会議PDCA進め方ハンドブック 事前準備編

会議ＰＤＣＡ進め方ハンドブック
事前準備編
なぜ会議効率化が大切か
会社に限らず、あらゆる組織で、会議の占める比率は非常に大きく重要性の高い伝達
や検討、意思決定がなされています。会議とは呼ばないまでも、複数の関係者での打ち
合わせという形で、重要業務が進められています。
しかし、会議というと「会議は踊る」とか「小田原評定」とか、とかく否定的な話に
なりがちです。会議についての調査結果や出版物などでも、無駄な会議が多いなどとい
う見解が少なくありません。
そこで、会議の進め方についても、マネジメントの基本である PDCA サイクル（PLAN
‐DO‐CHECK‐ACT）によって、より効果的な会議、目的を達成できる会議を実現する方
法を提案します。この提案は、
① 会議の進め方についてのルールを作り、
② テンプレートの利用を促進し、
③ さらに最新のＩＣＴ（インフォメーション・コミュニケーション・テクノロジー）
を活用することで会議効率化による業績向上を実現します。
このハンドブック「事前準備編」では、ハンドブック「事前準備編」では、PLAN すな
わち会議の開催に先立って準備しなければならない事項について解説します。
1
PLAN
【会議のプラン】会議開催に先だって、何のために会議を開くか、どのような会議に
するかなどを計画します。
会議企画書というテンプレートを使います。
会議の企画
はテンプレートを表します。
＊
まず、会議の目的を明確にしてください。
会議企画書
例えば会社方針の伝達が目的なら、出席者
が会社方針を理解し納得しなければ目的を
達成したことにはなりません
企画の打ち合わせ
大きな会社なら、会議開催を決める責任
PC
者・担当者が自分の使えるパソコンで原案
を作成し、責任者にメールで承認を取りま
す。企画について誰かに相談する場合は、
小型ディ
スプレイ
メールや小型ディスプレイで打ち合わせを
会議企画の承認
行ないます。電子承認システムをお持ちの
会社はこれを利用します。
＊
担当者は会議企画書をもとに会議開催通知
会議開催通知
会議の招集
を作成し、出席者にメール送信をします。
資料があれば添付し、出欠回答をもらいま
す。
このテンプレートを使って、出席者に、会
PC
議の目的、開催の趣旨、アジェンダ（会議
の概要）を知らせ、出欠を問い、資料の準
備などを求めます。
＊
重要会議、大規模会議のような場合、時間
会議進行表
の進行に合わせて、何を配慮し、何を準備
リハーサル
すればよいかをチェックしながら、リハー
サルを行います。机・椅子の準備、電子機
器やその他の設備の配備、会議室の環境管
理、資料の確認と配布ないし掲示、提供
タイミング等、検討しなければなりません。
2
会議企画書
■概要
●会議を開催しようとするとき、主催者側で、なぜ会議を開催しなければならないか、
どのような内容の会議にするかを事前に検討し企画するためのものです。
■用途
●会議開催の前にこのテンプレートを使って会議の目的や内容を検討し整理します。
■効果
●会議の目的が明確になるので、目的達成に向けて効果的な会議ができます。
●本当に会議を開かなければその会議の目的が達成できないのかどうかを検討するこ
とで、無駄な会議を開かなくなります。
●会議企画書をもとにすれば、わかり易い会議開催通知が作成できます。
●綿密な企画書があれば、会議が円滑に進行します。
■使用方法
●主催者が項目に従って、事前にチェックしながら会議の内容を決めていきます。
●必要があれば、関係者と事前の相談をして決めていきます。
●特に、会議の目的達成のために、会議以外の方法があるかどうか、入念に検討して
おく必要があります。
●会議企画書案の承認を取れば、すぐ会議開催通知を作成します。
3
■ サンプル
会議企画書（1/2）
会議名：事務適正化会議
日付： ５月 1 日
厳しい経営環境のもとで、経営の効率化と迅速化が求められている。特
会議コスト
¥/人・時×参加者数+会場費+資材費+その
他経費
に我社では、スタッフ部門のスリム化が急務である。
会議以外の方法のチェック
開催理由背景
関係部門の総力を挙げて人材活用案を策定
テーマ
スタッフ部門のスリム化のための最大の課題は、優れた人材の育成と
会議の目標・予想効果
起用である。そのため、人材の活用案の策定と実行が望まれている。
スタッフ部門人員１０％削減
前提条件（予算・期限等）
会議の目的
人材活用策は、各部で予算内で実行する。
今期中に、優れた人材活用策を立案し、下期早々から実行に移して、所
各部で人材１０％削減を今年度末までに実現
定の効果を上げること。
する。
会議企画書（2/2）
会議名：事務適正化会議
会議進行（アジェンダ）
１０：００～ 人事担当常務から趣旨説明
日付： ５月 1 日
開催日時
５月８日(火）
開催場所
本社Ａ会議室
必要設備
タッチパネル式ディスプレイ
１０：１５～ 人材活用素案について意見交換
人材活用実行案にまとめる。
事前準備事項
１１：３０～ 実行案実施に当てってのチェック項目洗い出し
各部内で人材活用素案の事前検討
まとめ
出席者
役割
関連資料（事前配布）
人事担当常務
人材活用案の作成と実行、指揮
人材活用素案
人事部長
常務の補佐
関連資料（当日配布）
経理部長
経理部内の人材活用
各部事前検討結果の資料
総務部長
総務部内の人材活用
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会議開催通知
■概要
●各出席者の会議目的を統一します。
●各出席者の会議課題を認識します。
●各出席者の課題への対応策を準備（サブ資料の事前作成）します。
●各出席者の問題や状況に対する認識を統一できます。
■用途
●会議前では、事前準備の認識を行います。
●会議中では、目的・進行・課題等の確認を行います。
●会議終了時は、会議内容の差異や出来ばえを確認します。
■効果
●会議出席者の心構えを明確にします。
●会議の効率化と充実化を図ります。
■使用方法
●会議開催日の一週間以上前に、出席者全員に配布します。
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■サンプル
会議開催通知
会議名
日時
事務適正化会議
５月 ８日（火曜日）
１０：００～１２：００
場所
本社 Ａ会議室
目的
効率化・人材活用の観点で社内事務処理の適正化案を検討
１．人材活用の素案議論
議題
２．チェック項目検討
３．今後の作業スケジュール確認
人材活用素案
配付資料
チェック項目一覧
作業スケジュール表
１．パート活用方針の検討
検討内容（課題）
２．チェック項目検討
３．今後の作業スケジュールの確認
総務部：○○課長
出席者一覧
人事部：△△主任
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会議進行表
■概要
●重要な会議の場合は、円滑に会議が進行するように、事前に、会議開催の準備事項か
ら時間を追って予想される事項をチェックしておけば、無駄やミスを減らすことがで
きます。
■用途
●ミスやムダのない会議を開催するために使います。重要な会議の場合、これを使って
リハーサルをします。
■効果
●会場の準備、機材の手配、関係者への事前資料の配布、根回しができます。
●会議の進行に合わせて、会議の雰囲気、出席者の様子を事前に予想し、対策を打って
おくことが可能になります
●これを使ってリハーサルを実施すれば、ほぼ完璧な会議を実現できます。
■使用方法
●進行表の項目に従って、事前のチェック、準備、手配を行ないながら、このテンプレ
ートを完成します。
●作成した進行表を、関係者が各自参照しながら会議に望めば、連携が良くなり、ミス・
無駄が省けます。
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会議進行表
時刻
会議名：
会議内容
担当
08:00
09:00
09:30
09:35
会場準備
会場
開会
主催者趣旨説明
事務局
09:45
第 1 議題説明
発議者
アイデア出し
出席者
：
：
事務局
主催者
：
使用ファイル
ディスプレイ
ディスプレイ
テンプレート
ディスプレイ
入力 PC
進 行のポイント
伝達
情報共有
伝達
創造
：
会場レイアウト
オフィス
サイネージ
ディスプレイ
備品：
マイク
ディスプレイ
オフィスサイネージ
椅子
8脚
資料：
XXXXXX
9部
飲料・菓子：
お茶
以上
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