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分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：情報公開に対応した文書（情報）管理 拠点校：岡山市立藤田中学校 連携校：第一藤田小、第二藤田小、第三藤田小 ねらい ○ 「開かれた学校づくり」を推進し、地域住民等への説明責任に対応するためには「学校の 情報公開」を進めていかなければならない。 そのためには外部からの文書はもちろん、校内で作成した文書や記録文書にも目を向けた 文書（情報）管理が必要である。こういった視点に立った情報公開に対応できる文書（情報） 管理体制を目指す。 具体的内容 １ 各学校の文書（情報）管理状況を確認する。 ・ 「文書分類基準表」に基づき文書ファイルが整備されているか。 ・文書取扱主任の役割分担が校務分掌等で決められているか。 ・ 「起案」により決裁が行われているか。 ・校内で起案された文書（情報）が的確かつ適正に管理されているか。 ・当該年度の文書（情報）が基準表に基づき、使いやすく保管されているか。 ・前年度以前の文書がわかりやすく保存されているか。 ・それぞれの担当者が文書ファイルを管理できているか。 ・個人情報の文書についての校内規定が整備されているか。 ・個人情報の文書が鍵のかかる場所に保管されているか。 ・保存期間を終了した文書は速やかに廃棄されているか。 ２ 各学校の課題を全員で協議し、相互協力を行う。 ＊「基準表」に基づいた文書ファイルの整備 ＊「起案」の定着に向けての取り組み ･共同実施組織として職員会議で提案する資料等を作成する。 ＊個人情報管理に関しての整備 ３ 「情報管理の手引き」を作成する。 ＊資料を持ち寄り、校内での文書（情報）の取扱について説明する「情報管理の手引き」を 共同実施で作成する｡ ４ 教職員に校内文書（情報）管理の必要性について周知させる。 22 ポイント ○ 個人情報管理、インターネット利用など校内情報管理担当者との連絡調整を行いながら 進める。 ○ 職員会議等で教職員の十分な共通理解と協力を得るようにする。 ○ 情報管理に関する資料等を収集し、検討を行う。 結果及び今後の改善など 取組の成果 ○ 今までは教職員に提案することに対し不安があったが、共同実施組織として提案できるので 自信を持って行えた。 ○ 各自作成していた資料等を持ち寄り、文書（情報）管理について,よりレベルアップした 「情報管理の手引き」が作成できた。 ○ 「情報管理の手引き」を使用して教職員に説明することで、校内情報管理の必要性が周知 できた。 今後の課題 ○ 今後も事務職員自身が校内情報管理の重要性を理解し、職員に伝達、啓発を行うことができ るよう、研修を継続して行うことが必要である。 23 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：文書受発（受付文書記録の送信） 拠点校：総社市立総社小学校 連携校：常盤小、総社中央小、総社北小、総社東中 ねらい 学校に届く文書は、同じ時期に文書が届くことが多いので、各校で文書受付をしていたが、それ を共同実施グループ内で代表で行うことで効率的な事務処理ができる。 具体的内容 Ⅰ 作業の流れ 文書受付用の「往復文書処理簿」ソフトを送信用と受信用に複写しておく。 簿」のソフトにより文書受付担当者が文書名等を入力 メ−ル送信 「往復文書処理 「往復文書処理簿」の「受付文書名入力シ−ト」に貼り付ける 受信 受信用の 自校分の文書を入力する 「往復文書処理簿様式」にＩＤ番号を入れることで文書受付が完了する。 Ⅱ 実施内容（詳細） １ 文書受付担当者が「文書名入力」のシ−トの左端のセルに、ＩＤ番号を順次入力し、学校に届い た文書の発信者、文書番号、日付、件名、日時、場所、処理期限を入力する。 「様式」のシ−トにＩＤ番号を入れると、エクセル関数 VLOOKUP により、「文書名入力」 ２ のシ−トで入力した文書が、様式のそれぞれに対応する箇所に入る。 【文書受付担当者文書名等入力シ−ト】 【往復文書処理簿様式シ−ト】 ＩＤ番号 ３「様式」は、ＩＤ番号を全て入力し、 「文書入力」されてない箇所は空欄となり、当日の「往復文 書処理簿」が完成する。 ４ 文書受付担当者は、受け付けた「往復文書処理簿」を連携校と市内の連携校以外の送付を希望 している学校にメ−ル送信する。 ５ 受信者は、メ−ルの添付ファイルで送られてきた「往復文書処理簿」を自校のハ−ドディスク 等に名前を付けて保存する。そして、前日以前に送られてきた「往復文書処理簿」を受信メ−ル 記録から削除する。 （毎日新しいデ−タが送られてくるので、受信箱がデ−タが重くなるのを防 ぐ。 ） 24 ６ 受信したデ−タは、自校用に上記と同じソフトを入れておき、自校の「文書名入力」のシ−ト に貼り付けて、送られてきてない自校分の文書を入力する。 【受信者文書名入力シ−ト】 【受信者様式シ−ト】 当日分 コピ− 貼付 自校分 を入力 自校に関係する文書のＩＤ番号のみ入れる ７ 自校分の「様式」にＩＤ番号を入れ、 「往復文書処理簿」の「様式」の印刷をする。 文書に文書番号を記入し、回覧する。回覧が終わった文書は、 「処理の経過」欄に文書を配付した 人と月日を記入する。 ポイント ○ 担当者は、自校に文書が届いた時に、他校に影響があるので、できるだけ早く文書受付を行う。 ○ メ−ルは送信側も受信側も以前に届いた文書の順に順次削除しておく（メ−ルの容量を超えな いようにするため） ○ 受付文書のうち、児童生徒の転入・転出、異動事項（保護者・住居など）については細心の注 意を払い、個人名など個人情報に関することは入力しない。 結果及び今後の改善など ○ 今まで個々に行ってきた文書の受け付けを代表で担当して行うことで、事務処理の時間短縮に なった。 ○ 受け付け文書に記載してある日時・場所・処理期限を入力しているので、日時・処理期限によ りソ−トすれば、開催日時順又は処理期限順に並べ替えができる。 ○ 募集関係文書は、別にシ−トにＩＤ番号を入れることで、一覧を作成することができる。 ○ 文書分類表に番号を受け付けた時に入れておけば、どの学校に行っても、同じ文書ファイルに 文書が綴ってあることになるが、実行できてない。 ○ 送り側が自校分の文書を除いて送信する方法も考えられるが、毎日、多量に受け付け入力し、 送信する作業は担当者に負担がかかる。 25 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：備品の相互利用について 拠点校：津山市立弥生小学校 連携校：一宮小、高田小、北陵中 ねらい ○ 共同実施の学校間で連携し、各学校の備品リストを共有することで備品の有効活用を図り、併 せて、予算の効率的な執行もできる。 具体的内容 １ 備品の相互利用 ○ 各学校の備品をリストにすることにより互いに利用しやすくする。 ① 各学校で、貸し出し、相互利用可能な備品のリストを作成する。 ② 備品を借り受けたい学校は「津山市学校物品借用申請書」に必要事項を記入し、借り受け たい備品を所有する学校に提出する。 ③ 貸し出しする学校は、申請書の内容を充分検討し、適性であれば貸出を許可する。 ④ 借り受けた学校は、借り受けた備品の状態をよく把握したうえで、申請書に記入した内容 に沿って使用する。また、備品を返すときも状態を十分に確認しておく。 ⑤ 貸し出した学校は、備品が返ってきたときに破損の有無や付属品の紛失等、必要な点検を 行い、異常がないことを確認してから受け取る。 ２ 相互利用備品例 ○（運動会） テント、赤白玉 ○（研究会等） 衝立、プロジェクター ○（スポーツテスト）長座体前屈測定器、上体そらし測定器、背筋力計、握力計 ○（検診等） 体重計、身長計、照明灯、オージオメーター ○（各種記録会） ストップウォッチ、ハードル、走り高跳び一式 ○（音楽発表会） 和太鼓、キーボード、立奏用木琴、立奏用鉄琴、ティンパニ、 アンプスピーカー、グロッケン、ビブラフォーン、電子オルガン、 大太鼓、小太鼓、スタンドシンバル、ボンゴなど ○（総合学習用） 紙漉き、豆腐づくり…総合学習用 ○（式典用） 鉢花 ○（園芸用） ヘッジトリマー ○（その他） ラベルプリンター、ポリッシャー、学習用ビデオテープ 26 様式例 ポイント 新しく購入した備品があれば、学校間で紹介し、情報の共有化を図る。 ○ 貸出備品リストに掲載する備品は、年間使用回数が少なく、運搬が容易なものを優先する。 ○ 貸し出す際は、備品ラベルが貼ってあることを確認し、ラベルとは別に所属名を大きく明記 しておくことも大切である。 結果及び今後の改善など ○ 使用時期が重なり利用できない場合がある。 ○ 今までも、備品の学校間での相互利用はあったが、貸出備品リストを共有することで、備品 の相互利用がより活発になった。また、予算の節減等の効果もあった。 ○ 備品の点検等を十分に行い、状態をよく把握してから相互利用する。 ○ 備品を借り受ける場合は、紛失する可能性も考えられるので、備品の所在を明確にしておく 必要がある。 27 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：学校施設・設備に関する管理記録簿等、統一様式の作成 （一目でわかる修理の記録） 拠点校：真庭市立落合中学校 連携校：落合小・天津小・津田小・木山小・美川小・河内小・川東小 ねらい 【管理記録簿を作成するねらい】 ○ 管理記録簿を作成することにより、修理・工事関係の履歴（内容、施行日、業者等）を誰が見 てもわかりやすく、施設管理にも便利である。 ○ 工事・修繕等の計画を表にすることで、予算の要求漏れを防ぐことができる。 ○ 事務職員の人事異動があっても、後から修理状況や修理個所を把握することができる。 【共同実施で取り組むねらい】 ○ 今までにない様式・事務処理を始めるには、各学校でバラバラの様式を使っていては、人事異 動等があったときに継続できないことが考えられるので、共同実施で取り組むことにより、様 式・事務処理を統一しやすくなり、その結果、継続的かつ効率的に学校施設・設備の管理運営を 行うことができる。 具体的内容 ◎ 共同実施の研修の中で、修理したことを記録していけば、その後の管理等に便利ではないかと の意見があり、共同実施で様式を作成することにした。担当者が様式を考え、共同実施組織で検 討し、作成した。 【作成した様式等】 ★施設設備等工事（修繕）施行記録簿の様式 ★工事、修繕等の計画様式 ★水道等配置図、電気設備図等 ＜様式例＞ 平成 施工年月日 平成 工事・修繕名 年度 施設設備等工事（修繕）施工記録簿 内容等 金額 施工業者 （電話・担当者） 年 日 平成 年 月 日 平成 年 月 日 平成 年 月 日 月 28 工事・修繕等の計画 記入年月日 平成 工事・修繕名 内容・対応 施工完了日 内容 年 月 日 平成 年 月 日 平成 年 月 日 対応 平成 内容 年 月 日 対応 ＜設備図の例＞ ポイント ○ 記録はその都度記入する。（後からでは忘れてしまう。） 結果及び今後の改善など ○ ○ ○ ○ この様式で記録しておけば、業者の施工状況等もよくわかる。 設備図を作成しておけば、バルブの位置など大きな設計図を広げて見なくても一目でわかる。 所属異動があっても、過去の修理の状況や今後必要とする修理個所がよくわかり便利である。 その他の管理事項で記録に残しておきたいことを記入するものがあればよい。 29 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：備品の共同見積りについて 拠点校：津山市立弥生小学校 連携校：一宮小、高田小、北陵中 ねらい ○ 共同実施組織内で担当者を決め、共同実施校の購入予定備品の見積りを一括して扱うことによ り、事務処理の効率化、及び予算の有効な執行を行うことができる。 具体的内容 １ 共同で備品の見積りをとり、購入業者を決定した。 各学校で決定された購入予定備品一覧表をもとに、共同見積りする備品を協議し、見積りを 業者へ依頼をした。 ○ 見積書を基にして、購入業者を決定した。 ○ ○ 具体的手順 ① 各学校で備品の購入希望調査を行い、購入予定備品を学校長の決裁を経て決定し、学校ご とに購入予定備品一覧表を作成する。 ② 共同実施組織内の購入予定備品を取りまとめ、購入予定備品一覧表を基に各連携校と協議 のうえ、共同見積りを依頼する備品を決定する。 ③ 業者へ見積りを依頼する。 ④ 業者から提出された見積書を集約する。 ⑤ 見積書をもとに購入業者を決定する。 ⑥ 「支出負担行為伺書」を各学校で作成し、それに見積書を添付したものを校長が決裁する。 ⑦ 共同実施組織で決めた担当者は、納入先を明記し、業者へ発注する。 ⑧ 各学校の事務職員は、業者が納入する備品を検査し、受領する。（請求書も添付されてい ることを確認） ポイント ○ ○ ○ ○ 購入予定備品一覧表は統一の様式とする。 規格等が若干違うものはできるだけ各学校で調整し統一する。 納入先、請求書の送付先は各学校とする。 見積書はまとめて共同見積りとするが、備品についての問い合わせは各学校へ連絡するように する。 ○ 各学校での希望備品の取りまとめ時期を統一することが必要である。 30 結果及び今後の改善など ○ 効果的な予算執行ができ、事務の簡素化にもなった。 ○ 共同で見積りを取ることにより、例年よりも早く備品の購入ができた。 ○ 今年度は初めての試みなので視聴覚備品、事務備品、音楽備品のみの共同見積りであったが、 今後は他の備品でも行いたい。 ○ 情報交換等により予算執行事務の効率化ができた。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） 津山市の学校予算は市教育委員会の配当予算方式である。 31 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：予算要求書の様式を統一する 拠点校：瀬戸内市立邑久中学校 連携校：邑久小,今城小,裳掛小,玉津小, ねらい 従来、瀬戸内市内の小・中学校は、予算要求を各学校単位で瀬戸内市教育委員会へ直接行ってい たので、予算要求に漏れが生じる可能性があった。そこで、共同実施において、予算要求書の様式 を検討し、統一された様式を作成することによって、予算要求を効率的に行うことができ、さらに、 要求漏れなどのミスも無くなる。 具体的内容 １ 予算要求書の様式作成 ○ 各学校の予算要求書を持ち寄り、予算費目・予算項目・予算内容・積算基礎等々を照合し、予 算要求に漏れ等が生じない様式になるように検討した。具体的には、予算要求書を各学校ごとに 比較し、その結果を新しい様式へ反映させ、同じ内容で要求できるようにした。また、灯油・ガ ソリンの予算要求単価を同額にした。 ○ 予算要求様式の統一は、市内の学校全体に関わることなので、共同実施組織だけではなく市内 の学校にも参加してもらい、検討を進めた。 ○ 予算要求の積算基礎に必要な生徒数・職員数・学級数の確認ができるよう、教育委員会・学校 で共通して使用できるファイルサーバー（市が設置）の「共有フォルダ」内に専用のフォルダを 設け、各学校で入力した。 ○ 負担金については、各学校の要求内容を確認し、それぞれの学校で計上していた予算を、事務 局のある学校でまとめて要求することにした。 ２ 教育委員会との連絡 ○ １で作成した予算要求書様式（案）を教育委員会に照会し、承認された。 ○ 予算費目を確認し、教育委員会から各学校へ連絡してもらった。(消耗品・備品関係−「１万円 未満の物品は消耗品費へ計上」修繕・工事の扱い等) ３ 平成１７年度における予算要求内容の相互確認 教育委員会とは、統一した予算要求書を用いて予算ヒアリングを行った後、要求内容等を連携 校どうしで確認作業を行った。 【確認内容例】 ・ ピアノ調律単価の確認 ・ 総合学習・学校評議員等の保険に関する予算について、その予定等を各学校で確認 ・ 保健関係(内科等諸検診・尿検査等諸検査)の予算要求項目の内容確認 ・ 飲料水検査の要望 ・ 中学校教科書改訂に伴う指導書の要求資料・中学校校外活動補助金等を中学校間で確認 32 様式例 ポイント ○ ○ ○ 教育委員会と学校間の連絡・調整手段にメールや市が設置している「共有フォルダ」を活用し、 情報の共有化を図り、適正な予算要求を行う。 小・中学校で共通・相違する部分を理解する。 予算要求書を作成するにあたって、費目等により分担して行い、負担金など、学校単位で重複 する要求があれば、一括して要求するようにする。（負担金は該当の事務局がある学校で一括 して計上し、予算要求事務の省力化を図る） 結果及び今後の改善など ○ 予算要求書の様式を統一したことにより、従来の各学校で行っていて分からずにいたことの確 認やより適切な予算要求が行えた。 ○ 各学校で共通の予算項目等の理解が深まり、様式を統一することで、誰でもわかりやすく、見 易くなった。 ○ 共通の様式を基本とし、更に各学校の特色を加えることにより、今後の予算要求に活用してい きたい。 33 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：服務関係諸帳簿の相互点検 拠点校：笠岡市立中央小学校 連携校：神内小、神島外小、飛島小、笠岡東中、神島外中 ねらい ○ 服務関係諸帳簿は、給料、諸手当、旅費を支給するための基礎となる書類なので、共同実施に おいて相互点検を行うことで、誤支給などを未然に防ぐことができる。 ○ 相互点検することによって、チェック機能が強化され、正確な諸帳簿の整理ができる。 ○ 複数で行うことにより、事務の効率化、省力化を図ることができる。 具体的内容 ○ 各学校で日常的に行われている服務関係諸帳簿の点検及び整理に、見落としやミスがないか、 各学校を１日で巡回して点検した。 （１）相互点検をする諸帳簿及び内容 ① 学校日誌の記載内容の点検 ② 出勤簿への押印・記載の確認 ③ 服務関係諸帳簿（出張命令簿、校外勤務命令簿、年休届出簿、特別休暇申請簿、病気休暇 申請書、職務専念義務免除申請書、週休の振替簿、代休日指定簿、出勤簿、学校日誌）への 記載及び内容の点検 （２）相互点検方法等 ① 点検日及び回数 ・・・・ 各月の第１週のいずれかの日に１回実施する。 ② 点検体制 ・・・・・・・ ３人体制が効率的だと考えられる。 （例えば、上記（１）の諸帳簿を３人で読み合わせしながら、点検・整理する。） ② 実施場所 ・・・・・・・ ３人で各学校を巡回する。 （３）点検マニュアルの作成 ① 出勤簿と出張命令簿等服務関係諸帳簿の内容及び学校日誌への記載事項が合致している かを確認するためのマニュアル（右図参照）とする。 ② 相互点検時には持参して、活用する。 （４）実践記録の記入 ① 実施期日、実施場所、集合場所での勤務時間、内容、目標、成果、課題及び課題解決方法 を記録し、共同実施による相互点検の効果を判断するためのものとする。 ② Ａ４サイズ、１枚程度の記録用紙に、上記①の項目について簡単に記入し、拠点校及び連 携校校長の確認印を受けるものとする。 34 服務関係諸帳簿等 １ ４ 点検マニュアル（相互確認事項） 病休 出勤簿 出張 ◇ 病休 印 出勤簿 ◇出張印 出張命令簿 ◇校長・教頭・職員の印 病 気休 暇申 請書 ◇校 長 ・教 頭・職 員の 印 学校日誌 学 校 日誌 ◇休 暇欄 への 記入 ◇病 名 ・期 間等の 記入 ◇出張欄への記入 ◇ 診 断 書 また は 診 断 書 の コ ピ ー の添 ◇月日・用務・出張先の正確な記入 ・用務 付 ◇ＪＲ使用の場合、駅名の記入 ・出張先 ◇有 給 休暇 承認届 のコ ピ ーの添 付 ◇自家用車公務使用の有・無・同乗欄 ・職員名 ◇出 勤 届の コピー の添 付 （○で囲む） ５ ◇走行距離の記入 校外勤務 ◇同乗の場合、自家用車公務使用者の 出勤簿 氏名の記入 ◇ 出勤 印 校 外勤 務命 令簿 ◇校 長 ・教 頭・職 員の 印 学 校 日誌 ◇そ の他 欄へ の記 入 ◇直行及び直帰の場合、出張 ◇直行・直帰欄の記入（○で囲む） 印のみ ◇公用車・公用船等の記入 ・ 勤務 先 ◇貸切バス等の負担の有無（運賃等） ・ 職員 名 ◇月 日 ・勤 務内容 等の 正確 な記 入 ・ 勤務 内容 ◇旅費別途支給や旅費不要等の記入 ６ ２ 校外研修 年休 出勤簿 出勤簿 ◇年休印 年休届出簿 ◇校長・教頭・職員の印 学校日誌 ◇ 研修 印 校外 研 修承 認申請 書・ 校外 研修 報告書 ◇校 長 ・教 頭・職 員の 印 ◇休暇欄への記入 学 校 日誌 ◇そ の他 欄へ 記入 ◇期 間 ・場 所等の 記入 ◇休暇期間・日（時）数の記入 ◇累計日数の計算 ７ ３ 職専免 出勤簿 特休 出勤簿 ◇特休印 特別休暇申請書 ◇校長・教頭・職員の印 ◇ 職専 免印 学校日誌 職 務専 念義 務免 除申 請書 ◇職 員 の印 学 校 日誌 ◇そ の他 欄へ 記入 ◇内 容 の記入 ◇休暇欄への記入 ◇種別・期間の記入 ８ ◇忌引きの場合の備考欄への記入 週休 ・死亡した者の氏名 出勤簿 ・職員との続柄 ◇ 週休 印 週 休の 振替 簿 ◇校 長 ・教 頭・職 員の 印 学 校 日誌 ◇そ の他 欄へ 記入 ◇内 容 の記入 ・親等 ・行先（３日以上にわたり居住地を 離れる場合） ９ 代休 ◇子育て休暇の場合 出勤簿 ・子の氏名・年齢 ◇ 代休 印 代 休 日指定 簿 ◇校 長・ 教頭 ・教 務主 任・ 担当 者・職 ・行事名等（学校行事等の場合） 員の 印 ・状況（負傷・疾病の場合） ◇内 容 の記入 学 校 日誌 ◇そ の他 欄へ 記入 ・累計 １０ その他 ・ 勤務時間の割振り変更簿の記入事項を確認する。 ・ 育児休業、休職、介護休暇、公務災害、通勤災害は出勤簿と学校日誌への記入を確認する 。 ポイント ○ 相互点検は、監査的な意味合いというより、日常行っている整理事務を共同で行いながら、正 確に効率的に実施するという考え方で行う。 ○ 点検実施記録をつけることにより、メリット・デメリットを検証しながら行う。 ○ 効率的に行うため「点検マニュアル」を作成し、点検項目や点検ポイントの見落としがないよ うにする。 結果及び今後の改善など ○ ○ ○ ○ ○ 複数で行うため、効率的に確認ができ、正確な処理を行うことができた。 チェック機能が強化され、書類の不備が減少した。 共同実施日に点検するので、集中して行うことができた。 月初めに行うので、前月分までの整理を早く完了することができる。 点検マニュアルを作成し、使用することで漏れることなく確認できた。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ ○ 相互に連携校を巡回することで、連携校の文書管理や執務環境等を参考にすることもできる。 相互点検終了後、服務関係の条例改正や旅費請求事務について、情報交換を行えば、研修にも なる。 35 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：月例報告の相互確認 拠点校：笠岡市立中央小学校 連携校：神内小、神島外小、飛島小、笠岡東中、神島外中 ねらい ○ 相互確認をすることによって、チェック機能を強化し、正確な書類の作成ができ、正確な給与、 諸手当の支給につながる。 ○ 給与事務の効率化、省力化を図ることができる。 具体的内容 （１）点検マニュアルの作成 ① 関連書類、相互確認事項、留意事項等を記載した「点検マニュアル」 （右図参照）を作成 しておく。 ② 相互点検時に持参し、活用する。 （２）確認作業をする書類及び内容 ① 前月に報告した特殊業務手当実績簿（主任手当）の内容を確認し、修正箇所の確認及び 修正箇所を記した書類を作成 ② 旅行命令書・旅行計算書の内容確認 ③ 教員特殊業務手当（対外運動競技等）と週休日の振替簿、代休日指定簿の確認 ④ 教員特殊業務手当（部活動指導手当）の手当支給と指導記録簿の確認 ⑤ 非常勤講師及び特別非常勤講師勤務の実績と出勤簿の照合 ⑥ 前月に報告した特殊業務手当実績簿（多学年学級担当手当）の内容を確認し、修正箇所 を記した書類を作成 ⑦ 勤務実績報告書等の内容確認 （３）相互確認作業の流れ ○ 各学校において、（△）月２０日頃、月例報告を提出する。 ○ この点検は翌月の第１週のいずれかの日に行い、修正報告の必要がある場合は、 （△＋１） 月２０日締めの月例報告で提出する。 【具体的な作業手順】 ○ 月例報告の相互確認の前に、服務関係諸帳簿の相互点検を行っておく。 ○ 上記（２）の書類について、二人一組で相互確認を実施する。 ・①と⑥については、一人が出勤簿を読み上げ、もう一人が実績簿等（控）をチェックし、 修正があれば朱書訂正のうえ、（△＋１）月２０日の月例報告提出のために備えておく。 ・②について、旅行行程が複雑な事例等があれば、共同実施において検討をする。 ・③について、業務が週休日等に行われていた場合は、週休日の振替簿等を確認する。 ・④について、指導記録簿の読み合わせを行う。 ・⑤について、出勤簿の読み合わせを行う。 ・⑦について、内容等に誤りがないか、確認する。 36 月 例 報 告 （勤 務 実 績 関 係 ）等 １ 点 検 マ ニ ュ ア ル （相 互 確 認 事 項 ） 教 育 業 務 連 絡 指 導 手 当 （ 主 任 手 当 ） ･ 特 殊 勤 務 実 績 簿 の 支 給 日 数 =出 勤 ･出 張 の 合 計 日 数 と な る 。 ･ 前 月 分 実 績 簿 と出 勤 簿 を 照 合 し ､変 更 箇 所 を 確 認 す る ｡ ･ 前 月 分 の 実 績 簿 と手 当 支 給 を 確 認 す る ｡ ･ 旅 行 命 令 書 ･旅 行 計 算 書 を 相 互 点 検 日 ま で に 作 成 し て い れ ば 確 認 す る ｡ ･ 前 月 分 の 実 績 簿 と手 当 支 給 を 確 認 す る ｡ ･ 週 休 の 振 替 簿 ､ 代 休 日 指 定 簿 を 確 認 す る ｡ (週 休 日 ､ 休 日 等 に 実 績 が あ る 場 合 ) ･ 旅 行 命 令 書 ･旅 行 計 算 書 を 相 互 点 検 日 ま で に 作 成 し て い れ ば 確 認 す る ｡ ２ 教 員 特 殊 業 務 手 当 （ 修 学 旅 行 、 林 間 ・ 臨 海 学 校 等 ） ３ （本 務 校 が 給 与 明 細 で 確 認 す る 。 ） 教 員 特 殊 業 務 手 当 （ 対 外 運 動 競 技 等 ） ４ （本 務 校 が 給 与 明 細 で 確 認 す る 。 ） (出 張 の 場 合 ) 教 員 特 殊 業 務 手 当 （ 部 活 動 指 導 手 当 ） ・ ５ 前 月 分 の 実 績 簿 と 部 活 動 指 導 記 録 簿 と手 当 支 給 を 確 認 す る 。 （本 務 校 が 給 与 明 細 で 確 認 す る 。 ） 非 常 勤 及 び 特 別 非 常 勤 講 師 勤 務 実 績 ・ 前 月 分 実 績 簿 と出 勤 簿 を 照 合 し ､変 更 箇 所 を 確 認 す る 。 ６ 特 殊 勤 務 実 績 簿 （ 多 学 年 学 級 担 当 手 当 ） ・ 前 月 分 の 実 績 簿 と多 学 年 学 級 手 当 支 給 を 確 認 す る 。 ・ 前 月 分 実 績 簿 と 出 勤 簿 を 照 合 し ､変 更 箇 所 を 確 認 す る 。 ・ 出 張 用 務 の 内 容 を 確 認 す る 。 ･ 前 月 報 告 分 に 通 勤 ･住 居 ･ 扶 養 手 当 等 の 認 定 ･取 消 が あ れ ば 手 当 支 給 ・ 取 消 を 確 認 す る ｡ ７ （本 務 校 が 給 与 明 細 で 確 認 す る 。 ） （校 務 分 掌 上 の 用 務 で あ れ ば 、 手 当 が 出 な い た め 。 ） 諸 手 当 確 認 （本 務 校 が 給 与 明 細 で 確 認 す る 。） 【 前 月 分 給 与 関 係 入 力 依 頼 書 に 記 載 有 り 】 【 前 月 分 勤 務 実 績 報 告 書 の 出 勤 有 ・ 無 の 欄 で 確 認 】 ８ 週 休 日 の 報 告 書 ･ 前 月 分 勤 務 実 績 報 告 書 の 日 割 り 計 算 ◎ の 場 合 を 週 休 日 の 報 告 書 と 出 勤 簿 で 確 認 す る ｡ ･ 育 児 休 業 手 当 金 休 業 実 績 証 明 書 の 提 出 内 容 を 確 認 す る 。 ･ 育 児 休 業 手 当 金 請 求 書 の 提 出 内 容 を 確 認 す る 。 ９ 育 児 休 業 手 当 金 関 係 （ 育 休 者 ） １ ０ (毎 月 ) (随 時 ) そ の 他 ･ 旅 費 計 算 に つ い て 情 報 交 換 を す る ｡ ･ 履 歴 書 ･個 人 別 給 与 簿 の 手 入 れ (2 月 )・ ・ 辞 令 写 と 昇 給 通 知 書 で 確 認 す る 。 ポイント ○ 効率的に行うため、「点検マニュアル」を作成し、マニュアルに沿って行うようにする。 ○ 点検マニュアルには、点検項目や点検ポイントを記入してあるので、見落とさないように、 複数で確認しながら行い、ミスを防ぐようにする。 ○ この確認を行えば、特殊業務手当実績簿（主任手当前月分）の修正箇所の確認及びそれらを まとめた書類を作成することもできるので、次回の月例報告に備えておけば効率的である。 ○ 服務関係諸帳簿の相互点検を実施するときに、併せて月例報告等（変更分）を確認すると効 率的である。 結果及び今後の改善など ○ ○ ○ ○ ○ 複数で行うため、効率的な確認ができ、正確な処理を行うことができた。 チェック機能が強化され、書類の不備が減少した。 相互確認時に前月分の修正書類を作成することができ、効率的に月例報告を作成できた。 点検マニュアルを作成し、使用することで漏れることなく確認できた。 点検マニュアルには、給与明細を受け取る日に各学校で行う給与明細確認事項も入れた。 37 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：定期確認事務の共同実施について 拠点校：高梁市立高梁小学校 連携校：玉川小・松原小・落合小・福地小・高梁中 ねらい 定期確認事務とは、扶養手当・住居手当が支給されている職員に対して、毎月７月１日現在に おいて引き続き受給できる要件を満たしているかどうかを確認する事務のことである。この事務 処理を共同実施組織で相互点検の形で行うことにより、より正確・適性な事務を実施することが できる。 具体的内容 １ 定期確認についての職員へのお知らせの作成 事前準備として、各連携校は、教職員に配る「お知らせ」の案を持ち寄り、１枚にまとめた。 （右図参照） ２ 各連携校ごとに、提出された定期確認書類を持ち寄り、共同実施において、内容等に誤りが ないか、相互点検を実施した。 ○ 扶養手当 ・扶養親族の収入が基準額未満であるか ・職員が主たる扶養者であるかどうか この２点を確認 ・扶養親族等収入現況届の記入は誤りはないか 収入証明書は適正な書類が添付されているか 給与支給証明書は適性な書類が添付されているか 添付書類の確認（年金証書または改定通知書・在学証明書） 同一世帯居住者申立書の記入に誤りはないか 扶養手当・住居手当定期確認一覧表の記入に誤りはないか ○ など 住居手当 ・職員が世帯主であるかどうかを確認する。 ３ 疑義のあった件について、共同実施組織で話し合い、今後の認定事務に生かせるよう研修を 実施した。 ○ 研修会を実施し、全員でもう一度考えを整理し、それでも解決できない場合は、教育事務 所に尋ねた。 38 ポイント ○ 尋ねたいことがあれば、事前に少しでも調べてから、共同実施に臨むことが大切である。 そのためには、計画を立て、準備等を早めにすることが必要である。 ○ 共同実施に取り組むときは、連携校の個人情報を扱うので、注意して扱うことが必要である。 ○ 共同実施で行うとき、 「給与事務のしおり・年間事務処理要領・学校事務保存版資料」等、 様々な資料を用意しておくと役立つ。 結果及び今後の改善など ○ 認定についての判断が難しい事例があっても、複数の職員で確認するので、正確な判断ができ る。 ○ 自校では扱ったことのない、連携校での事例に多く触れることができ、結果的によい研修の 場となり、個人の力量のレベルアップに繋がっている。 39 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：旅費請求事務 拠点校：総社市立総社小学校 連携校：常盤小、総社中央小、総社北小、総社東中 ねらい ○ 旅費請求事務は毎月必要な事務処理であり、それぞれの事例を複数の事務職員で確認すること で、正確な請求事務を行うことができる。 ○ 連携校は、同一地域に属するので、旅費の取扱いについて共通の認識を持って、情報提供し相 互に理解することで正確な請求事務を行うことができる。 具体的内容・ Ⅰ 集合時に共同で取り組んでいる事項 １ 当該年度の旅費の取扱いについての変更点について共通理解。 ○ 自家用車の公務使用について ・普通出張の場合と在勤地内旅行の場合の路程距離 ○ 直行・直帰・即帰の場合の考え方 ・勤務校と住居地の場所の確認と、直行・直帰・即帰の場合の 旅費請求の事例検討 ２ 旅行命令簿の記入方法について ○ 旅費担当が、教職員への説明資料を作成し、集合時に検討を行う。 ○ 連携校で職員会議で配布し、説明を行った。一年間は旅行命令簿に添付し、教職員が活用し ている。 ３ 在勤地内旅費の請求事務について ○ キルビメ−タにより主な出張先について計測するとともに、互いに学校間の距離を確認し、 一覧表を作成。 ４ 特別に検討を要する事例については、各校の事例を持ち寄り、旅費請求方法について検討し、 相互に確認を行っている。 Ⅱ 担当者が代表で処理している事項 １ 県外旅費の手処理分について 連携校分を旅費担当が作成 作成した旅費計算書は代表で教育事務所に確認をし、連携校に送っている。 ※ ２ 正式な旅費請求書の作成は、旅費計算書を元にして、担当校で行う。 貸切バスを利用した場合の旅費請求ソフトの作成及び教職員支援 「校外学習会計処理片道利用」 「校外学習会計処理往復利用」を作成しており、連携校及び市内 小中学校で教職員に説明し、活用してもらっている。 ※【校外学習会計処理ソフト】貸切バスを利用した場合のバス代等の負担額を児童生徒及び引率 者分を計算し、保護者会計報告、校内会計報告、旅費請求の確認書、旅行命令書として利用でき る。 Ⅲ 自校で処理している事項 １ 通常の旅費請求事務 ２ 担当が作成した旅費計算により手処理分の旅行命令書の作成 40 ポイント ○ 集合時には、連携校で共通理解が必要な事項について検討する。 ○ 代表で処理できる事項については、担当が行い、説明資料の作成など、連携校で同じような事務 処理をする場合は、それぞれを各校では行わない。そして、教育事務所への窓口を１つにする。 結果及び今後の改善など ○ 旅費の取扱い事項の変更あった場合、改正点や同一地域への旅行の場合の計算方法、特殊な事 例に遭遇し、単独では判断できない場合があった場合など、共同実施で相互に確認することによ り、正確な旅費請求を行うことができた。 ○ 貸切バスを利用した場合、必要事項を入力すれば、容易に１人あたりの単価が計算できるソフ トの作成は、正確な旅費請求事務処理、教職員支援に繋がった。 ○ 多くの事例に遭遇することができ、全員の力量アップになった。 ○ 連携校分の旅費請求書の相互点検を行うこともできるが、パソコン処理であるため個々の請求 については行ってない。しかし、請求もれを防ぐために旅行命令簿との照合を複数で行うことも できる。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） 総社市教育研修所事務班の中学校グル−プの担当業務として旅費資料集を作成し、旅費の改正事 項の加除訂正を行い、また、旅費請求にかかる必要事項や特殊な事例について掲載し、参考資料と して活用している。 この中学校グループが、平成１８年度から中学校区での共同実施の職務担当となる予定である。 41 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：年末調整の共同実施について 拠点校：新見市立新見第一中学校 連携校：高尾小・西方小・足立小 ねらい ○ 年末調整事務は一年の給与事務の最後の事務であり、小さなのミスでも個人の年間給料等に 影響を及ぼすので、 共同実施で年末調整事務に取り組むことにより、正確な事務処理を行う。 ○ インターネットで最新の情報を取得し、それらを共同実施で確認することで、研修にもつな ぐことができる。 具体的内容 １ 共同で年末調整の確認事務を行う ○ 教育事務所で行っていた審査を共同実施で事前に行った。 扶養控除申告書・保険料控除申告書・配偶者特別控除申告書・住宅取得控除申告書をそれ ぞれ二人１組で読み合わせを行い、不明な箇所等があれば付箋紙を貼り、確認ができた時点 で付箋紙を取るようにした。 ○ 住宅取得控除の証明書類は発行が遅れることがあるので、住宅取得控除申告書ごとに封筒 を作っておき、全てが整った時点で送付するようにした。 ○ 共同実施による事前審査では教育事務所で行っていたことを思い出しながら、それぞれの 書類の審査を行った。 【扶養控除申告書】 扶養親族の収入等間違いがないかチェックした。 老人・特定扶養親族等の確認を行った。 ※具体例：年金の中でも農業年金等、収入証明書で確認できないものがあった。 【保険料控除申告書】 金額のチェックを行った。 ※具体例：保険料・個人年金の記入に間違いがあった。 【配偶者特別控除申告書】 配偶者の収入に間違いがないか確認した。 【住宅取得控除申告書】 連帯保証人の有無を確認した。 控除率が正しいかどうかチェックした。 ※具体例：控除率の間違いが見られた。 借り入れ先からの年数の確認が重要で、申告書にも記入があるが見落とし があった。 42 具体的内容（つづき） ２ 年末調整に係る研修の実施 ○ 「年末調整の仕方」 （国税庁）を参考にして、昨年と異なる部分について共同実施組織で 研修を行った。 （参考）新見市における年末調整事務 新見市では、市内を地区ごとに分けて、共同実施を行っていない地区においても年末調整事務 については共同実施的な取り組みで行った。 ポイント ○ 教育事務所で審査していて困ったことなどを思い出しながら、事前審査を行うと良い。 ○ 審査するうえでの重点事項を確認しながら行うとミスが少なくなる。 ○ 「給与等年間事務処理要領」 「学校事務保存版資料」を参考に、順を追って年末調整事務を 行った。 結果及び今後の改善など ○ 共同実施組織での審査を、教育事務所の審査前に行うので、予備知識が得られた。 ○ 平成１７年度については、住所確認リスト等、給与システムから出力されるリストのチェッ クが共同実施で行うことができなかった。申告書だけでなく、それらのチェックも必要である と感じた。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ 倉敷教育事務所管内では「給与等年間事務処理要領」と「学校事務保存版資料」があり、年 末調整事務にも役立っている。 43 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：諸手当認定事務の共同実施について 拠点校：新見市立新見第一中学校 連携校：高尾小・西方小・足立小 ねらい ○ 通勤手当等の認定権限が校長に委譲されたことに伴い、認定事務についてはより一層の正確 さが要求されるようになったので、共同実施で事務処理を行えば、正確な事務処理を行うこと が期待できる。 ○ 諸手当認定事務を共同実施をとおして行えば、それを研修として兼ねることもでき、個人個 人の事務処理能力の向上も期待することができる。 具体的内容 １ 諸手当認定事務の確認を共同実施で行う 各種手当の認定に必要な添付書類を相互チェックしたり、記入漏れがないか等、連携校同 士で相互確認を行った。 【扶養手当】 （例） 収入証明では確認できない場合に必要な「給与支給証明書」の不備があった。 「給与支給証明書」がパート・アルバイト等で提出してもらいにくい事例だった が、共同実施組織で検討し、認定のために必要な理由等を記した文書を送付した。 【住居手当】 （例）契約書の中には、駐車代が含まれているかどうか確認できないケースがあった。 【通勤手当】 （例） 通勤手当の通勤距離等に疑問があるケースについては、複数でキルビメーターを 使って実測を行うことで、より正確な距離を計測することができた。 また、キルビメーターと実際距離の差が大きいと思われる場合は、共同実施組織 で実測を行った。 ２ 職場内研修を行う 認定手当に関する色々な事例・疑問等を持ち寄り、共同実施組織で議論することで研修に もつながり、個人の力量向上に役立った。 ３ 共同実施組織以外の学校への協力 共同実施組織以外の学校からも質問が寄せられるようになったので、協議の場を設けて、 必要な助言等を行った。 44 ポイント ○ 諸手当認定事務は個人情報を扱うので、共同実施で取り組むときには注意が必要。 ○ 諸手当認定事務を行ううえでの疑問点等を箇条書きにして、質疑応答集のようなものを残し ておけば、後から同じような疑問が生じたとき、解決に役立つ。 ○ 認定が容易なものは問題ないが、複雑なものはじっくり協議を重ねる必要がある。 【質疑応答集（例）】 ［質問］扶養手当の認定にあたって、給与支給証明書が取れない事例がある。具体的にはパート アルバイト・契約社員等で勤務月数も３ヶ月に満たない場合がある。 その場合も給与支給証明書は必要でしょうか。 ［答え］収入証明はあくまで１年間の収入を証明するものであり、月々の収入を証明するには 給与支給証明書が必要である。 ・ ・ ・ 結果及び今後の改善など ○ 通勤手当の通勤距離等の測定を行う際、一人だけでキルビメーターを使って測定することに は不安が残ることもあったが、複数で測定することで、誤差がないことを確認することができ た。 ○ 共同実施組織内の様々な事例に取り組むことによって、根拠法令から調べることも増え、よ い研修の場としても生かすことができた。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ 倉敷教育事務所管内には「給与等年間事務処理要領」と「学校事務保存版資料」の２冊の冊子 があり、共同実施で諸手当認定を扱う場合も参考となる。 45