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SaaS型 書管理サービス Document Management Service ご紹介資料
SaaS型⽂書管理サービス Document Management Service ご紹介資料 日本電気株式会社 株式会社NEC情報システムズ Document Management Serviceとは？ ▌情報管理の徹底と業務効率化の両⽴ l情報管理の徹底による内部統制強化 l情報の⼿軽な公開・伝達による業務効率向上 拠点・パートナー との 情報共有 相反する課題を一挙に 解決することが必要！ 迅速な 情報伝達・公開 SaaS型⽂書管理システム Document Management Service 膨大な情報の 検索性向上 情報の セキュリティ強化 単なる⽂書ファイリングではなく、 内部統制強化とビジネス効率化の両⽴を実現する 情報共有基盤です。 2 © NEC Corporation 2015 情報の統合管理 業種や業務を問わず、あらゆる電⼦ドキュメントを⼀元管理し 組織・会社間の情報共有を実現！ 経営監査室 品質保証チーム 機密⽂書の ⼀元管理 チーム別の ISO⽂書管理 機器製造 ディベロッパー 海外ODMとの 設計書共有 建築 ディベロッパー 関係業者との 図⾯出図管理 3 © NEC Corporation 2015 Document Management Service ⽂書登録、更新、参照 検索（属性、全⽂） アクセス権設定 操作履歴の管理 版管理 承認 採番 多言語対応（日・英・中） 重要度・活⽤度表⽰ 保管期限管理 登録ポリシー管理 掲⽰板 絞り込み検索 授受管理機能 大容量ファイル転送 新商品アイディアの 管理 商品企画部 提案書や契約書の 共有 営業部 プロジェクト内の 仕様書共有 ⼯事進⾏基準 対応の確証管理 業者間での 画像共有 ITプロジェクト マネージャ 編集業者 利⽤形態 ■ ブラウザだけあればインターネット経由でサービスを利⽤できる ■ 外出先からのアクセスや、パートナー企業との情報共有にも利⽤できる ■ セキュリティ確保やシステム管理はNECにお任せ オフィス インターネット経由で サービスを利⽤ NEC （データセンター） 必要なのはブラウザだけ 外出先 パートナー企業 外出先でも利⽤できる 4 © NEC Corporation 2015 企業間の情報共有も可能 セキュリティ確保やシステム 管理はデータセンター側で実施 1.特徴 メイン業務に集中 ▌ 弊社が万全の体制でシステムを管理します。 ▌ お客様は、システム管理のノウハウや技術者の確保が不要で、メインの 業務に集中して頂けます。 データバックアップ アプリケーションの バージョンアップ ・機能強化 システム増強 セキュリティ 6 運⽤管理 障害対応 © NEC Corporation 2015 OSのアップデート 海外や外出先からも安全な⽂書管理 ▌ インターネット経由で海外や外出先からもご利⽤頂けます。 ▌ 堅牢なデータセンタとアプリケーションのセキュリティ機能で安全な⽂ 書管理ができます。 ハードウェアの セキュリティ機能 l l l l l l l l l l 7 アプリケーションの セキュリティ機能 強固な地盤に⽴地 l アクセス(操作)ログの管理 24時間運⽤監視 l ⽂書の保管場所のURL通知 厳重な⼊隊室管理 l アカウントロック 不正接続対策 l IPアドレス制限 ISMS(ISO27001)取得 プライバシーマーク取得 ネットワーク、サーバは冗⻑構成 ファイル登録時にウィルスチェック 通信はSSLで暗号化 GUI経由以外のファイルアクセスは遮断 © NEC Corporation 2015 ⽂書管理パッケージをベースにサービス提供 ▌使い勝⼿の良い多彩な機能で効率のよい⽂書管理ができます。 l⽂書のライフサイクルマネージメント l操作性の高いユーザインターフェース(GUI) l最近アクセスしたファイル⼀覧 lブックマーク l検索条件の保存 lゴミ箱 l版管理 l運⽤ポリシー l重要度・活⽤度･保管期限 8 © NEC Corporation 2015 ⼿軽に、スピーディーに利⽤開始 ▌初期費⽤は頂きません。利⽤開始⽉から⽉額料⾦だけで利⽤できます。 ０円 基本サービス 追加ユーザ 追加ストレージ 20ID 1GB 初期費⽤ ⽉額料⾦ ▌お申込後⼀週間程度で利⽤できます。 ▌解約時にデータを媒体に保存してお送りするサービスもあります（オプション） ▌⼀ヶ⽉の無料トライアル好評受付中です。本番環境へデータをそのまま移 ⾏できます。 9 © NEC Corporation 2015 オンラインストレージとの機能比較 ▌ バージョンや⽂書番号の管理、詳細なアクセス権設定などファイ ルサーバに対してプラスαで⽂書をしっかり管理できるのが特徴。 ⼀般的な オンラインストレージサービス Document Management Service 機能 属性管理・検索 ◎保管期限や備考などの属性を管理でき、 △ 大半はファイル名での検索 また属性で検索も可能 バージョン管理 ◎ 旧版を更新日時、更新者などの情報 とともに管理し、過去版の参照が可能 △ 無いサービスも多い ⽂書番号管理 ◎ ⽂書番号フォーマットを任意に設定 でき、自動採番が可能 × ワークフロー ○ 最大５段階のワークフローの設定が 可能（分岐は無し） △ あっても公開の承認程度 クォーター管理 × ○ ゲストとのファイル共有 △ ゲスト⽤ユーザの作成が必要 セキュ リティ 料⾦ 10 ○ アクセス権 ◎ ファイル単位、個人単位で5段階のア △ フォルダ単位やユーザグループ単位までし クセス権設定が可能 か設定できないものが多い アクセスログ ◎ 管理者は各メンバのログインや⽂書 △ 無いサービスや、あっても有料であるサー 管理などほぼ全ての操作を検索しCSV出 ビスが多い。検索ができないものもある ⼒が可能 ⽉額 初期費⽤：0円 50,000円/⽉（20 ID、1GB） 〜 © NEC Corporation 2015 ◎ 機能が少ない分、比較的安価なものが多い 2.ご利⽤イメージ ご利⽤イメージ 〜社内情報共有〜 ▌ アクセス権設定によって、部内メンバ専⽤の共有フォルダ、 又は全社員がアクセスできるフォルダを作成できます。 お客様 サービス提供 データセンター 部内の情報共有 営業部フォルダ インターネット NEC Document Management Service 営業部 開発部 開発部フォルダ 総務部フォルダ 全社共有 フォルダ 全社の情報共有 12 © NEC Corporation 2015 総務部 ご利⽤イメージ 〜関係会社情報共有〜 ▌ ご契約単位に占領領域を利⽤し、さらにアクセス権を設定するこ とで、社内だけではなく社外との情報共有も可能になります。 お客様 サービス提供 データセンター 各社での情報共有 本社フォルダ インターネット NEC Document Management Service 本社 関係会社・Ｂ社 Ｂ社フォルダ Ｃ社フォルダ グループ共有 フォルダ グループ会社間の情報共有 13 © NEC Corporation 2015 海外法人・Ｃ社 Document Management Service活⽤事例 複数企業間のドキュメント共有に約3,000名で利⽤！！ ＜お客様業務概要＞ 合併予定の複数企業が、インフラ設備の統合プロジェクトを協⼒ソフトハウスと進めていた。複数の企 業が合併プロジェクトに携わり、膨大なドキュメントの発⽣・更新が⾏われていた。 システム導⼊の背景・課題 実現イメージ Ａ社 協⼒ソフトハウス 協⼒ソフトハウス B社 l 複数企業間のドキュメント共有場所が無 かった l 膨大なドキュメントを更新するため、正 式版の取り間違いが多発 l 未発表情報も含まれる機密ドキュメント を扱うため、メール添付等のやり取りで はセキュリティが心配 システム導⼊効果 クラウドサービス Document Management Service 14 © NEC Corporation 2015 l インターネット経由でドキュメント共有 場所にアクセスができるが、IPアドレス 制限にてセキュアに運⽤が可能 l ドキュメント管理機能（版数管理等）に より、正式版の取り間違いを抑制 l 海外現地法人も利⽤可能 l サーバの維持・管理はNECに任せ、合併 プロジェクトに専念 l リアルタイムにユーザの追加と削除が⾏ え、急なPJメンバー追加に対応 3.価格とサービスレベル 価格 ⽉額料⾦ メニュー 基本サービス 追加ユーザ 追加ディスク IPアドレス制限 追加ヘルプデスク ⽉額利⽤料⾦(税別) 備考 50,000円 1,000円/1ID 3,000円/5ＧＢ 100円/1ID 100,000円/10インシデント ※ ユーザID数：20 ディスク容量：1GB ※ ヘルプデスク：3インシデント /⽉ 最低契約期間：6ヶ⽉ 追加：任意 削減：申請制 最低契約期間：3ヶ⽉ 追加：申請制 削減・解約：申請制 最低契約期間：3ヶ⽉ IPアドレス制限は会社単位で設定 ※ インシデント＝使い方に関する問い合わせの件数 スポット料⾦ メニュー データの媒体保存サービス 16 © NEC Corporation 2015 希望小売価格（税別） 100,000円/10GB 備考 サービス解約時にデータを媒体に保存し てお送りします。 サービスレベル サービス提供時間 ※注１ 24時間 365日 ■問い合わせ受付時間： ヘルプデスク ※注２ ・ 電話：9:00〜12:00、13:00〜17:00 （日本時間。土日祝日・弊社休業日を除く） ・ Web：24時間365日 ■問い合わせに対する回答時間： 弊社営業日の9:00〜17:00受付分は2営業日以内に⼀次回答 注１ 下記はサービス提供時間に含まれません。 ・定期メンテナンスのためのサービスの停止 ・セキュリティ問題対応などの緊急メンテナンスのためのサービスの停止 ・ネットワークの障害など外部提供サービスの影響によるサービスの停止 注２ お客様の契約部門に対する窓口機能です。お客様のエンドユーザ様からのお問い合わせは、まず契約部門にて 受け付けて頂いて、必要に応じてヘルプデスクにお問い合わせください。日本語での対応に限ります。 17 © NEC Corporation 2015 海外からの利⽤について ① 日本法人様がご契約し、その契約下で海外法人様が利⽤される場合 l 以下の条件でご利⽤いただけます。 • お客様が、本サービスに登録するデータについて各国の法令（例えば輸出管理など）を遵守 される ② 海外法人様（中国以外）がご契約いただく場合 l 別途、ご相談ください ③ 中国法人様がご契約いただく場合 l 中国法規制によりサービスのご提供ができません。ご了承ください。 ① ご契約 日本法人様 ② NEC 18 海外法人様 （中国以外） © NEC Corporation 2015 NEC 日本法人様 サービス 提供 中国法人様 ③ 別途ご相談 サービス 提供 中国法人様 ご契約 海外法人様 （中国以外） ご契約不可 ご契約 不可 中国法人様 NEC