検索しやすい各課共有フォルダやデータファイル管理に向けて

改善テーマ
様 式 1
検索しやすい各課共有フォルダやデータファイル管理に向けて
経営品質グループ名
環境課
経営品質グループメンバー
マネージャー、リーダー始め８人
① 問題･課題
各課共有フォルダやデータファイルの管理が上手くできていない。円滑な事務遂
行の障害である。（右下参照）
①フォルダが整理されていなく、同じ内容のフォルダが複数存在したり、個人名の
ものが存在。
②業務上関連するフオルダであっても、名称が違うと、フォルダ一覧上は離れて存
在する。→業務を基準に検索しにくい。 ▼整理前のフォルダイメージ
③必要なデータファイルを必要な
と き に すぐに 探 す ことが で きな
い。探すことができるのはファイ
ル作成者などに限られることがあ
る。→無駄な労力を費やしている。
④このままでは合併後、自らの所
属団体以外で作成したファイルの
検索が困難な場合もありうる。
→懸念される合併後の市民サービ
スへの影響。
Z:¥JINHI¥厚生¥研修¥01 研修科目¥19 市政経営品質改善運動¥H22¥14 経営品質リーダー研修会¥代表的な改善事例¥西尾市ＨＰ投稿用¥22 環境課グループ（環境
課）.doc
② 改善案
合併に向け、１市３町で名称を統一する形で各課共有フォルダやデータファイル
の管理を進める。（資料１参照）
①業務ごとに系統立てて、できるだけ１
市３町で名称を統一する形でフォルダや
ファイルを作成する（西尾市の担当課が
案をつくり３町の関係課へ示す）
。フォル
ダ名称の頭には業務ごとに 3 桁の数字を
つける。→フォルダ一覧が業務ごと並ん
で表示される。
▼整理後のフォルダイメージ
②原則としてフッターにファイルの保存
場所を記載する。
③この機に不要なファイルやフォルダは
削除する。
※①∼③について、１市３町の担当課ご
とに行う。
③ 改善効果
各課共有フォルダやデータファイル管理の統一化による円滑な事務遂行の実現。
①必要なファイルを必要なときに誰でも容易に探すことができ、検索に無駄な時間を
費やすことが無くなる。
②合併後の事務の円滑な遂行につながる。→市民サービスの向上
③無駄なファイルやフォルダが無くなることで、ハードディスクの有効活用につなが
る。
④ マネージャーからの言葉
フォルダ整理も整理整頓の一つで非常に大切なことである。西尾幡豆の合併により、
管理を求められる電子データも増え、今まで以上に無駄のない効率的な管理が求められ
る。このことを考えるとファイル探しの時間はもったいなく、この改善案は有意義な提
案である。整理されたフォルダも時間的経過とともに、無秩序になりがちである。今後
は、引き続き整理された状態を保っていくよう更なる創意工夫に努められたい。
Z:¥JINHI¥厚生¥研修¥01 研修科目¥19 市政経営品質改善運動¥H22¥14 経営品質リーダー研修会¥代表的な改善事例¥西尾市ＨＰ投稿用¥22 環境課グループ（環境
課）.doc