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贈答・接待規程 - Fellowes

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贈答・接待規程 - Fellowes
1789 Norwood Avenue, Itasca, Illinois 60143-1095
|
630-893-1600
|
www.fellowes.com
規程名称:贈答・接待規程
管理責任者:副社長兼法務役員
目的:ビジネスにおける贈答と接待は、相手の理解と好意を醸成することができます。しかし、
逆にそれは、贈答と接待を行う人を客観的に評価することを難しくする可能性があります。端的
に言って、みずから利益相反の状態に陥る可能性があります。贈答・接待を受けた人は、まわり
からビジネス上の判断能力に対する評価が低下してしまう可能性があります。これが、フェロー
ズが贈答と接待について規定を設けている理由です。
適用範囲:この規定は全世界のフェローズのグループ会社、合弁会社のすべての従業員と直系の
家族に適用されます。
定義:「贈答と接待」とは、価値を有するものすべてがその対象となります。購入・販売価格に
対する値引き、金銭的借入れ、製品・サービスに対する有利な条件の獲得、サービスの提供と受
領、特典、運送・輸送、他の会社の自動車の使用、宿泊施設の使用、株式、有価証券、他社の上
場時株式の購入、自宅の改装、娯楽・観戦チケット、ギフトカードなどです。
フェローズの従業員と社外、およびフェローズの従業員間で行われる贈答と接待のやり取りは次
の三つの項目に分類されます。
• 一般的に見て許容範囲にあって、自分の判断で行えるもの
• 許容できないもの
• 許容できるが、事前の承認が必要なもの
一般的に許容範囲にあるもの:フェローズの従業員は、100 US ドル相当以下(これを基準額と
します)の価額の贈答品で、その価額がビジネス慣習上、許容範囲にあって、ビジネス上の決定
に大きく影響を及ぶすほどのレベルでないと判断される場合にはそれを受け取ることができま
す。
ただし、同じ取引先から定期的に、または頻繁に贈答品を受領してはいけません。
フェローズの従業員は、受領した時点の贈答品の価額が重要性のないことを確認する必要があり
ます。取引先との食事や接待は、この基準額以下で、かつ会社の他の規程にも違反しない場合
は、提供することが認められます。
フェローズの従業員は、贈答、接待を行うにあたり、提供しようとする者の所属する会社・組織
で実施されている同種同様の規程を確認する必要があります。そこで、より厳しい規程がなけれ
ば、フェローズのこの贈答・接待規程が有効となります。
基準額を超える贈答品・接待の提供を受ける場合で、辞退したり、対価を支払うことを申し出た
り、返却することによって、ビジネス上の関係を悪化させる可能性がある場合には、個人ではな
くフェローズとして受領することができます。基準額を超える有形の贈答品は、すべてフェロー
ズが会社として受け取ったとみなされ、その時点でフェローズの所有物になります。それは場合
によっては慈善目的に使用されます。基準額を超える価額の贈答品を受け取った従業員は、書面
による贈答品受領報告書を30日以内に上司に提出しなくてはなりません。
事前承認が必要なもの:次の場合には、上級人事担当役員または法務担当役員の承認が必要にな
ります。
• 通常は提供しない、提供されない、特別なまたは価額の大きな贈答品および接待
• 特別と判断される旅行(勤務地をいったん離れる日帰りの旅行、週末の旅行を含みます)
• なんらかの目的があって行なう支払い(フェローズの腐敗・贈収賄禁止規定を参照してくだ
さい)
常に禁止されるもの:
• ビジネス上の贈答としての現金の授受
• 公務員、官僚、その他中央および地方政府に勤務するすべての者に対する贈答。個人使用可
能なフェローズ製品のサンプル等も対象となります。(価額が基準額以下であっても禁止にな
ります。フェローズの腐敗防止贈収賄禁止規定を参照してください)
• 一般的な範囲を超えるあまりにも価額が高く、あるいはあまりにもその回数が頻繁な贈答品
の授受
• なんらかの対価として公務員に贈答品を渡すこと
• ビジネス上の判断に影響を与える、あるいは与えると考えられる贈答品の授受
• ビジネスの取引額そのものにリンクした贈答品の授受
• 贈答品を受領する者の所属する会社・組織の規定に反するとの認識がありながら提供を申し
出ること
• スポーツ観戦チケットなど、贈答・接待をする側の会社の代表がそれに同席しない場合
贈答・接待のタイミング: 贈答・接待が行われる背景、前後関係を考慮に入れます。
贈答は、相手との既存の取引関係に謝意を表す方法としては適切ですが、なにか新たな関係を築
くための方法としては適切ではありません。同様に、接待は既存の取引先との関係を維持、発展
させるために行ないます。新たな仕入先と契約を結ぶ決定がなされる前にその仕入先から接待を
受けることは適切ではありません。新たな取引関係を築くことを目的に、贈答・接待を受けた
り、贈答・接待を行うことは認められません。ただし、通常の商談において発生する食事代等で
金額の妥当なものは、その主な目的がビジネス上の打ち合わせをすることですので、禁止対象か
らはずされます。
慈善寄付: 一般的に名の通った慈善団体に対する寄付を募ったり、寄付を行うことは認められ
ます。フェローズの名前で寄付を行う場合は、社内の
GIVE Program 管理者へ連絡してください。フェローズは仕入先、サービスの提供会社に対し、
慈善団体への寄付を依頼することがあります。もちろんそれらの会社とビジネス上の関係を深め
ることとひもづいていなければ、寄付を依頼してかまいません。
公務員: 地方公務員、国家公務員、官僚との対応については、別途、特別な社内規程がありま
す。この規定よりも、さらに厳格なものになりますので、贈答や接待を検討する前の段階で法務
部に相談してください。
贈答品の返還: なにか適切ではない贈答品の提供を打診されたり、接待あるいは特別な扱いを
受けることがわかった場合は、可能な限り、その場で辞退を申し出て、上司または事業部の責任
者に報告しなければなりません。その場で辞退することが困難な状況にある場合は、フェローズ
の社内規定を説明したうえで、贈答品については後日返還するようにしてください。もし返還も
困難な場合には、慈善団体への寄付にまわすか、所属部署の同僚に平等に配布してください。
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自己承認テスト/ヒント:贈答品の授受が適切かどうかを判断する際には、その価額が自分の国
における一般的な慣習、同業他社の一般的な慣習と比較してみることが必要です。その会社から
受け取る贈答の回数と合計金額、フェローズ社内における自分のポジションから想定できる適切
な金額のレベル、贈答を行うことにより受取人との取引関係に与えるプラスのインパクト、その
贈答は部外者にどのように映るかを考えてみることが必要です。
承認欄
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副社長兼法務担当役員
作成日:2014 年 9 月
作成者:スティーブン・L・カーソン
発行日:
発効日:
改正日:
改正者:
審査期限日:
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