ワークフロー 会 社 の 信 用をあげる “ 不 可 欠 ”なしくみ グループウェア は 文 字 通り、 グループ（ チーム 、部 署 ）の 仕 事 の 効 率を最 大 限 に 高 めるため のツールです。 それだけ にグループ 内 の 情 報 活 用 は自 由 闊 達 に 、 エンドユーザー コンピューティング そして 外 部 からの 侵 入 に 対しては 強 固 なセキュリティを保 持していることが 必 須 です。 サポート そのためには 、誰 が 、い つ 、どこから、どんな 操 作をした のか 、 アクセス 端 末 から、委 託 するサービスの バックアップ 体 制まで しっかりと管 理 できる仕 組 みであることが 求 められます。 Point 4 Column 情 報 管 理 を 徹 底 する ●Check 1 0 情報の取り扱いがしっかりしたものを選びたい ●Check 1 1 グループウェアの前にまずはクラウドの安全性を 自 分たちだけのオリジナル 機 能が 作れるの？ ●Check 1 2 ログ管理が原因 究 明の足がかりに ●Check 1 3 プロジェクト単 位でのスペースが自由に扱えるものが最良の選択 グループウェアには様々な機能が用意されていますが、標準的な機能にはない利用者独自の機能を盛り込みたいという 要望は多く聞かれます。サービスによっては項目を追加していくだけで、簡単にカスタムアプリが作成できるものも中には 存在します。宅配便で届いた荷物を誰に渡すのか的確に指示するための仕組みを作ったという事例など、日常運用に 即したものを簡単に作成できるものがあります。 Point 5 安 全 利 用 の ススメ ●Check 1 4 実績があることは安 心 材 料の一つに 事 前 に 試してみる方 法とは？ ●Check 1 5 サービスにアクセスする際の認 証に注目を ●Check 1 6 アクセスできる端 末が限 定できる仕 組みを選びたい すべての社員の方に利用してもらうグループウェアだけに、 その使い勝手は慎重に判断しなければなりません。 しかし、 ●Check 1 7 本人であるかどうか判 断できる仕 組みは欲しい 見た目は便利そうでも使ってみると違和感があるということはよくあること。そのためにも、必ず試用してみることが大切です。 ●Check 1 8 同じUR Lからしかアクセスできない仕 組みは避ける 一定期間は無料で試すことができるサービスも増えています。ただし、できる限り決裁権のある方や現場に影響力のある 人にしっかりと触ってもらいましょう。 10 11 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 2 会 社 の 信 用をあげる“ 不 可 欠 ”なしくみ 第 章 Point 4 Check 10 情 報 管 理 を 徹 底 する 情 報 の 取り扱 いが しっかりしたものを選 びたい Check 12 ログ管 理 が 原 因 究 明 の 足が かりに どんな仕組みでもそうですが、情報をしっかり管理する 業務に必要な情報を共有するための基盤となるグループ グループウェアの 仕 組みでは、まず必ず必 要なのが ことはリスク管 理やコンプライアンス遵 守の観 点からも ウェアであればなおさらです。セキュリティ対 策が万 全で 「誰が」 「いつ」 「どこから」 「どんな操作で」 「何をしたのか」 非常に重要なポイントです。 しかも外部のサービスである あることはもちろん、情 報の取り扱いがしっかりできる仕 といった操作ログが管理できるかどうかが情報管理の点 クラウドサービスを利用するのであれば、より一層不安を 組みかどうかを見極めるべきです。 では重要です。もし情報漏えいが発生してしまった場合に 感じる経 営 者の方もいらっしゃることでしょう。ましてや、 を維持するべく内部統制の要件に沿った形での監査ログ が取得できればありがたいところです。 は、 その操作ログを詳しく見ていくことで素早く原因の特定 に結びつけることができます。万一の際の原因究明だけで なく、日常的にログを取得していることで利用者に対する Check 11 グループウェアの 前 に 抑止効果も発揮するはずです。また、日々のIT統制環境 まずはクラウド の 安 全 性を Check 13 「サイボウズ Office」監査ログ画面 プロジェクト単 位でのスペースが クラウドという視点でいえば、万一の災害時であっても しょう。まったく同じ環 境を自分たちで用 意した場 合と比 稼働し続けるBCP対策として有効ですし、外部からの攻 べてみれば、経営者の方にも納得してもらえるはずです。 撃に備えた幾 重にも及ぶセキュリティ対 策を施している ただし、いくらシステム的な対 策が十 分 行われていても、 ところも。バックアップ体制についても十分検討したうえで、 人的なミスが発生する可能性もあります。そういう観点でも プロジェクトメンバーごとに 作 業スペースを用 意し、 自前で同じ仕 組みを用 意したときのコストと比べてみま クラウド事業者の運用体制をしっかり見ておきましょう。 情報を共有しながら議論できるインフラをグループウェアで 自由 に 扱えるものが 最 良 の 選 択 用意することができますが、 このスペースに参加できるメン バーは当然限定することが可能です。 メンバー以外はその タスクの進捗状況を ひと目で把握 スペースにアクセスできないようにすることで、情報管理 万一の災害対策は？ を徹底することができます。ただし、 プロジェクトが発足する 前の準備段階では、 そもそも社内にも公にしないようにし 標的型攻撃などセキュリティ対策は？ たいこともあるでしょう。共 有の場そのものを公 開するか 情報漏えいへの対策は？ どうかの機能も、情報漏えいリスクを最小限に抑える情報 バックアップはどうする？ 管理という意味では重要なポイントになってきます。 「サイボウズ Office」プロジェクト画面 人的ミスを回避する運用は？ 経 営 層 に 響くアプローチ 情報漏えいのリスクに対して、グループウェア上で社員の行動を後追いするログ管理は有効。 この機能が危機管理上大きなポイントになります。 12 13 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 2 会 社 の 信 用をあげる“ 不 可 欠 ”なしくみ 第 章 Point 5 Check 14 安 全 利 用 の ススメ 実 績 があることは 安 心 材 料 の 一 つに Check 17 本 人であるかどうか 判 断できる仕 組 みは 欲しい クラウドサービスはインターネットを前提としているだけに、 のも事実で、中にはすべてクラウド上に移管したという例も 次に本 人であるかどうかを見 極める認 証については、 パスワードを入力するBASIC認証と呼ばれるWebサーバ 安全に利用できるかどうかについて危惧している方も少なく あるほど。できれば同業他社のクラウドサービス利用実績を 本人が所持するICカードをはじめ、指紋や静脈など本人 の仕組みや、 もともとグループウェア内部で管理されている ありません。それは当然のことではありますが、実は今では インターネットなどで調べてみるなど、安心材料となる実績を の生体情報に基づくものなどがあります。その中でも最も ユーザーIDとパスワードを入力する仕組みなどが挙げられ 数多くの企業がクラウドサービスを利用している実態がある 事前に探しておくことも提案する上では大切です。 シンプルでポピュラーなものが、本人の記憶に基づくパス ます。またこれらの認証方式を組み合わせる多要素認証 ワードを用いた認証方式です。具体的には、ユーザー名と に対応しているかどうかもしっかりと確認しておきましょう。 Check 15 サービスにアクセスする際 の 認 証 に 注目を Check 18 同じU R L からしか アクセスできない 仕 組 みは 避ける 具 体 的には、安 全 利 用という観 点 普 段 W e bサイトを見る場 合は、常に同じU R Lでアク 類 推されてしまう恐れも。そこで便 利なのが 、利 用する セスすることになります。クラウドサービスであるグループ 企 業ごとに別々のU R Lを用 意してくれるグループウェア の認証方法です。認証方法には様々 ウェアもWebサイトと同じであり、基本的には同じURLに です。1 0 0％不 正な利 用を止めることはできませんが 、 なものがありますが 、実 際 にはアク すべての利 用 者がアクセスします。 しかし、同じサービス 不 正アクセスを低 減することに役 立ちます。安 全を考 慮 セスできる端 末であるかどうかを見 極 を使っている他の企業が入力しているユーザーIDやパス すれば 、U R Lを個 別に設 定できる仕 組みを選んでいく める認 証と、本 人であるかどうかを見 ワードが 漏 洩してしまうと、そこからパスワードの 傾 向が べきです。 では何を確 認すべきなのでしょうか。 クラウドサービス それは、グループウェアを利 用する際 極める認証があります。 アクセスできる端末であるかを見極める認証 Check 14 16 本人であるかを見極める認証 アクセスできる端 末 が 限 定できる仕 組 みを選 びたい 「サイボウズ Office」任意のURLが生成できる画面 経 営 層 に 響くアプローチ 端末そのものが正しいものかどうかを判断するには、端末 ことができます。ただし、 たくさんの従業員がいる場合はすべ が持っているIPアドレスを用いて認証を行うことができる てのIPアドレスを登録するのは運用上大変です。そんなとき クラウドサービスを利用したユーザー事例は多くあります。進んでいるというより、 仕組みがあります。つまり、事前に許可を受けたIPアドレス には、電子証明書を使った認証方式に対応していれば便利 すでに当たり前の存在です。誰が利用するかは安全性における最重要ポイント。 からしかアクセスできない仕組みです。アクセスできるIPアド です。事前に証明書の配布を端末に行っておくことで、 その レスを限定することで、第三者からのサービス利用を止める 証明書が入っている端末であればサービスを利用できます。 本人とアクセス端末の二重の認証が安心です。 15 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 2 第 章 まとめ 3 第 章 “ 会 社 の 信 用をあげる ”グ ループ ウェアを 導 入 するた め の チェックポイント ゴール は 売 上 アップ へ の 貢 献 グループウェアに必要な 機能・サービス 監 査に耐えうる操 作 内 容のログがきちんと記 録され、 取 得できるようになっているか 監査ログ グループウェアを導 入 する目 的 は 、 企 業 によってさまざまありますが 、 売り上 げ アップを第 一 の目 標 にかかげる企 業 は 少 ないかもしれません 。 多 要 素 認 証が備わっているか 複数の認証プロセス しかし 、グループウェア によって 、 業 務 効 率 が 格 段 に アップし 、 社 員 間 のコミュニケーションが 盛 ん になり、働くよろこびを引き出 せたら、 数 字も自 然とつ いてくるのです。 Point 6 本 来 業 務 に 人 材を活 かす ●Check 1 9 やるべき業務に注力できない” 兼 任 者” を救う ●Check 2 0 楽をしたいだけでは通らない！人を活かして売 上 貢 献をアピール ●Check 2 1 契約から運用まで、外 部にお任せ出来る仕 組みが勘 所に ●Check 2 2 機能がたくさんあるほうが売 上に貢 献 、は大きな間 違い Point Column グループウェアの 生 い 立ち 7 活 発 なコラボレーションが 会 社 を 変 える ●Check 2 3 メールの洪水の中で情報は埋没していく ●Check 2 4 情報の鮮度、情報 提 供 範 囲が不 明なのは失敗の元 ●Check 2 5 スマートフォンは当 然 、携 帯 電 話も仲 間 外れにしない 今や業務における情報共有の基盤としてなくてはならないグループウェアですが、 もともとはマウスなどの生みの親である ダグラス·エンゲルバート氏が1968年に提 唱した「 N L S 」 （ o N L i n e System） と呼ばれるシステムがグループウェアの 前身と言われています。実 際に企 業で導 入が広がったのは、1989年に製 品 化されたL o t u s Notesが登場してから。 PCが企業に導入され始めた1990年代に一気に広がっていったのです。 16 17 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 3 第 章 Point ゴール は 売 上 アップ へ の 貢 献 6 Check 19 本 来 業 務 に 人 材を活 かす やるべき業 務 に 注 力できない Check “ 兼 任 者 ”を救う 21 契 約 から運 用まで、 外 部 に お 任 せできる仕 組 みが 勘 所 に 日々の行動予定を全員で共有するグループウェアは、 最 低 限のユーザー教 育だけで直 感 的に使える “管理者 では、 グループウェア導 入を検 討する場 合 、外 部に委 を利用するのが一般的です。このクラウドサービス自身の すべての従業員が利用する仕組みです。大企業であれば にうれしい” 仕組みを選びたいところです。さらに言えば、 託しやすい環境とは具体的にどういったことがポイントに 運 用を外 部に委 託しようと考えた場 合 、S Iパートナーを いざ知らず、他の業務を兼任している “システムに詳しい” 管理そのものを外部に委託することで兼任業務から解放 なるのでしょうか。社内に環境を構築していたひと昔前とは はじめとした委 託 先自身が契 約も含めて代 理 決 済が行 担 当 者が 社 内システムの 企 画から運 用までを一 手 に され、注力すべき本 来の業 務に時 間が確 保できるように 違い、 グループウェアは自社で持たずにクラウドサービス える仕組みが求められます。 担っている企 業では、できる限り管 理の手 間が減らせる しておくべきなのです。 仕 組みが必 要です。従 業員が問い合わせすることなく、 Check 20 Check 楽をしたいだけでは 通らない！ 人を活 かして売 上 貢 献をアピール 22 機 能がたくさんあるほうが 売 上 に 貢 献 、は 大きな間 違 い 様々なグループウェアが世の中に氾 濫していますが、 になるはずです。また、日常 的に使っているアプリケー よく聞かれるのが「使える機能がたくさんあるのはうれしい ションを同じ画面から呼び出せるようになっていれば、使う ただし、アウトソーシングする理 由が “管理者の業務 外 部の専 門 家に任せるべきだという提 案を行ってみて が、結局機能が多すぎて使いづらい」 という声です。従業 たびに別の画面を呼び出さなくてすむようになり、仕事の 負荷を軽 減する” ということだけでは経 営 層や役 職 者は はいかがでしょうか 。潤 沢 に 人 材が 確 保できないから 員それぞれが自分の業務に集中するためには、余計な機 効率も上がるはずです。多くの機能を備えていながらも、 納 得しません。 「これまでも運 用してきたのだから、これ こそ、経 営 資 源の一つである人 材の最 適 配 置は有 効な 能を見せないように工夫できる仕組みが必要ですし、 そう 使う人に合わせてOne to Oneにて機能が出し分けできる まで通り外 部 に 頼る必 要はない 」 「 自分が 楽をしたい 策であり、ひいては売上アップに繋がる下地作りになって することで最終的に売上に貢献する仕組みが作れるよう グループウェアを選びましょう。 だけだろう」と一 蹴されてしまう可 能 性もあります。そん くるはずです。 全ユーザーに適用 なときこそ、本 来 業 務に注力する時 間を確 保するために だめ！ 管理負荷 軽減のために 本来業務に 集中して 売上アップを ユーザー単位で適用 いいね！ 経 営 層 に 響くアプローチ 使える機能だけを利用する、というのがグループウェアの理想。 多機能をうたっていても使い切れないし、ユーザーを煩わし業務効率を滞らせます。 18 19 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 3 第 章 Point ゴール は 売 上 アップ へ の 貢 献 7 Check 23 活 発 なコラボレーションが 会 社 を 変 える メールの 洪 水 の 中で情 報 は 埋 没していく Check 25 スマートフォンは 当 然 、 携 帯 電 話も仲 間 外れにしない スケジュールをはじめ 、メール や 掲 示 板 、やること ビジネスを有利に進めるためには、 プロジェクトの中で ただし、社 外のパートナー含めてプロジェクトメンバー （ToDo） リスト、 ファイルといった様々な情 報をチームで 情報を素早く共有し、次の打ち手や対策をいち早く検討 全員がスマートフォンを使っていれば問題ないのですが、 共有することは、業務を円滑に遂行するためには必要不 することが 重 要です。素 早く情 報を共 有するためには、 上 司の中にはフィーチャーフォンなど携 帯 電 話を利 用さ 可 欠です。この情 報 共 有に大きく役 立つのがグループ スマートフォンやタブレットなどでも利用できるような仕組 れている方もいらっしゃるはずです。携帯電話でも同じ仕 ウェアであり、情 報 共 有できることが 大きな魅力の一つ みが 欠かせませんし、今 は 仕 事をするうえでは 必 須と 組みの中で情 報 共 有できるほうが受け入れられやすく、 だと言えます。もちろん、電子メールのCCやBCCで様々 言っても過言ではありません。 ベストな選択と言えるのではないでしょうか。 な情 報を一 方 的に送りつけることでも情 報の共 有は可 能ですが 、膨 大なメールの洪 水の中に埋 没してしまい、 結果として見落としてしまったという苦い経験は経営者も 含めて必ずあるはずです。 Check 24 情 報 の 鮮 度 、情 報 提 供 範 囲 が 不 明なのは 失 敗 の 元 情 報が共 有できるならどんな仕 組みでもいいのではと 考える方もいますが、 どのように共有するのか、 どの範囲 で共有するのかといった情報共有の仕方が本当に重要 なポイントです 。そんな仕 組 み 作りの 中 核を担うのが グループウェアの役割でもあるのです。分かりやすく通知 してあげることで情報の抜け漏れを防ぐことができること はもちろん、共 有する情 報 単 位 に 優 先 順 位が 明 確 に わかったり、未 読なのか既 読なのかが 一目でわかったり 経 営 層 に 響くアプローチ など、 シンプルながらも情報を届けたい人に分かりやすく 情 報が伝わることが大 切です。また、その情 報 共 有する スペースの中で新たな気付きが得られたり議論が進めら みんなが「スマホ」ユーザーとは限りません。特に決裁権のある年齢の高い層では、 れたりするような仕組み作りがチームの活性化に繋がり、 まだまだフィーチャーフォン派もけっこういるのです。 売上アップの大きな武器となるのです。 必要なときに、必要な人全員に、必要な情報を提供する。それはグループウェアの大きな役割。 共有する情報を中心にチームが有機的につながり活性化します。 「サイボウズ Office」情報共有画面 20 21 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） 3 第 章 まとめ まとめの グ ループ ウェア 導 入 チェックシート “ 売 上 アップ に 貢 献 する ”グ ループ ウェアを 導 入 するた め の チェックポイント ここまで、グループウェアをスムーズ に導 入し、上 手 に活 用するための さまざまなノウハウを追いかけてきました。ご理 解いただけましたでしょうか。 仕 事 の 効 率を上げ 、社 員のコミュニケーションを促 進し、 さらには売り上げアップにも貢 献するために、最 後 に、もう一 度 、 重 要 ポイントをおさらいしておきましょう。 グループウェアに必要な 機能・サービス 運用管 理を委 託する外 部の協力会 社でも 代 理で決 済してもらうことは可 能か 担当者ごとに必 要な機 能だけを 使用させることができるか スマートフォンだけではなく、 携 帯 電 話でも全ての機 能を利用できるか 代理決済 機能のon/off グループウェアに必要な 機能・サービス まだ確 認していない未 読 情 報が一目でわかるか 申請したものが今 誰に承認されて どこで審 議 中なのかが一目でわかるか モバイル対応 現 場の担当者が場 所の作 成 、参 加 者の設定をするなど、 現 場に権 限の委譲ができるか 日本 語マニュアル、サポートが完 備されているか 監 査に耐えうる操 作 内 容のログがきちんと記録され、 Column S L A（ S e r v i c e L e v e l A g r e e m e n t ）の 判 断 基 準って何？ SLAには稼働率や遅延時間などいくつかの指標がありますが、稼働率を取ってみても積算する期間が1ヶ月なのか1年 取 得できるようになっているか 多 要 素 認 証が備わっているか 未読一覧 ワークフロー エンドユーザー コンピューティング サポート 監 査ログ 複数の認証プロセス なのかで大きく変わってきますし、ハードウェア（IaaS）部分なのかアプリケーション（SaaS）部分なのかによっても稼働 率の概念は大きく変わってくるため注意が必要です。また、SLAはあくまで設定値に対する合意であり、保証されたもの ではないことを肝に銘じておきましょう。なお、SLAを達成するために様々な領域でその目標値を定めるSLO（Service Level Objective） を提示しているところもあります。 スマートフォンだから活 かせるワークフロー 大企業を中心にワークフローが使われているのは、申請承認のフローが複雑なだけでなく、承認する人数も多くなってし まうためです。では小規模企業では不要かというと決してそんなことはありません。経費処理や稟議書の確認など幅広い 22 運用管 理を委 託する外 部の協力会 社でも 代 理で決 済してもらうことは可 能か 担当者ごとに必 要な機 能だけを 使用させることができるか 用途で活用でき、かつ外出先にいても携帯電話やスマートフォンで承認作業を行うことができます。わざわざオフィスに スマートフォンだけではなく、 戻って紙の申請書を確認する手間をなくすことは、小規模企業でもメリットは大きいはずです。 携 帯 電 話でも全ての機 能を利用できるか 代理決済 機 能のo n / o ff モバイル対 応 23 グループウェアの教科書_A4パンフ_展開時（A3:420×297mm） グ ル ープ ウェア の 教科書 はじめ て の 方 必 見！ 3 0 日間 し お試 無 料で ます いただけ シェア No.1 グループウェア のお試しはこちらから https://www.cybozu.com/jp/service/offi ce/trial/ ※サイボウズのグループウェア （サイボウズ Office、 ガルーン） は、 ノークリサーチ社「2015年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」 グループウェア部門において 9年連続シェアNo.1を獲得いたしました。 サイボウズ株式会社 製品に関するお問い合わせは、弊 社ホームページで https://www.cybozu.com/ ※サイボウズ、Cybozu、サイボウズのロゴマークはサイボウズ株 式 会 社の登 録 商 標です。 ※記載された商品名、各製品名は各 社の登 録 商 標または商 標です。また、当 社 製 品には他 社の著 作 物が含まれていることがあります。 個別の商標・著作物に関する注 記については、 こちらをご参 照ください。 http://cybozu.co.jp/company/copyright/trade_mark.html Copyr ight ©Cybozu, Inc. O T B- 0 0 4 - 1 5 1 1 0 2 ※ 本カタログの記 載 事 項は変 更になる場 合がございます。 2 0 1 5 年 1 1月現 在 製 品 の 検 討・導 入 を スマート に するた め の 7 つ の ポイント