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DocuWorks ドキュメントトレイ オプション による業務プロセス変革
特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプション による業務プロセス変革 Revolutionizing Work Processes with DocuWorks Document Tray Option 要 旨 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションは、 電子文書の受け渡しをスムーズに行うためのソフト ウェアである。現実世界のトレイと紙で業務を回して いた感覚をそのまま電子の世界で実現することによ り、従来の業務の回し方を変更せずに、特別な学習も 不要で、電子化による紙資源の削減や受け渡し効率化 などのメリットを享受できるようになる。 今後更に、電子のトレイならではの付加価値を拡張 し、クラウドサービスなど他システムとの連携を強化 していくことで、トレイに文書を入れるだけでさまざ まな業務を進められるようになり、業務プロセスの変 革を実現できる。 本論文では、DocuWorks ドキュメントトレイ オ プションの企画の背景やデザインプロセス、商品を支 える技術について説明する。 Abstract 執筆者 中澤 秋吉 松尾 伊藤 岡本 真介（Shinsuke Nakazawa） 克己（Katsuki Akiyoshi） 剛典（Takenori Matsuo） 康洋（Yasuhiro Ito） 清明（Kiyoaki Okamoto） DocuWorks Document Tray Option is software that allows for the seamless transfer of electronic documents. This software realizes the same work experience as that afforded by using actual paper and a tray on DocuWorks Desk. Thus, the digitization of document transfer reduces the use of paper and the time needed to move documents physically, without requiring any special training or changing the existing work process. We will further improve the work process by adding value unique to electronic trays and increasing the compatibility with other systems, such as cloud services, so that various tasks can be accomplished by simply putting documents in an electronic tray. This report describes the planning background and design process of DocuWorks Document Tray Option, as well as the technology that supports this software. ソリューション・サービス開発本部 ソリューション開発部 （Solutions Development, Solution Service Development Group） 14 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションによる業務プロセス変革 かかっている、もしくはさらに次工程に回 1. 緒言 されて業務が進んでいると認識し、安心し ている。 従来は紙で回していた業務を、IT技術を利用 ● 自分の机に積まれている帳票の量で、やる して電子化することが浸透してきている。しか べき仕事量を認識している。 し、その電子化されたシステムは、システムそ のものが複雑で高いスキルが要求されたり、紙 つまり、帳票の流れをそのまま業務の流れと で回していた業務との使い勝手にギャップが生 して認識しており、文書の量で業務の進捗を判 じるなどの課題があった。 断している。たとえば、文書がある場所に滞留 本論文では、それらの課題に対して DocuWorks ドキュメントトレイ オプション していることは、すなわちそこで業務が滞留し ていると直感的に感じている。 しかし、実際のITシステムは文字情報主体の （以降トレイオプションと記す）が提供する価 値と、それを支える技術について説明する。 ユーザーインターフェイスであり、紙の帳票を 扱っている担当者の感覚との間にギャップが生 2. トレイオプションの企画の背景 2.1 ワークフローシステムの課題 近年、業務へのIT導入技術の1つとして「ワー クフローシステム」が普及している。このシス じている。 紙の帳票を使って業務を進めていた感覚を、 違和感なくITシステムへ取り込むためにはどう すればよいかということが、ITシステムの使い やすさと定着度にとっての課題であると考えた。 テムの代表的な適用先としては、 「判断が必要な 案件に対して複数の人間の承認を順番に得てい 2.3 く」という承認業務が考えられる。 電子のトレイのコンセプト 紙の帳票の流れ（業務の流れ）を、電子の世 ワークフローシステムは、この承認ルートを 界でどのように表現できるかを検討し、 「電子の あらかじめ定義しておくことで、ITシステムが トレイ」をDocuWorks*1に導入することを企画 自動的に案件をルートに沿って流していく。案 した。 件には関連文書を添付することができ、担当者 現実世界では帳票の受け渡しに「文書トレイ」 はその文章を参照しながら判断を下していく。 が多く用いられており、次工程の人間の机の上 つまり、処理の自動化による「業務の効率化」 にある文書トレイに帳票を置くことで、仕事を と、業務フローをトラッキングすることによる 引き渡している。このトレイの電子版を電子の 「業務の可視化」を提供価値としている。 机であるDocuWorks Deskの上に設置するこ しかしながら、実際の業務適用においてはい とを考えた。 くつか課題が見えている。業務フロー処理を自 電子のトレイを作成し、それらをネットワー 動化するためにワークフローシステム自体が複 ク上で共有することで、他人のトレイを自分の 雑なものになるため、業務フローをシステム上 に定義する作業に高いスキルが要求される。さ らに導入時の定義だけではなく、担当者の業務 に変更が加わるたびに、システムに定義する業 務フローにも修正を加える必要がある。 2.2 ITシステムの使いやすさの課題 一方、実際に紙の帳票を使って業務を進めて 「DocuWorks」のコンセプト解説動画をご覧いただけます。 いる担当者へのインタビューや観察結果から、担 当者は次のように意識していることがわかった。 ● 自分が渡した帳票が、次工程の人の机・ト レイからなくなることで、その作業に取り 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 *1 DocuWorksとは、電子文書と電子化した紙文書を一元 管理するオフィス向けドキュメント・ハンドリング・ソ フトウェアである。 15 特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションによる業務プロセス変革 DocuWorks Desk上にも置くことができる。 担当者は、自分のトレイに積まれている電子帳 票の量を見ることで、やるべき業務量を把握で きる。自分の作業が終わった電子帳票を次工程 の人のトレイに投げ込むことで、業務フローを 流すことができる。次工程の人のトレイに積ま れている帳票の量を見ることで、そこでどれぐ らい業務が滞留しているかを確認できる。業務 管理者にとっても、部下のトレイをチェックす ることで業務フロー全体としての進行具合を確 図2 認することができる。 直感的な文書の受け渡し Intuitive document transfer ワークフローシステムと比較した場合、現実 送る側は、電子文書をそのままトレイへ 世界とのアナロジーの観点で、より簡単にわか ラッグ＆ドロップするだけで、相手へ送ること りやすく業務フローを流すことができるし、業 ができる。 務量を確認することができる。ワークフローシ トレイオプションは、トレイの保存先フォル ステムが持つ「ルール定義による自動化」とい ダーを定期的に監視し、文書の増減をトレイの う部分は、あえてルールを定義せず人の判断に 表示へ反映する。新しい文書が増えたら新着通 任せることで、 「自動化」というメリットはなく 知を行う。これにより受け取る側は、新しい文 なるが、逆に業務プロセスの変更に柔軟に対応 書が来たことがわかる。 受け取る側がトレイから文書を取り出すと、 できるようになる。 このように電子のトレイは、システム的にも トレイが空になる。同じトレイは、送る側でも 運用的にもシンプルであり、ワークフローシス 定期的に監視されているので、送る側のトレイ テムよりも低コストで導入・運用しながら業務 の表示も空になる。これにより、相手が受け取っ の効率化と可視化の価値を提供するものである。 たことも直感的に一目でわかる（図2） 。 3. トレイオプションの概要 3.1 トレイの作成 3.3 複合機との連携 業務観察の結果、業務の開始はFAXで文書が 送られてきてからの場合が多いことがわかった。 電子文書の受け渡しで使用する、電子のトレ これを電子のトレイへスムーズに繋げるために、 イを作成する機能を提供する。トレイには名前 複合機との連携によるペーパーレスFAX機能 と説明文、色が設定できる（図1） 。それらを適 を提供する。 宜設定することで、業務に必要な複数のトレイ 富士ゼロックスの複合機と連携することによ り、複合機で受信したFAX文書を、そのままPC を容易に作成できる。 上のトレイで受け取る事ができるようになり、 3.2 文書の受け渡しと新着通知 新着通知によってすぐに業務を開始できる。 異なるPCで同じトレイを利用することによ り、電子文書の受け渡しを可能とする。 3.4 トレイの配布 作成したトレイは、その設定ファイルを「ト レイファイル」としてエクスポートし、他の人 へ配布することで、自分のトレイを相手に知ら せる。トレイファイルを受け取った人は、それ をインポートすることで、同じトレイを利用す 図1 16 電子のトレイ Electronic tray ることができるようになり、設定のコストを削 減できる。 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションによる業務プロセス変革 4. トレイオプションの技術 トレイオプションでは、DocuWorksで提供 している、現実の紙を扱っているような「紙の 操作性」を重要視する。DocuWorksで実現し ている「自分の机」と「電子の紙」のコンセプ トを拡張し、人から人へ紙を受け渡す普遍的な 価値を提供する基盤とする。本章では、その基 盤を実現するための技術について説明する。 図4 4.1 特長 シナリオの例 Scenario samples ばれる、人の行動様式を調査する手法を活 ① デザイン 自然な操作感を実現するため、どこまで人 に使いやすくデザインできるかが重要とな 用した。 ② 洞察 る。現実世界のトレイに即した機能を提供 観察結果を共有し、KJ法などを用いて気づ することで、新たに学習が必要な敷居を低 きを分類、抽出した。 くし、電子の世界でも業務そのものに集中 ③ フレームワーク できるようにする。このため、 「トレイ」と 洞察で得られた結果を抽象化し、一対一の いう器に徹し、自然な操作で文書の受け渡 対処療法ではなく、本当に必要なものを探 しができるようにする。 る。分析結果から、 「文書の受け渡し」がス ② 他システムとのオープンな接続性 電子の世界では、業務で使用する他のシス ムーズに行われていないことに注目した。 ④ アイデア テムが存在する。それらのシステムと競合 お客様訪問の具体例から、特徴的なシーン せず、連携が容易にでき、トレイオプショ を作成し、シナリオを作成して以下のアイ ンがその入り口となるようにする。 デアを抽出した（図4）。 ・簡単に渡したい 4.2 トレイオプションのデザイン 4.2.1 Human Centered Design（HCD） トレイオプションのデザインでは、HCD（図 3）に従い、以下のプロセスで開発を行った。 ① 観察・インタビュー さまざまな地域・業種のお客様を訪問し、 電子・紙問わずドキュメントに関するさま ざまな業務を観察。エスノグラフィーと呼 ・誤送信なく渡したい ・すぐに気づきたい ・慣れ親しんだ操作性 ⑤ プロトタイピング・評価 簡単なモックアップを作成し、商品性・操 作性を判断し、ブラッシュアップした。 ⑥ プロダクト 実際の商品としての機能の作り込みを行っ た。 4.2.2 トレイの表現 トレイオプションでのトレイは、斜め向きに 表現している。これは、正面やさまざまな角度 での表示を比較して、最もトレイらしく見える ものを感応評価により決定した。特に、トレイ のメタファーは機能のさまざまな箇所で表示さ 図3 HCDのプロセス Human-centered design process 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 れるため、小さいアイコンで表示される場合も 含め、統一的な表現にした（図5）。また、現実 17 特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションによる業務プロセス変革 現実のトレイでは、そのトレイが置かれてい る場所によって、その役割がわかるようになっ ているものが多い。また業務の流れに沿って、 順番にトレイを並べることがある。ガジェット 表示により、そのようなトレイの並べ替えが自 由にできるようにしている。 4.2.5 図5 さまざまなトレイの表現 Various tray expressions 通知処理 「紙が増えることで到着を知らせる」つまり、 ドキュメントの通知を支える機能は、ユーザー のトレイのように見えることにより、ユーザー 体験上非常に重要である。一方で、DocuWorks はその機能・操作方法・状態を直観的に理解す のようなクライアント型のアプリケーションソ ることができる。 フトウェアは、ハードウェア環境、ネットワー ク環境が低スペックな場合でも軽快に動作する 4.2.3 文書積み上げの表現 ことが求められている。ネットワーク上に設置 電子の世界では、単純に文書数を数字で表現 したトレイに、ドキュメントが届いたことを確 することが考えられるが、数字だけは一目見た 実に、もれなく通知する。確実にドキュメント だけではボリューム感がわかりにくい。このた を確認、通知できる技術も存在していたが、高 め、現実のトレイと同じように、紙が増えてい 負荷であるものが多かった。 く表現を採用した。しかし、正確に1枚ずつ増 そこで、軽快さと通知の確実性を担保し、か やすと、5枚程度を越えた時点で、増えたこと つ内部構造をシンプルにするために、ソフト が実感しにくいことがわかった。ボリューム感 ウェア設計のデザインパターンの1つである をわかりやすくするため、5枚以上の場合は見 「Observer パターン」を採用した。最新技術 た目の枚数は段階的にし、枚数そのものはバッ や自社技術だけでなく、定石となっている設 ジで表現するようにした（図6左）。更に20件 計・実装の積み重ねがトレイオプションの技術 を超えた場合は、直感的に大量の書類が溜まっ を構成し、軽快さを実現している。 ていることが理解できるように、少し崩れた表 4.3 現とした（図6右） 。 4.3.1 4.2.4 他システムとのオープンな接続性 文書の管理方法 トレイオプションでは、CIFS*2プロトコルに トレイガジェット トレイオプションのトレイは、現実の世界で よるWindows®ファイルシステムの共有フォル 文書をトレイに置く操作感を実現し、かつユー ダーを利用して、異なるPC間での文書の受け渡 ザーが好きな場所にトレイを配置することがで しを可能としている。共有フォルダーには、文 きるようにするため、 「ガジェット」表示を採用 書そのものだけを格納し、それ以外の管理デー した。 タは置かないようにしている。これにより構成 がシンプルになり、トレイ以外から保存先へ文 書が格納されたり、文書が取り出されたりした 場合でも、トレイを通じて操作されたのと同じ ように通知ができる。このため、他システムと の連携が容易になり、トレイが他システムへの 入り口となるようにしている。 図6 トレイの積み上げ表現 Tray pile expressions *2 18 Common Internet File Systemの略。ネットワークを 通じてファイルを共有するプロトコル。 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションによる業務プロセス変革 4.3.2 SPIとプラグイン トレイオプションのバージョン1.0では、小 規模オフィスを対象としており、CIFSの共有 フォルダーを利用している。共有フォルダーは、 規模が小さい環境では有効であるが、規模が大 きくなったり拠点が離れている場合などでは、 図8 制限があったり、速度劣化が生じることがある。 大規模な環境や、拠点が離れていても利用で 4.3.3 変換エンジン Convert engine 変換エンジンの独立 きるようにするには、別なプロトコルで文書を トレイオプションは、イメージファイルを 受け渡しできる構成にする必要がある。このと DocuWorks文書に変換する「変換エンジン」 き、プロトコルごとに作り替える部分を最小限 と呼ぶモジュールを持っている（図8） 。 にして、共通部分を切り出し、その間をSPI トレイオプションは、監視用フォルダーにイ （Service Provider Interface）として定義し メージファイルが格納されると変換エンジンを た。このSPIを実装するプラグインモジュール 起動し、DocuWorks文書を生成する。生成さ を後から追加することで、トレイ本体には修正 れた文書はあらかじめ指定されているトレイに を加えることなく、利用シーンに応じてさまざ 格納され、ユーザーに新着文書として通知される。 まなストレージサービスと接続できるような構 変換エンジンは単体のアプリケーションであ 成にした（図7）。これにより、接続先の種別に る。この変換エンジンを交換することによって、 かかわらず、トレイに文書を入れたり、トレイ 業務に応じて、変換処理の内容をカスタマイズ から文書を取り出したりするというユーザー体 することが可能である。また、変換時に不正な 験を統一的に提供できる。 動作が発生した場合も、トレイオプションの本 さらに、ストレージサービスの先には、業務 体プロセスへの影響を抑えるようにしている。 システムとの連携がある。ストレージと業務シ ステムとを繋げることにより、複数の固有シス テムとより広く、より簡単に連携していける。 これにより、入り口となるトレイへ文書を入れ ることで、仕事を回していけるようになる。 5. 今後の方向性 SPIを利用して、クラウド上のサービスと繋 がるようなプラグインモジュールを新規追加し、 利用シーンを拡大する。 またトレイ本体の機能も拡張し、直感的な理 解・操作を損なわずに、電子のトレイならでは の価値を追加し、より業務で活用できるように していく。 6. 商標について z Windows®は、Microsoft Corporationの米 国およびその他の国における登録商標または 商標です。 z DocuWorksおよびドキュメントハンドリン グは、富士ゼロックス株式会社の日本および その他の国における登録商標または商標です。 z その他、掲載されている会社名、製品名は、 図7 SPIとシステム連携 SPI and system coordination 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 各社の登録商標または商標です。 19 特集 DocuWorks ドキュメントトレイ オプションによる業務プロセス変革 7. 参考文献 1) 蓮池公威 , “行動観察を始めようⅡ” , 日経 ものづくり 2012年7,8,9月号連載記事. 2) エリック ガンマ、ラルフ ジョンソン、リ チャード ヘルム、ジョン ブリシディース , “オブジェクト指向における再利用のため のデザインパターン” , ソフトバンククリ エイティブ(1999) , pp.313-324. 筆者紹介 中澤 真介 ソリューション・サービス開発本部 ソリューション開発部に所属 専門分野：情報工学 秋吉 克己 ソリューション・サービス開発本部 ソリューション開発部に所属 専門分野：商品企画 松尾 剛典 ソリューション・サービス開発本部 ソリューション開発部に所属 専門分野：情報工学 伊藤 康洋 ソリューション・サービス開発本部 ソリューション開発部に所属 専門分野：情報工学 岡本 清明 ソリューション・サービス開発本部 ソリューション開発部に所属 専門分野：情報工学 20 富士ゼロックス テクニカルレポート No.22 2013 今年度の「富士ゼロックステクニカルレポート」は「SkyDesk Media Switch アプリ」で、スマートフォン、 タブレットから論文に関連した動画に簡単にアクセスしてご覧いただけます。 App Store、Google Play から SkyDesk Media Switch のアプリ（ダウンロード無料）をインストールし、 アプリを起動したスマートフォンで紙面の円形のマークを撮影すると、各関連情報にアクセスいただけます。 ＊対象OS（iOS）: iOS5.1∼6.0、Android™ 2.3またはAndroid™ 4.0 ＊アクセスできる動画のリンク先は、予告なく閉鎖される場合がありますので、予めご了承ください。 ■SkyDesk Media Switch アプリのインストールの手順 Media Switch App Store/Google Playに アクセス 「Media Switch」で検索 インストールを実行 ■SkyDesk Media Switch アプリのご利用手順 アプリを起動 撮影前に必ず、画面右上の コレクション選択ボタンを 押す 円形マークを ガイドに入れて！ テクニカルレポート No.22 2013 マークを撮影してください OK 「マークを撮影して ください。」 をOKする 画面右上のボタンから 「テクニカルレポート No.22 2013」 を選択 または検索 カメラアイコンを タップして 撮影モードに移動 円形マークがガイド の中に入るようにして 撮影 送信するとリンク先 ページを表示 ●iOSの商標はCiscoの米国およびその他国のライセンスに基づき使用されています。 ●App Storeは、Apple Inc.が運営するiPhone、iPad、iPod touch向けアプリケーションソフトウェアのダウン ロードを行えるサービスの名称です。 ●Android™はGoogle Inc.の商標です。 ●Google Playは、Google Inc.の商標です。 ●その他の掲載されているサービス、商品名等は各社の登録商標また は商標です。